Produkt Update: E-Rechnung und automatischer Rechnungsversand in Project-Center

Wie gewohnt erstellen Sie Ihre Rechnung in der Druckvorschau der Rechnung über die Schaltfläche „PDF speichern“. So erstellen Sie wie bisher an dieser Stelle ein PDF und speichern es. Allerdings erfüllt diese PDF-Datei zukünftig die Anforderungen der E-Rechnung, d.h. das PDF-Dokument entspricht dem ZUGFeRD Format.

Das PDF kann auch ganz normal über einen PDF Viewer (z.B. Acrobat Reader) geöffnet werden. Die E-Rechnung erkennen Sie daran, dass ein XML-Dokument als Anlage eingebettet wurde das die Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Im Acrobat Reader ist dieses XML-Dokument  z.B. unter „Anlagen“ (Büroklammer in Menüleiste rechts) auffindbar.

Bitte beachten Sie: Diese Funktionalität zum Erstellen von Rechnungen als E-Rechnungs-PDF ist zukünftig im Rahmen des Grundpakets enthalten, es fallen also keine zusätzlichen Kosten an!

Allerdings ist das Erzeugen von E-Rechnungen als einzelne PDFs und Versenden per klassischem E-Mail-Client (z.B. Outlook) recht mühsam. Um Ihnen das Versenden und Archivieren von E-Rechnungen so einfach wie möglich zu machen, haben wir deshalb Project-Center darüber hinaus noch um einen „Ausgangskorb“ und ein eingebettetes Dokumenten-Management-System (DMS) erweitert.

Der „Ausgangskorb“ verfügt über folgende Funktionen:

• Sie erstellen die E-Rechnung mit nur einem Klick aus der Druckvorschau. Hierbei müssen Sie sich nicht mehr um das Speichern des PDFs kümmern, das erfolgt komplett automatisiert im Hintergrund. Sie können somit schnell und einfach E-Rechnungen für eine beliebige Anzahl von Rechnungen erzeugen. Diese sammeln sich im „Ausgangskorb“.

• Über den „Ausgangskorb“ haben Sie die Möglichkeit, E-Rechnungen im Stapel automatisiert zu versenden. Hierbei wird automatisch die in den Stammdaten versendete E-Mail-Adresse verwendet. Die entsprechenden E-Mails mit der E-Rechnung als Anlage werden aus einer Vorlagen automatisch im Hintergurnd erstellt. Somit versenden Sie auch hunderte von E-Rechnungen per E-Mail innerhalb weniger Sekunden vollautomatisch!

• Sie möchten Rechnungen lieber generell oder an einzelne Kunden klassisch per Post versenden? Dann haben Sie die Möglichkeit den Versand durch einen Postdienstleister erledigen zu lassen. Über den Ausgangskorb lädt Project-Center die Rechnung digital zum Postdienstleister hoch, dieser druckt, kuvertiert und versendet diese dann klassisch per Post. Und zwar deutlich kostengünstiger, als wenn Sie diese selbst versenden. Derzeit unterstützen wir den Dienstleister www.onlinebrief24.de.

• Durch entsprechende Konfiguration in der Kunden-Adresse können Sie festlegen, ob der Versand per E-Mail oder per Postdienstleister erfolgen soll. D.h. Kunden, die keine E-Rechnung wünschen, können durch einmalige Zuordnung auch zukünftig Rechnungen auf dem Postweg erhalten.

• Auch die klassische Ausgabe aller Rechnungen im Ausgangskorb auf einem Drucker ist noch möglich.

Neben dem „Ausgangskorb“ wurde Project-Center auch um Funktionen zum „Dokumenten-Management (DMS)“ erweitert.  Dies bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Dokumente (z.B. Rechnungen, Gutschriften, Stornos) die über den Ausgangskorb versendet wurden, werden revisionssicher im Project-Center integrierten Dokumenten-Management System archiviert. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wann welche Rechnung zugesendet wurde und wer diese wann erstellt und versendet hat.

• Die Ablage der Rechnungen entspricht den Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“. D.h. Project-Center bietet eine Archivierung, die entsprechende Dokumente unveränderbar ablegt. Sie schaffen somit im Hinblick auf eine mögliche Betriebsprüfung Rechtssicherheit, da die GoBD fordert, dass digital versendete Dokumente auch digital archiviert werden. Eine Ablage nur im File-System erfüllt dabei nicht die gesetzlichen Anforderungen, da diese Dateien nicht revisionssicher sind und jederzeit verändert werden können.

• Das DMS bietet eine optimale Übergabe zum Steuerberater: Alle Belege werden im DMS gesammelt und dann im Stapel an Ihren Steuerberater übergeben und ggf. auf Knopfdrück an diesen digital übermittelt (z.B. über das Tool DATEV Belegtransfer). Sie sparen sich somit das aufwendige Sammeln und Aufbereiten von Ausgangsrechnungen für den Steuerberater.

Somit wird zukünftig der Versand von Rechnungen deutlich vereinfacht und spart viel Zeit und Kosten.

Durch die Ablage im DMS schaffen Sie Rechtssicherheit und transparente und gut nachvollziehbare Prozesse. Ausgangskorb und DMS können Sie schnell und einfach über die Erweiterung „Ausgangskorb und DMS“ hinzubuchen. Somit hilft die E-Rechnung unter Verwendung von „Ausgangskorb und DMS“ Ihnen ihr Unternehmen noch effizienter zu machen und einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen!