Digitales Hinweisgebersystem: Unternehmen sollten jetzt handeln

Ein Hinweisgebersystem ist eine Chance für Unternehmen

Auch wenn ein Hinweisgebersystem für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verpflichtend ist, kann es vor allem auch als Chance begriffen werden. Wenn Mitarbeiter dazu ermutigt werden, Verstöße und Fehlverhalten zu melden, können Unternehmen solche Probleme umgehend klären und einen Skandal, eine damit einhergehende negative Reputation oder Geldstrafen vermeiden. Die Möglichkeit zur anonymen Meldung fördert eine transparente und auf konstruktiver Kritik beruhende Unternehmenskultur, in der Fehlverhalten nicht unter den Tisch gekehrt wird. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems lohnt sich also auch für kleinere Unternehmen unter 50 Mitarbeitern, für die das Hinweisgeberschutzgesetz bislang nicht gilt.

Die Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems

Wie Unternehmen ihr Hinweisgebersystem umsetzen wollen, bleibt ihnen überlassen. Vom klassischen „Kummerkasten“ bis zum Call Center ist gibt es viele Möglichkeiten. Die beste Lösung für Unternehmen ist jedoch ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem. Mit einem digitalen Hinweisgebersystem lassen sich Meldungen unkompliziert und bequem abgeben, bearbeiten und dokumentieren. Alle Informationen zu einem Fall sind zentral abgespeichert und können jederzeit und von überall aus abgerufen und für statistische Zwecke ausgewertet werden. Auch eine Kommunikation mit dem anonymen Hinweisgeber ist so möglich, ohne dessen Identität zu gefährden. Ein digitales Hinweisgebersystem lässt sich darüber hinaus optimal in ein bestehendes Datenschutzmanagementsystem oder Compliance-Management-System einbinden.

All das macht ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem zur besten Lösung für Unternehmen: Es ist einfach, intuitiv, leicht zugänglich, anonym und DSGVO-konform.

Anforderungen an ein digitales Hinweisgebersystem: Sicher und bestenfalls anonym

Die Anforderungen an ein digitales Hinweisgebersystem sind hoch. Es muss hohen IT-Sicherheitsstandards standhalten, um einen Zugriff durch unbefugte Dritte zu verhindern. Auch eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung muss gewährleistet werden, um die personenbezogenen Daten von Hinweisgebern zu schützen.

Auch wenn es nach dem aktuellen Gesetzesentwurf keine Pflicht ist: Es empfiehlt sich, eine anonyme Meldung über das Hinweisgebersystem zu ermöglichen. Denn auch, wenn das Hinweisgeberschutzgesetz Whistleblower vor negativen Konsequenzen ihrer Meldung wie Diskriminierung, Repressalien oder Kündigung schützen soll, fürchten wohl die meisten nach wie vor, dass eine Meldung derartige Konflikte nach sich zieht. Die Möglichkeit auf eine Meldung in völliger Anonymität senkt die Hemmschwelle für Hinweisgeber. Nur so kann das Hinweisgeberschutzgesetz seine Wirkung entfalten und eine wirklich transparente Unternehmenskultur gelebt werden.

Die Funktionsweise des Hinweisgebersystems setzt jedoch auch eine Kommunikation mit dem anonymen Hinweisgeber voraus. Der Hinweisgeber muss laut Gesetzentwurf spätestens sieben Tage nach Einreichung der Meldung eine Eingangsbestätigung zugesendet bekommen und spätestens nach drei Monaten ein Update über die Ergebnisse der Fallbearbeitung erhalten. Ein effektives Hinweisgebersystem ermöglicht also eine problemlose Kommunikation mit dem anonymen Hinweisgeber, ohne dass dessen Identität offengelegt wird.

Zuletzt muss ein Hinweisgebersystem eine zuverlässige Dokumentation der Datenverarbeitung ermöglichen, damit das Unternehmen seiner Rechenschaftspflicht nach Art. 5 DSGVO nachkommen kann.

Bei all diesen Anforderungen sind Unternehmen jetzt gut damit beraten, sich für die Einrichtung eines Hinweisgebersystems professionelle Unterstützung zu holen.

Die Meldestelle auslagern

Unternehmen sparen sich viel Zeit und personelle Ressourcen, wenn sie die Einrichtung und Verwaltung eines Hinweisgebersystems an einen externen Dienstleister auslagern.

Die Immerce Consulting bietet Unternehmen in ganz Deutschland die Möglichkeit, ihre interne Meldestelle auszulagern und sich so weiterhin auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können. Der Anbieter entwickelt ein DSGVO-konformes, digitales Hinweisgebersystem und fungiert als neutraler Hinweisempfänger, der Meldungen von Whistleblowern vertraulich und gemäß der Regelungen der DSGVO prüft und verarbeitet. Das Hinweisgebersystem der Immerce Consulting bietet die nötige Sicherheit, Anonymität, DSGVO-Konformität und ermöglicht eine einfache Kommunikation und Dokumentation.

Für die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist umfassendes Fachwissen zu Datenschutz und IT-Sicherheit notwendig. Die Immerce Consulting bietet nicht nur die Einrichtung eines digitalen Hinweisgebersystems an, sondern ist auch als externer Datenschutzbeauftragter (DSB) und IT-Sicherheitsbeauftragter (ISB) tätig. Damit vereint die Immerce Consulting drei Schwerpunkte, die eng miteinander verzahnt sind. Unternehmen profitieren nicht nur von der Datenschutz- und IT-Expertise, sondern haben bei Ernennung der Immerce Consulting als externer DSB und ISB einen einzigen Ansprechpartner für alle Belange rund um HinSchG, Datenschutz und IT-Sicherheit.

Wenn Unternehmen mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht direkt einen Gesetzesverstoß begehen möchten, sollten sie sich jetzt an Anbieter eines Hinweisgebersystems mit der nötigen Expertise wenden.