SAP-Module im Überblick: Wie Unternehmen komplexe Geschäftsprozesse beherrschbar machen

Heidelberg. SAP-Systeme bilden in zahlreichen Unternehmen das digitale Rückgrat zentraler Geschäftsprozesse. Vom Finanzwesen über Einkauf und Logistik bis hin zu Produktion und Personalmanagement lassen sich unterschiedliche Unternehmensbereiche mit spezialisierten SAP-Lösungen abbilden. Doch mit der technischen Einführung allein ist es nicht getan. Entscheidend ist, dass Prozesse verständlich gestaltet werden, Mitarbeitende die für ihre Aufgaben relevanten Funktionen beherrschen und neues Wissen dauerhaft im Arbeitsalltag verfügbar bleibt. Genau an dieser Schnittstelle zwischen Technologie, Prozessen und Menschen setzt die tts GmbH aus Heidelberg an.

Das Unternehmen begleitet Organisationen nach eigenen Angaben seit 1998 bei digitalen Transformations- und IT-Projekten. Heute verbindet tts die Bereiche Digital Adoption, Change und Learning sowie Digital HR. Mehr als 500 Unternehmen zählen laut tts zum Kundenkreis; die Unternehmensgruppe beschäftigt rund 350 Mitarbeitende an 13 Standorten.

SAP-Module strukturieren komplexe Unternehmensprozesse

SAP-Lösungen sind modular aufgebaut. Unternehmen können dadurch diejenigen Funktionen einsetzen, die sie für ihre jeweiligen Geschäftsprozesse benötigen, und verschiedene Bereiche miteinander verknüpfen. Gerade diese Integration ist ein wesentlicher Vorteil: Informationen aus Einkauf, Produktion, Vertrieb oder Finanzwesen müssen nicht isoliert betrachtet werden, sondern können innerhalb durchgängiger Prozesse zusammenwirken.

Mit SAP S/4HANA Cloud deckt SAP beispielsweise Geschäftsprozesse in Finance, Supply Chain, Vertrieb und weiteren Unternehmensbereichen ab. Hinzu kommen Anwendungen für Bereiche wie Beschaffung, Fertigung, Asset Management, Qualitätsmanagement und Logistik.

AP-Module strukturieren komplexe Unternehmensprozesse

SAP-Lösungen sind modular aufgebaut. Unternehmen können dadurch diejenigen Funktionen einsetzen, die sie für ihre jeweiligen Geschäftsprozesse benötigen, und verschiedene Bereiche miteinander verknüpfen. Gerade diese Integration ist ein wesentlicher Vorteil: Informationen aus Einkauf, Produktion, Vertrieb oder Finanzwesen müssen nicht isoliert betrachtet werden, sondern können innerhalb durchgängiger Prozesse zusammenwirken.

Ein Überblick über die wichtigsten SAP Module zeigt , wie breit das System zentrale Unternehmensbereiche abdecken und miteinander verzahnen kann. Dazu zählen insbesondere Lösungen und Funktionen für Finanzwesen und Controlling, Einkauf und Beschaffung, Vertrieb, Produktionsplanung, Material- und Bestandsmanagement, Instandhaltung, Qualitätsmanagement sowie Personalprozesse.

Im Finanzbereich unterstützt SAP beispielsweise Buchhaltung, Zahlungsprozesse, Finanzplanung und Reporting. Beschaffungsfunktionen begleiten Prozesse von der Bedarfsermittlung bis zum Einkauf. Vertriebsfunktionen können Angebote, Aufträge, Preise und Lieferprozesse abbilden, während Lösungen für Produktion und Supply Chain Planung, Fertigung, Lager und Logistik miteinander verbinden.

Die eigentliche Herausforderung beginnt häufig nach der technischen Konfiguration

Je umfangreicher eine SAP-Landschaft wird, desto anspruchsvoller wird ihre Nutzung. Die Frage lautet deshalb nicht nur: Welche SAP-Lösung benötigt ein Unternehmen? Ebenso wichtig ist, wie Beschäftigte mit veränderten Prozessen und neuen Oberflächen zurechtkommen.

