Digitalisierung und Prozessautomatisierung bei der Universität Stuttgart

Die Universität Stuttgart zählt mit rund 22.000 Studierenden und 5.300 Beschäftigten zu den führenden technischen Hochschulen Deutschlands. Ihre Vision "Intelligente Systeme für eine zukunftsfähige Gesellschaft" spiegelt sich im interdisziplinären "Stuttgarter Weg" ebenso wider wie in der konsequenten Digitalisierung zentraler Verwaltungsprozesse.

Ein wichtiges Vorhaben war die Einführung einer neuen Softwarelösung für das Promotionsmanagement - mit dem Ziel, die administrativen Abläufe effizienter zu gestalten und die Berichtspflichten gemäß Hochschulstatistikgesetz (HStatG) zuverlässig zu erfüllen. Weitere Prozesse sind u.a. das Flächen- und Gebäudemanagement, die Veranstaltungsmaterial-Beschaffung sowie zahlreiche fachliche Picture-Prozessmodelle.

Digitalisierung mit Weitblick

Die Universität Stuttgart verfolgt mit der Auswahl und Einführung der neuen Softwarelösung einen strategischen Ansatz im Sinne ihrer Digitalisierungsziele. Im Vordergrund steht nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen - etwa die automatisierte Datenmeldung gemäß Hochschulstatistikgesetz (HStatG) - sondern auch die Weiterentwicklung des gesamten Promovierendenwesens in Richtung eines modernen, serviceorientierten und qualitätsgesicherten Systems.

Ziele der Digitalisierung im Promovierendenwesen

Das Hauptziel besteht in der zuverlässigen und automatisierten Erfüllung der jährlichen Berichtspflichten an das statistische Landesamt gemäß HStatG. Darüber hinaus wurden eine Reihe wichtiger Nebenziele definiert, die für die Universität Stuttgart im Mittelpunkt stehen:

* Unterstützung trotz knapper Ressourcen: Die Lösung soll es ermöglichen, ein breites Serviceangebot auch mit begrenzter personeller Kapazität zu realisieren.
* Qualitätssicherung: Die Software soll helfen, einheitliche Standards zu etablieren, Abläufe zu dokumentieren und die Betreuung der Promovierenden kontinuierlich zu verbessern.
* Arbeitserleichterung: Eine hohe Nutzerfreundlichkeit und durchdachte Abläufe sollen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden der Fakultäten erhöhen.

Auswahl einer passenden Lösung

Für die Umsetzung der Anforderungen war eine technisch leistungsfähige Plattform gefragt, die bestehende Systemlandschaften ergänzt, datenbankgestützt arbeitet und komplexe Abläufe flexibel abbilden kann. Entscheidend war zudem die Möglichkeit, dass die Anwendungen durch die Nutzung des Standards BPMN 2.0 auch in Zukunft einfach anpassbar bleiben. Auch die Möglichkeit, bestehende Picture-Modelle für die Automatisierung zu erweitern, war ein wichtiger Punkt. Die Wahl fiel auf MR.KNOW, eine NO-CODE-BPM-Plattform, die alle benötigten Funktionen bereitstellt: strukturierte Datenhaltung, regelbasierte Prozesssteuerung, integrierte Dokumentenverwaltung mit Versionierung sowie eine nahtlose Einbindung in bestehende Infrastrukturen.

MR.KNOW - BPM

Auf Basis von MR.KNOW - BPM wurde ein digitaler Gesamtprozess für die "Zulassung zur Prüfung und Durchführung der Prüfung" realisiert. Dabei lag der Fokus auf einer strukturierten, datenbankgestützten Umsetzung mit klaren Rollen, Abläufen und Dokumentationsanforderungen.

