Welche Funktionen muss ein Dokumentenmanagement System erfüllen?

Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?

Das lässt sich anhand der Dokumentenmanagement Software PaperOffice Punkt für Punkt erklären.

Punkt 1: Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten – Suchen und Finden

PaperOffice scannt eingehende, noch nicht binäre Dokumente ein und wandelt diese mittels eigener OCR-Software in ein digitales Schreib- und Leseformat um. Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und eine Verschlagwortung, über die die PaperOffice-Suchmaschine Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende nur noch rudimentär den Inhalt des Dokuments kennt.

Um es einfacher zu machen, zeigt PaperOffice die zuletzt abgespeicherten Dokumente in einer Vorschau-Liste an.

Punkt 2: Die langfristige Lesbarkeit der gespeicherten Dokumente

Zunächst einmal werden bei PaperOffice DMS alle Dokumente beim Abspeichern zur Sicherheit verschlüsselt, und zwar nach einem der höchsten Sicherheitsstandards, den es aktuell gibt, AES-1024bit.  Die Rückumwandlung in lesbare Dokumente ist in jedem aktuell gängigen Format möglich, wobei PaperOffice seine Dateiformate regelmäßig aktualisiert, womit auch in der Zukunft die Lesbarkeit der Dokumente gegeben ist.

Punkt 3: Sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet

PaperOffice empfiehlt seinen Kunden die Abspeicherung in Hauseigenen NAS-Speichern, wie dem von Synology NAS, mit automatischer Backup-Funktion oder dedizierte Speicher mit Standort Deutschland.

In beiden Fällen ist auch im schlimmsten Worstcase-Szenario gesichert, das die archivierten Datenbanken kurzfristig wieder hergestellt sind und somit die Aufbewahrungsfristen immer eingehalten werden.

Punkt 4: Wer hat wann welches Dokument bearbeitet?

Ein Unternehmen ist zur ordnungsgemäßen Führung seiner Unterlagen verpflichtet, was in den GoBD des Bundesfinanzministeriums niedergelegt ist. Darum arbeitet PaperOffice immer mit Versionierungen der gespeicherten Dokumente.

Das bedeutet, das am ursprünglichen Dokument selbst keine Änderungen vorgenommen werden, sondern immer nur an Kopien, die als fortlaufende Versionen an das Ursprungsdokument angehängt sind. Dies erlaubt zudem den lückenlosen Nachweis, wann und durch wen das jeweilige Dokument bearbeitet wurde.

Punkt 5: Automatische Verschlagwortung und Erkennung

PaperOffice ist mit einer KI ausgestattet, die selbständig Informationen in Ihrem Dokument erkennt und diese automatisch richtig zuordnet. Diese KI, ihr Name lautet PIA, automatisiert zudem unterschiedliche Geschäftsprozesse, etwa regelmäßig zu erstellenden Rechnungen.

PIA AutoFill sucht nach den wichtigsten Dokumentdaten, liest diese intelligent aus und verschlagwortet das Dokument dann vollautomatisch.

PIA wird die wichtigsten Werte im Dokument erkennen und die Verschlagwortungsmaske für Sie bereits ausfüllen. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen.

Punkt 6: Zugriffsberechtigungen

PaperOffice besitzt ein integriertes Passwortmanagement mit hierarchischer Ordnung. Jedem Nutzer von PaperOffice können abgestufte Zugangsberechtigungen zugeteilt werden, selbst externen Firmen, wenn dazu der Bedarf besteht und der Datenschutz bestehen bleibt.

Punkt 7: Ökonomisches Arbeiten

Ein großes Problem in der Vergangenheit, aber auch noch heute, sind Dateidopplungen durch Mehrfachablagen sowie Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstandes an Dokumenten oder Projekten. PaperOffice verfügt hierzu über ein sehr umfassendes Workflow-Management mit Aufgabenzuweisung, das zudem alle Vorgänge zentral abspeichert. Ob nun Projektarbeiten oder die Dokumentenbearbeitung. Jeder Mitarbeiter/in ist über die Workflow-Funktion von PaperOffice immer auf dem aktuellen Stand. Bei Bedarf kann ein Dokument für andere gesperrt werden, bis eine Änderung vorgenommen wurde. Natürlich greift auch hier die Versionisierung.

Dies sind die Standard-Punkte, die ein modernes DMS erfüllen muss, wobei PaperOffice eine große Vielzahl weiterer Vorteile zu bieten hat, die über den Standard hinausgehen und dies bei einem in diesem Segment der Bürosoftware sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

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