Eine S/4HANA-Transformation kann beispielsweise Abläufe verändern, die Beschäftigte über viele Jahre verinnerlicht haben. Arbeitsschritte werden neu geordnet, Rollen verändern sich und bekannte Transaktionen werden durch andere Bedienkonzepte ersetzt. Gleichzeitig müssen Key User Fachwissen dokumentieren, Kolleginnen und Kollegen unterstützen und häufig zusätzlich ihre regulären Aufgaben erfüllen.

tts verweist bei SAP-S/4HANA-Projekten genau auf diese Herausforderung: Überlastete Key User und Wissenslücken können dazu führen, dass neue Prozesse nicht konsequent genutzt werden, Fehler entstehen oder sich in den Fachabteilungen unerwünschte Workarounds etablieren.

Damit wird die Nutzerbefähigung zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor. Ein technisch funktionierendes SAP-System entfaltet seinen Nutzen erst dann vollständig, wenn Beschäftigte wissen, welche Funktionen sie für ihre Aufgaben benötigen und wie die neuen Geschäftsprozesse korrekt ausgeführt werden.

tts verbindet SAP-Projekte mit Lernen und Digital Adoption

Hier liegt einer der Schwerpunkte der Heidelberger tts GmbH. Das Unternehmen betrachtet SAP-Transformationen nicht ausschließlich als IT-Projekte, sondern richtet den Blick auf die Menschen, die anschließend täglich mit den Anwendungen arbeiten.

Die tts learning architects unterstützen Unternehmen bei Change und Learning in komplexen IT-Projekten. Ziel ist es, Qualifizierungsmaßnahmen an Rollen, Prozesse und tatsächliche Veränderungen im Arbeitsalltag anzupassen. Der Ansatz ist besonders bei größeren SAP-Einführungen und S/4HANA-Transformationen relevant, bei denen unterschiedliche Zielgruppen sehr verschiedene Kenntnisse benötigen.

Denn Beschäftigte aus dem Einkauf benötigen beispielsweise andere Lerninhalte als Mitarbeitende aus Finance oder Produktion. Führungskräfte haben wiederum andere Anforderungen als Key User oder Beschäftigte, die lediglich einzelne Prozessschritte in SAP ausführen. Statt allen Beteiligten dieselben umfangreichen Schulungen bereitzustellen, können Lernangebote stärker am konkreten Bedarf ausgerichtet werden.

Unterstützung direkt dort, wo SAP genutzt wird

Ein weiterer Ansatzpunkt ist die tts performance suite, eine Digital Adoption Platform. Sie soll Wissen nicht ausschließlich in klassischen Schulungen vermitteln, sondern direkt im Arbeitsprozess zugänglich machen. Beschäftigte können dadurch kontextbezogene Hilfestellungen erhalten, während sie mit einer Anwendung arbeiten.

Für SAP-S/4HANA-Projekte bedeutet dies beispielsweise, dass Anleitungen und Schritt-für-Schritt-Hilfen unmittelbar für konkrete Aufgaben bereitgestellt werden können. Ein Mitarbeiter muss dann nicht zwingend ein umfangreiches Handbuch durchsuchen oder bei jeder Unsicherheit den Support kontaktieren.

Nach Angaben von tts lassen sich mit einer Aufzeichnung unter anderem Dokumentationen und Anleitungen in unterschiedlichen Formaten sowie E-Learnings und Schritt-für-Schritt-Hilfen erstellen. Für internationale Rollouts können entsprechende Inhalte zudem lokalisiert und in zahlreiche Sprachen übertragen werden.

Das ist insbesondere bei Unternehmen interessant, die SAP über mehrere Standorte, Länder oder Geschäftsbereiche hinweg einsetzen. Statt Lernmaterial für jede Niederlassung vollständig neu aufzubauen, kann Wissen zentral erstellt, gepflegt und zielgruppengerecht zur Verfügung gestellt werden.

