Das flenst: Flensburger Brauerei setzt auf die Branchenlösung DRINK-IT

Die Flensburger Brauerei wollte ihre in die Jahre gekommene Großrechnerlandschaft modernisieren und homogenisieren. Die Grundanforderungen aus Buchhaltung und Rechnungswesen wurden durch diverse Spezialanforderungen aus Vertrieb und den technischen Bereichen ergänzt. Insbesondere die facettenreiche Vertragsverwaltung und weitere branchenspezifischen Anforderungen sollten vom zukünftigen System unterstützt werden. Darüber hinaus, war es ein wichtiges Projektziel, möglichst viele der zahlreichen Altsysteme zu ersetzen und die Stammdatenpflege für alle Bereiche zentral in einem System vorzunehmen. Gründlicher Auswahlprozess „Von den ausgewählten elf Anbietern konnten einige unseren Integrationsgedanken nicht abbilden, andere Angebote waren von vornherein deutlich zu teuer.“ erinnert sich Michael Seip, Projektleiter bei der Flensburger Brauerei. Fünf Anbieter wurden zu Workshops eingeladen und die Produkte und Beratungsunternehmen mit Beispielprozessen auf die Probe gestellt. „Am Ende blieben zwei Anbieter übrig: amball mit Microsoft Dynamics NAV und SAP. Unsere Key-User waren in den Entscheidungsprozess intensiv eingebunden und haben sich dann aufgrund der höheren Benutzerfreundlichkeit für Microsoft Dynamics NAV entschieden.“ fasst Michael Seip den Hauptgrund für die Wahl von amball zusammen. Neue Maßstäbe bei der Objekt- und Vertragsverwaltung für Brauereien Die Anforderungen der Flensburger Brauerei an die Verwaltung ihrer Verträge mit den Gastronomen und Getränkefachhändlern waren so hoch und umfangreich, dass amball in diesem Teilprojekt seine volle Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen musste. Und das gelang, denn mit der mittlerweile in Betrieb genommenen Lösung lassen sich die vielfältigen Vertragsformen übersichtlich kundenbezogen organisieren und pflegen, zum Beispiel Tilgungen über direkte oder indirekte Absätze oder saisonale Tilgungsaussetzungen. Der Außendienst hat jederzeit Zugriff auf die benötigten Vertriebsdaten, Objektdaten und Vertragsinformationen und sogar die Kopplung mit den kundenbezogenen Zahlungsinformationen aus der Buchhaltung ist realisiert. Vertriebsmitarbeiter können nun viel besser gesteuert werden und sind jederzeit mit aktuellen Daten des Kunden versorgt. „Mehrere andere Brauereien haben sich unsere Vertragsverwaltung angesehen und attestiert, dass damit Ihre Vertragsformen komplett abgebildet werden können.“ berichtet Michael Seip ein wenig stolz. Einen weiteren Informationsgewinn für den Vertrieb bietet die amball-Lösung gegenüber dem Altsystem: Kostenrechnung und Absatzdaten sind im gleichen System und können nun viel besser miteinander verknüpft und ausgewertet werden. Drink-IT erfüllt die brauereispezifischen Anforderungen Neben der Objekt- und Vertragsverwaltung sind auch die Leergutverwaltung, die Leergutbewertung, die Chargenverfolgung, die Rückbierverwaltung und die Biersteuerberechnung eine Standardanforderung einer Brauerei an seine Unternehmenssoftware. Da die amball Branchenlösung Drink-IT international zertifiziert und bereits in zwölf Ländern im Einsatz ist, erledigt sie diese Aufgaben zuverlässig und routiniert. Durch die Rückbierverwaltung werden Falschlieferungen oder Reklamationen bei der korrekten Biersteuerberechnung berücksichtigt. Über Schnittstellen zum Produktions- und Lagerwaltungssystem sammelt Microsoft Dynamics NAV alle Daten zusammen, die für die Erfüllung der EU-Norm 178/2002 zur Chargenverfolgung benötigt werden. Etwaige Kundennachfragen können somit sicher, schnell und ohne weiteren Rechercheaufwand beantwortet werden. „Auch in der Lagerverwaltung haben wir die Logik der Abläufe optimiert sowie standardisiert und sind durch die Branchenlösung bei Ergänzungen oder Änderungen sehr viel flexibler geworden. Auch in der Versandabwicklung sind Prozesse mittlerweile sehr einfach anpassbar.