Zum Einsatz kamen verschiedene Module der Software, die gemeinsam eine durchgängige und skalierbare Lösung bilden. Ein dialogbasierter Hauptprozess ermöglicht die strukturierte Erfassung relevanter Daten sowie die automatisierte Aufgabenverteilung. Die zugrunde liegende Tabellenstruktur dient zur systematischen Abbildung aller erforderlichen Informationen. Für die Übernahme bestehender Daten stehen flexible Importfunktionen zur Verfügung. Auch die Registrierung externer Gutachterinnen und Gutachter sowie die Abgabe von Gutachten sind über spezifische Prozesse digital abbildbar. Die integrierte Dokumentenverwaltung bietet Funktionen wie Versionierung, Verwaltung von Aufbewahrungsfristen sowie komfortable Upload- und Downloadprozesse. Ergänzt wird das System durch eine benutzerfreundliche Stammdatenpflege und umfassende Auswertungs- und Listengenerierung, die eine effiziente Steuerung der Abläufe unterstützen.

Dokumentenverwaltung mit klaren Strukturen

Ein besonderer Fokus lag auf der digitalen Verwaltung promotionsbezogener Dokumente. Die Lösung berücksichtigt unter anderem Anforderungen wie die Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen, das versionsbasierte Speichern von Inhalten, differenzierte Zugriffsrechte und die Möglichkeit zum Upload durch Vertreter. Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und eine spätere automatisierte Löschung werden systemseitig abgebildet. Die Dokumentenverwaltung basiert auf einer strukturierten Tabellenlösung mit Prozessen für Upload, Download und Versionsanzeige - jederzeit einsehbar für berechtigte Personen, revisionssicher und ohne Löschoption durch die Nutzer. Die Lösung lässt sich bei Bedarf um weitere Felder oder Integrationen - etwa mit einem Archiv - erweitern.

NO-CODE-BPM für maximale Eigenständigkeit

Ein zentraler Vorteil der MR.KNOW-Lösung liegt in der NO-CODE-BPM-Technologie. Dabei erlaubt diese, verschiedene Ansätze aus dem klassischen Prozessmanagement inklusive dem Standard BPMN 2.0 mit Low-Coding und KI zu kombinieren. MR.KNOW ermöglicht es so, Prozesse ohne Programmierkenntnisse zu modellieren, auszuführen und Oberflächen generieren zu lassen - ideal für Organisationen, die digitale Abläufe intern betreiben und weiterentwickeln möchten. Die Universität Stuttgart profitiert dadurch von hoher Flexibilität: Neue Anforderungen können daher in Zukunft auch schneller umgesetzt werden.

Mehrwert für die Universität Stuttgart

Die eingesetzte Lösung bietet nicht nur eine einfache und intuitive Bedienung, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Prozesse. Beteiligte erhalten automatisiert Aufgaben, werden bei Verzögerungen erinnert, und können Auswertungen jederzeit per Knopfdruck erstellen. Der aktuelle Stand ist für berechtigte Personen jederzeit einsehbar. Änderungen werden systemseitig protokolliert, Dokumente versioniert gespeichert - eine verlässliche Grundlage für langfristige Qualitätssicherung und Datenschutz.

Durch die modulare Erweiterbarkeit bleibt die Lösung zukunftssicher: Weitere Funktionen und Prozesse bis hin zu einem Serviceportal lassen sich mit minimalem Integrationsaufwand ergänzen - immer im Einklang mit dem Anspruch der Universität Stuttgart, intelligente Systeme für eine zukunftsfähige Gesellschaft zu gestalten.

Fazit und Ausblick

Mit der Einführung der Softwarelösung von MR.KNOW ist die Universität Stuttgart einen entscheidenden Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen Verwaltung des Promotionsmanagement gegangen. Die neue Lösung unterstützt nicht nur die zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Berichtspflichten, sondern erhöht auch die Effizienz administrativer Prozesse.

Die Software bietet die Grundlage für weitere Digitalisierungsvorhaben, die bereits in Planung sind. Damit wird sie Teil einer digital gestützten, interdisziplinären und verantwortungsbewussten Hochschulentwicklung.