Key User werden gezielt entlastet

Key User gehören zu den wichtigsten Wissensträgern eines SAP-Projekts. Sie verstehen die fachlichen Prozesse, kennen das System und bilden häufig die Verbindung zwischen Projektteam und Endanwendern. Gleichzeitig entsteht dadurch ein Ressourcenproblem: Je mehr Fragen nach einem Go-live auftreten, desto weniger Zeit bleibt ihnen für ihre eigentlichen Aufgaben.

Digital Adoption kann hier einen Teil der wiederkehrenden Unterstützung übernehmen. Standardfragen wie "Wo finde ich diese Funktion?", "Welche Daten muss ich hier eingeben?" oder "Welcher Schritt folgt als Nächstes?" lassen sich über kontextbezogene Hilfen beantworten.

tts positioniert seine performance suite deshalb auch als Instrument zur Entlastung von Key Usern während Vorbereitung, Implementierung, Go-live und laufendem Betrieb von SAP S/4HANA. Dokumentation, digitales Lernen und Hilfestellungen im Arbeitsprozess sollen dabei miteinander verbunden werden.

Für Unternehmen kann das einen doppelten Nutzen haben: Fachwissen bleibt strukturiert erhalten und Beschäftigte erhalten schneller Unterstützung, ohne bei jedem Problem auf einzelne Experten angewiesen zu sein.

SAP SuccessFactors als weiterer Schwerpunkt

Neben Digital Adoption und Learning verfügt tts über einen eigenen Schwerpunkt im Bereich Digital HR. Die tts digital HR experts beraten Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer HR-Organisation und unterstützen bei SAP-SuccessFactors-Lösungen.

Gerade im Personalbereich zeigt sich, wie unterschiedlich SAP-Lösungen innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden können. Employee Central dient als zentrale HR-Lösung für Mitarbeiter- und Organisationsdaten, während weitere SuccessFactors-Lösungen unter anderem Recruiting, Onboarding, Learning, Performance & Goals, Compensation und Nachfolge beziehungsweise Talententwicklung abdecken.

tts bietet für SAP SuccessFactors zudem ein QuickStart-Angebot an. Nach den im SAP-Partnerumfeld veröffentlichten Angaben können darüber unter anderem Employee Central, Recruiting, Onboarding, Succession & Development, Performance & Goals, Learning und Compensation bereitgestellt werden.

Damit unterscheidet sich dieser Bereich von der reinen Anwenderbefähigung: Bei SuccessFactors unterstützt tts Unternehmen auch bei der fachlichen und technischen Gestaltung beziehungsweise Implementierung entsprechender HR-Lösungen.

S/4HANA-Migration: Technologie und Anwender gemeinsam betrachten

Die Migration auf SAP S/4HANA ist für viele Organisationen weit mehr als ein Systemwechsel. Bestehende Prozesse werden überprüft, standardisiert oder neu gestaltet. Gleichzeitig verändert sich die tägliche Arbeit der Beschäftigten.

Genau deshalb empfiehlt es sich, Qualifizierung und Change Management nicht erst kurz vor dem Go-live einzuplanen. Bereits während des Projekts kann analysiert werden, welche Rollen von welchen Veränderungen betroffen sind, welches Wissen künftig benötigt wird und welche Inhalte anschließend direkt am Arbeitsplatz verfügbar sein sollten.

tts verfolgt dabei einen Ansatz, bei dem klassische Lernmaßnahmen und Performance Support kombiniert werden. Schulungen können grundlegendes Prozessverständnis aufbauen, während digitale Hilfen anschließend konkrete Arbeitsschritte begleiten. Auf diese Weise wird Lernen nicht als einmalige Maßnahme vor dem Produktivstart verstanden, sondern als kontinuierlicher Bestandteil der Systemnutzung.