“ so Seip weiter. Gesteuerte Workflows leiten die Mitarbeiter Das Projektziel, die Stammdaten in einem zentralen System zu pflegen wurde erreicht und über diverse Integrationen und Schnittstellen realisiert. Die beteiligten Systeme tauschen die benötigten Daten im Hintergrund, unbemerkt für die Anwender, untereinander aus. Abgleicharbeiten, doppelte Pflege und manuelle Nachbearbeitung, wie sie in der Vergangenheit bei Flensburger nötig waren, entfallen seit Inbetriebnahme der modernen Unternehmenslösung. Darüber hinaus werden die Nutzer über gesteuerte Workflows bei der Abarbeitung ihrer täglichen Aufgaben unterstützt und geführt. Ohne ein zentrales System wäre dies so nicht möglich, da sonst ein Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen nötig wären. Beispielsweise für Verträge und Rechnungen sind derartige Workflows realisiert, mitsamt integrierter Dokumentenverwaltung. Derartige Systemunterstützung bei wiederkehrenden Aufgaben schafft direkte Entlastung am Arbeitsplatz und trägt zu einer hohen Akzeptanz bei. Weitere Auswertungen und Ergänzungen im Kundenservice stehen auf der Wunschliste Die nächsten Systemerweiterungen sind bereits geplant: In Kürze sollen die Reporting Services für Auswertungszwecke genutzt werden, denn insbesondere bei der Kostenrechnung und im Controlling sind viele Potenziale, die die neue Lösung erst ermöglicht, noch nicht ausgeschöpft. Auch neue Integrationsprojekte wird es zukünftig geben, denn Flensburger wird seinen Kunden noch besseren Service anbieten: Sowohl das elektronische Bestellwesen über das Internet als auch der standardisierte, elektronische Datenaustausch mittels EDI stehen auf der Agenda, um elektronische Bestellannahmen, Lieferavis und elektronische Rechnungen verarbeiten und versenden zu können. Auch hierauf ist Microsoft Dynamics NAV vorbereitet. Weiteres Ergänzungspotenzial liegt in der Qualitätssicherung, wo das amball-Modul amQuality zum Einsatz kommt. Hier wird Flensburger beim Wareneingang weitere Systemunterstützung durch Prüfpläne, Etikettendruck und Barcodelösungen schaffen. Unter anderem wird in diesem Unternehmensbereich der berühmte Bügelverschluss auf Toleranz, Reinheit und Beschaffenheit geprüft und somit sichergestellt, dass es auch in Zukunft beim Öffnen der Bügelflaschen „plop“ macht. Unternehmen Am 6. September 1888 wurde die Flensburger Brauerei von fünf Flensburger Bürgern unter dem Namen „Flensburger Exportbrauerei“ gegründet. Die Flensburger Brauerei ist nicht nur ein traditionsreiches Unternehmen, sondern zugleich auch eine der modernsten Brauereien in Deutschland. Das Vertriebsgebiet erstreckt sich heute über ganz Deutschland und jährlich werden über 500.000 Hektoliter Bier abgefüllt. Damit ist das „Flens“ zum Marktführer unter Deutschlands Bieren in der Bügelverschlussflasche herangewachsen. Damit hat das Flensburger Bier über die Grenzen hinaus seinen heutigen Kultstatus erreicht. Ausgangssituation Die Flensburger Brauerei besaß eine heterogene Systemlandschaft. Dies führte dazu, dass manch einfache Prozesse kompliziert wurden. Dazu kam noch, dass die Systemlandschaft mittlerweile in die Jahre gekommen ist. Darum hat sich Flensburger entschlossen, ihre Systemlandschaft zu modernisieren und homogenisieren. Darüber hinaus sollte ein neue Objekt- und Vertragsverwaltung her, in der man alle Vertragsformen abbilden kann. Lösung Neben Microsoft Dynamics NAV wurde auch die Branchenlösung Drink-IT für die Getränkebranche von amball installiert. Nutzen • Beschleunigung der Unternehmensprozesse • Besserer Kundeservice • Erhöhte Transparenz • Flexiblere Lagerverwaltung • Schnelles Reporting • Reduzierung der laufenden Kosten