Automatisierung mit PaperOffice DMS - Das Dokumentenmanagement organisiert die Immobilienwirtschaft

Rein theoretisch unterteilt sich die Immobilienwirtschaft in verschiedene Teilbereiche, die sich jedoch überschneiden. Dazu gehören:

• Grundstückswirtschaft
• gewerbliche Immobilienwirtschaft
• Wohnungswirtschaft
• betriebliche Immobilienwirtschaft

Obwohl die Inhalte dieser Teilbereiche vor allem in der gewerblichen Immobilienwirtschaft von Bedeutung sind, lässt sich der private Immobilienbereich nicht einfach ausklammern. Ob nun ein Unternehmen oder eine Privatperson ein Grundstück oder ein Gebäude besitzt, ist bezüglich der Verwaltungsanforderungen für dieses Objekt einerlei. Der Unterschied zeigt sich erst in der Menge der Objekte, die es zu verwalten gilt, denn die Immobilienwirtschaft ist von der Individualität der Objekte geprägt. Das beweist sich nicht nur für die nahe liegenden Berufsbilder der Immobilienbranche wie Makler, Verwaltungen oder das Bauhandwerk. Es zeigt sich auch in den peripheren Branchen, etwa Gutachter, Versicherer oder Dienstleister im Gebäudemanagement wie zum Beispiel Hausmeisterdienste. Für jedes Segment der Immobilienwirtschaft besteht der Grundsatz der Einzigartigkeit jedes einzelnen Objektes. Schon in dem Moment, wo aus Bauerwartungsland eine Bauparzelle wird, beginnt der Individualisierungsprozess. Das bedeutet letztlich, dass in der Verwaltung der Objekte kaum pauschalierte Verfahren genutzt werden können. Vielmehr braucht es ein Multitool, das in sich alles vereint, was die Verwaltung oder Administration erleichtert.

PaperOffice DMS – den Papierkrieg beherrschen

Selbst private Haus- und Grundstücksbesitzer, die sich den Traum von der eigenen Immobilie erfüllten, haben in der Regel mehrere Ordner im Schrank stehen, die sich inhaltlich nur auf das Gebäude beziehen. Schon hier lohnt sich der Einsatz einer Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice, zumal gerade PaperOffice intuitiv aufgebaut ist und kein Informatikstudium oder teure Schulungen voraussetzt.

Wer sich gewerblich im näheren oder weiteren Umfeld der Immobilienbranche bewegt, ist ohne eine vernünftige Dokumentenverwaltung kaum Konkurrenzfähig. Wie in keiner anderen Branche kommt es im Immobiliensektor auf eine korrekte Dokumentation an, die zugleich jederzeit abrufbar und aktualisierbar ist. Das gilt unter anderem für folgende Gewerbe:

• Immobilienmakler
• Steuerberater
• Versicherungsagenturen
• Gutachter
• Finanzierer
• Immobilien-Verwaltungen
• Bauhandwerker
• Baustoffhandel
• Dienstleister

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Sie alle profitieren von den Vorzügen der PaperOffice DMS. Die Software bietet zunächst einfache Wege, um aus analogen Papierbergen digitale Inhalte zu machen, die sich blitzschnell und überall auf der Welt abrufen lassen, ohne dabei die Datensicherheit zu vernachlässigen. Jedes Objekt erhält in PaperOffice seinen individuellen Bereich und damit es hier bezüglich Zuordnung aufgrund menschlicher Nachlässigkeit nicht zu Fehlern kommt, ist in PaperOffice die künstliche Intelligenz PIA integriert. Sie erkennt automatisch anhand verschiedener Merkmale, wo was hingehört, natürlich mit Zeiterfassung und GoBD-Konform. Ebenso ist PaperOffice netzwerkfähig und dies für bis zu 800 angeschlossene Terminals, abhängig von der gewählten Version. Die Workflow-Funktion sorgt dafür, dass alle an einem Objekt beteiligten Personen oder Firmen immer über den aktuellen Stand im Bilde sind und die clevere Passwortverwaltung steuert die Zugangsberechtigungen nach Wunsch.

Für die Sicherheit der Dokumente empfiehlt PaperOffice seinen Kunden den Betrieb eines NAS, wie das von Synology oder QNAP, um die Unwägbarkeiten einer Internet-Cloud zu vermeiden. Bezüglich ihrer Wertigkeit stehen Immobilien nicht nur in Deutschland an erster Stelle. PaperOffice DMS wird diesem Stellenwert in jeder Beziehung gerecht, ohne vor Ehrfurcht zu erstarren, sondern vielmehr ein flinker Helfer zu sein.  

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