Ein ähnlicher Ansatz wird beispielsweise für den Wechsel von SAP IS-U auf S/4HANA Utilities beschrieben: tts kombiniert dort Qualifizierungsangebote, Dokumentation und Hilfestellungen am Arbeitsplatz mit Maßnahmen zur Nutzerakzeptanz.

KI verändert auch die Erstellung von SAP-Lerninhalten

Mit zunehmender Geschwindigkeit von Software- und Prozessänderungen gewinnt zudem die effiziente Pflege von Lern- und Supportinhalten an Bedeutung. tts integriert dafür generative KI in die tts performance suite. Nach Unternehmensangaben kann sie beispielsweise bei der Erstellung und Überarbeitung von Inhalten, bei Quizfragen sowie bei Übersetzungen unterstützen.

Für SAP-Projekte kann dies relevant werden, wenn zahlreiche Prozessanleitungen gepflegt oder internationale Nutzergruppen versorgt werden müssen. Ändert sich ein Prozess oder eine Oberfläche, sollte auch die dazugehörige Unterstützung möglichst schnell aktualisiert werden.

Dabei bleibt die fachliche Qualität entscheidend. Automatisch erzeugte Inhalte ersetzen nicht das Wissen von Prozessverantwortlichen oder Key Usern. Sie können jedoch dazu beitragen, vorhandenes Expertenwissen schneller in verständliche und skalierbare Unterstützungsangebote zu überführen.

Welche Unterstützung für welches SAP-Projekt sinnvoll ist

Wie tts ein Unternehmen unterstützen kann, hängt letztlich von der Ausgangssituation ab. Bei einer S/4HANA-Einführung kann der Schwerpunkt beispielsweise auf Change, Qualifizierung, Dokumentation und Digital Adoption liegen. Bei bereits produktiven SAP-Systemen können kontextsensitive Hilfen dazu beitragen, Wissen langfristig verfügbar zu halten und Supportaufwand zu reduzieren.

Bei internationalen Rollouts wiederum stehen möglicherweise Standardisierung, Übersetzungen und die konsistente Bereitstellung von Lerninhalten im Vordergrund. Im HR-Umfeld kann die Beratung und Einführung von SAP-SuccessFactors-Lösungen hinzukommen.

Gerade darin liegt die Besonderheit des tts-Ansatzes: Das Heidelberger Unternehmen verbindet unterschiedliche Disziplinen, die in Transformationsprojekten häufig getrennt behandelt werden - HR- und Prozessberatung, Change und Learning sowie Digital Adoption. Laut tts arbeiten diese Bereiche innerhalb der Unternehmensgruppe zusammen, um digitale Transformation sowohl organisatorisch als auch auf Ebene der Anwender zu unterstützen.

SAP-Erfolg entscheidet sich am Arbeitsplatz

Die Auswahl passender SAP-Module und Lösungen ist eine wichtige Grundlage für moderne, integrierte Geschäftsprozesse. Ob der erwartete Nutzen tatsächlich entsteht, entscheidet sich jedoch im täglichen Einsatz. Mitarbeitende müssen neue Abläufe verstehen, Anwendungen sicher bedienen und bei Fragen schnell auf verlässliches Wissen zugreifen können.

Für Unternehmen bedeutet das: SAP-Projekte sollten technische Implementierung und Anwenderbefähigung nicht als zwei voneinander getrennte Aufgaben behandeln. Die tts GmbH aus Heidelberg setzt genau hier an - mit Beratung im Digital-HR-Umfeld, Change- und Learning-Konzepten sowie einer Digital Adoption Platform für Unterstützung direkt im Arbeitsprozess.

So wird aus der Einführung neuer SAP-Technologie mehr als ein IT-Projekt: Sie wird zu einer Transformation, bei der Prozesse, Systeme und Menschen gemeinsam betrachtet werden - und bei der das Wissen über die eingesetzten SAP-Lösungen dort verfügbar ist, wo es letztlich gebraucht wird: im Arbeitsalltag.