AtroPIM automatisiert die Katalogerstellung mit Inhaltsverzeichnis

AtroPIM, das Open-Source-PIM-System für mittelgroße Unternehmen, Großunternehmen und Konzerne, hat seine Dokumentenautomatisierungsfunktionen um die Erstellung umfassender Produktkataloge erweitert. Diese umfassen eine automatische Paginierung, Gruppierung und ein strukturiertes Inhaltsverzeichnis, das direkt aus den aktuellen Produktdaten generiert wird.

Die neue Funktion ermöglicht es Marketing- und Betriebsteams, vollständige Kataloge mit Hunderten oder Tausenden von Produkten zu veröffentlichen, ohne manuelle Layoutarbeit. Sortierung, Abschnittsgliederung und Paginierung werden automatisch übernommen, und das Inhaltsverzeichnis wird aus der Dokumentstruktur generiert, anstatt manuell zusammengestellt zu werden. Was bisher wochenlange Layoutarbeit erforderte, kann nun auf Abruf produziert werden.

Die Funktion basiert auf dem bestehenden, vorlagenbasierten Database Publishing-Ansatz von AtroPIM, bei dem Produktdaten mit Ausgabevorlagen verknüpft werden. Dadurch fließen Änderungen an Spezifikationen, Preisen oder Beschreibungen ohne manuellen Eingriff in die Dokumente ein. Dies adressiert ein Problem, das über die reine Geschwindigkeit hinausgeht: Ein manuell gepflegter Katalog ist immer nur eine Momentaufnahme. Sobald sich ein Preis oder eine technische Spezifikation ändert, wird jede gedruckte oder verteilte Version zum Risiko. Teams, die große Produktsortimente verwalten, können mit der Änderungsgeschwindigkeit oft nicht Schritt halten. Dadurch arbeiten Kunden und Vertriebsmitarbeiter mit veralteten Unterlagen.
Mit AtroPIM werden Vorlagen dagegen einmalig konfiguriert und mit aktuellen Produktdaten verknüpft. Einzelne Produktdatenblätter können auf Abruf erstellt werden, zum Beispiel während eines Verkaufsgesprächs, ohne dass ein Designer oder ein Dokumentationsteam eingebunden werden muss. Vollständige Kataloge können als strukturierte Dokumente produziert werden, ohne dass sie Seite für Seite zusammengestellt werden müssen.

Das System unterstützt zwei Publishing-Workflows, die sich nach dem Grad der erforderlichen redaktionellen Kontrolle richten. Der erste generiert PDF-Dokumente direkt aus HTML5- und CSS3-Vorlagen mithilfe der Twig-Template-Engine. Er eignet sich für Teams, die eine hohe Ausgabemenge bei gleichbleibender Qualität benötigen und bei denen manuelle Schritte zwischen Erstellung und Verteilung nicht erforderlich sind. Der zweite Workflow integriert sich über das EasyCatalog-Plugin in Adobe InDesign. Designer und Redakteure können somit in einer ihnen vertrauten Layoutumgebung arbeiten und beziehen die Daten direkt aus AtroPIM. Änderungen in InDesign können zurück ins System synchronisiert werden und umgekehrt können Datenupdates aus AtroPIM in InDesign-Dokumente einfließen, ohne dass die Layouts neu aufgebaut werden müssen.

Diese Funktionen adressieren Anforderungen in verschiedenen Unternehmensbereichen. Vertriebsteams, die Produktdokumentation kurzfristig benötigen, können genaue, markengerechte Materialien bereitstellen, ohne auf einen Designzyklus warten zu müssen. Dokumentations- und Technikteams, die für technische Datenblätter verantwortlich sind, eliminieren das Risiko, Dokumente zu verteilen, die nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen. Marketingteams, die saisonale Kataloge oder Werbematerialien erstellen, können Kataloge in einem Umfang veröffentlichen, der sonst nicht realisierbar wäre. Betriebs- und Content-Teams, die Produktinformationen über Regionen oder Kategorien hinweg verwalten, können separate Vorlagen für verschiedene Produkttypen oder Märkte konfigurieren. Alle greifen auf dieselbe zugrunde liegende Datenquelle zu.

Auch mehrteilige Publikationen werden unterstützt. Einzelne Dokumente, die aus verschiedenen Vorlagen erstellt wurden, können zu einem einzigen Ausgabedokument mit einheitlichem Inhaltsverzeichnis zusammengeführt werden. Dies ist beispielsweise für Produktpakete nützlich, die technische und kommerzielle Inhalte kombinieren, oder für Kataloge, die Abschnittstrennungen und einheitliche Querverweise erfordern.

Die Dokumente können auf Abruf oder automatisch im Hintergrund erstellt und als digitale Assets im System gespeichert werden, um sie weiterzuverwenden und zu verteilen.
Unternehmen, die prüfen, ob dieser Ansatz zu ihren Arbeitsabläufen passt, erhalten von AtroPIM im Rahmen des Onboarding-Prozesses Beratung und Unterstützung bei der Vorlagenentwicklung.