Gute Eventorganisation beginnt noch vor dem ersten Klick.

Digitale Anmeldeformulare gehören heute bei Veranstaltungen zum Standard. Doch ein Formular ins Internet zu stellen, macht noch keinen digitalen Teilnehmerprozess. Entscheidend ist, was mit den Daten nach dem Absenden passiert - und wie gut die Abläufe dahinter organisiert sind.

Für Teilnehmende wirkt eine digitale Registrierung meist denkbar einfach: Veranstaltung auswählen, persönliche Daten eingeben, Anmeldung absenden und kurz darauf die Bestätigung erhalten. Hinter diesem vermeintlich simplen Vorgang beginnt für Veranstalter jedoch ein Prozess, der häufig zahlreiche Abteilungen, Systeme und Arbeitsschritte miteinander verbindet.

Wer diesen Prozess nicht bereits vor dem Start der Anmeldung durchdenkt, verlagert den organisatorischen Aufwand lediglich. Statt Papierlisten entstehen dann Excel-Dateien, zusätzliche E-Mails und manuelle Nachbearbeitung.

Die entscheidenden Fragen entstehen vor dem Anmeldeformular

Bevor eine Registrierung online geht, sollte deshalb geklärt sein, welche Informationen tatsächlich benötigt werden und wie diese anschließend verwendet werden.

Benötigt das Veranstaltungsmanagement beispielsweise Angaben zu Workshops, Essenswünschen, Begleitpersonen oder besonderen Anforderungen? Welche Daten benötigt das Marketing? Welche Informationen müssen an das Catering oder die Organisation vor Ort weitergegeben werden? Und welche Daten dürfen aus Datenschutzgründen überhaupt erhoben und gespeichert werden?

Auch die Frage, was nach der Anmeldung automatisch passieren soll, spielt eine wichtige Rolle. Dazu gehören unter anderem Bestätigungen, Erinnerungen, Änderungen von Buchungen, Wartelisten oder Absagen.

Je früher diese Abläufe definiert sind, desto weniger manuelle Arbeit entsteht später.

Der typische Medienbruch beginnt nach dem Klick auf "Anmelden"

In vielen Organisationen läuft die Anmeldung zwar digital, die weitere Bearbeitung jedoch nicht.

Die Daten werden beispielsweise aus einem Formular exportiert, anschließend in Excel weitergeführt, per E-Mail an Kolleginnen und Kollegen verschickt oder noch einmal in ein CRM-System übertragen. Kurz vor der Veranstaltung entstehen zusätzliche Listen für Empfang, Catering, Referierende oder Namensschilder.

Jeder dieser Schritte kostet Zeit und erhöht gleichzeitig das Fehlerrisiko.

Ändert ein Teilnehmer beispielsweise kurzfristig seinen Workshop, muss diese Information möglicherweise an mehreren Stellen nachgetragen werden. Wird eine dieser Listen vergessen, arbeiten verschiedene Beteiligte mit unterschiedlichen Datenständen.

Damit wird aus einer eigentlich digitalen Anmeldung schnell wieder ein manueller Prozess.

Zentrale Datenhaltung verändert den gesamten Veranstaltungsprozess

Professionelles Teilnehmermanagement betrachtet die Registrierung deshalb nicht als einzelnen Arbeitsschritt, sondern als Teil eines durchgängigen Eventprozesses.

Die einmal erfassten Teilnehmerdaten können beispielsweise für Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen, Namensschilder, Check-in und spätere Auswertungen genutzt werden.

Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand. Gleichzeitig verbessert sich die Datenqualität, weil Informationen nicht mehrfach übertragen und gepflegt werden müssen.

Besonders bei regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen entsteht ein weiterer Vorteil: Abläufe, Vorlagen und Einstellungen lassen sich wiederverwenden. Das Organisationsteam beginnt nicht bei jeder Veranstaltung von vorne.

Gute Registrierung erleichtert auch den Veranstaltungstag

Wie gut der Anmeldeprozess vorbereitet wurde, zeigt sich häufig erst beim Check-in.

Sind Teilnehmerdaten aktuell, Änderungen zentral dokumentiert und Zusatzinformationen verfügbar, können Gäste schnell identifiziert und eingecheckt werden. Fehlen dagegen Informationen oder existieren mehrere unterschiedliche Listen, entstehen Rückfragen und Wartezeiten.

Der digitale Prozess endet deshalb nicht mit der Anmeldebestätigung. Im Idealfall begleitet er die Teilnehmenden vom ersten Kontakt mit der Veranstaltung bis zur Nachbereitung.

Auch nach der Veranstaltung sind die Daten wertvoll

Ein strukturierter Teilnehmerprozess liefert zudem Informationen, die über eine einzelne Veranstaltung hinausgehen.

Organisationen können beispielsweise erkennen, welche Veranstaltungsformate besonders gefragt sind, welche Zielgruppen regelmäßig teilnehmen oder bei welchen Themen besonders viele Anmeldungen erfolgen.

Werden diese Daten über mehrere Veranstaltungen hinweg ausgewertet, wird Eventmanagement zunehmend zu einem Instrument für strategische Entscheidungen.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Daten nicht nach jeder Veranstaltung in unterschiedlichen Tabellen und Systemen verschwinden.

Eventsoftware sollte Prozesse verbinden - nicht nur Formulare bereitstellen

Genau an diesem Punkt setzen integrierte Eventmanagement-Systeme wie astendo eventXperience an. Die Plattform verbindet Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement und unterstützt den Prozess von der Einladung und Registrierung über die Durchführung bis zur Auswertung.

Teilnehmerdaten werden zentral gepflegt und können innerhalb der unterschiedlichen Arbeitsschritte weiterverwendet werden. Über Schnittstellen lassen sich zudem bestehende Systeme wie CRM-Lösungen in die Prozesslandschaft einbinden.

Für Organisationen, die regelmäßig Veranstaltungen durchführen, liegt der entscheidende Nutzen deshalb weniger im digitalen Anmeldeformular selbst als in den Prozessen dahinter.

Denn eine professionelle digitale Registrierung beginnt nicht mit dem ersten Klick des Teilnehmenden.

Sie beginnt mit der Frage, was danach passieren soll.