Architekten für die IT: Warum öffentliche Auftraggeber IT-Planer und Beschaffungsdienstleister einbinden

Wer ein Schulgebäude errichtet, beauftragt Architekten und Fachplaner, bevor der erste Bagger rollt. Bei IT-Vorhaben vergleichbarer Tragweite – ein neues Rechenzentrum, ein Campusnetz, die Migration in eine Hybrid-Cloud – fehlt diese Selbstverständlichkeit häufig. Die Folge: Die Fachabteilung schreibt neben dem Tagesgeschäft eine Leistungsbeschreibung, orientiert sich am bekannten Produkt, und der Wettbewerb ist verengt, bevor er begonnen hat. Genau an dieser Stelle setzt ein IT Planer an: Er ermittelt den Bedarf, vergleicht Lösungsvarianten, schätzt Kosten, beschreibt die Leistung produktneutral und überwacht später die Umsetzung. Er ist der IT-Fachplaner des Auftraggebers – so wie der Fachplaner für Tragwerk oder Gebäudetechnik am Bau.

Ein Begriff, der im Gesetz steht

Für externe Unterstützung bei Beschaffungen gibt es einen eigenen, wenig bekannten Begriff: den Beschaffungsdienstleister. Die EU-Richtlinie 2014/24/EU definiert ihn in Art. 2 Abs. 1 Nr. 17 als „öffentliche oder privatrechtliche Stelle, die auf dem Markt Nebenbeschaffungstätigkeiten anbietet". Gemeint sind Tätigkeiten zur Unterstützung der Beschaffung; die Richtlinie nennt als Beispiele die Bereitstellung technischer Infrastruktur, die Beratung zur Planung und Ausführung von Vergabeverfahren sowie die Unterstützung bei deren Verwaltung. In der deutschen Vergabeverordnung taucht der Begriff in § 6 VgV § 6 VgV auf: Die Regeln zur Vermeidung von Interessenkonflikten gelten ausdrücklich auch für Mitarbeiter eines im Namen des Auftraggebers handelnden Beschaffungsdienstleisters.

Unabhängigkeit ist die Eintrittskarte

Dieser Zusammenhang ist kein Zufall. Wer einen Auftraggeber bei der Beschaffung unterstützt, darf am Ergebnis kein eigenes Interesse haben. Ein Planungsbüro, das selbst keine Hardware, Software oder Implementierungsleistungen vertreibt, hat keinen wirtschaftlichen Vorteil davon, welches Produkt oder welcher Bieter zum Zuge kommt. BAREMOS IT arbeitet deshalb seit der Gründung 2004 herstellerneutral; die Empfehlungen sind allein den Interessen der Auftraggeber und einer produktneutralen, wettbewerblichen Beschaffung verpflichtet.

Was ein IT-Planer im Beschaffungsvorhaben leistet

Als Beschaffungsdienstleister unterstützt BAREMOS IT öffentliche und private Auftraggeber fachlich-technisch und administrativ: Bedarfsermittlung und Markterkundung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung mit Alternativenvergleich, technische Leistungsbeschreibung, Beratung zu Bewertungssystemen nach [UfAB](https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-einkauf/ufab/ufab-node.html) und zu den passenden EVB-IT-Vertragstypen, Zuarbeit bei Bieterfragen, Terminplanung sowie die fachlich-technische und wirtschaftliche Auswertung der Angebote. Nach dem Zuschlag folgen Projektüberwachung, Qualitätssicherung und Mängelmanagement bis zur Abnahme.

Wo die Rolle endet

Die Verantwortung für das Verfahren und jede Vergabeentscheidung bleibt beim Auftraggeber. Der IT-Fachplaner liefert die technische und wirtschaftliche Grundlage, auf der die Vergabestelle entscheidet; rechtliche Fragen des Einzelfalls gehören in die Hand einer Rechtsanwaltskanzlei. Diese Arbeitsteilung entlastet beide Seiten: Die Vergabestelle erhält belastbare fachliche Unterlagen, die Fachabteilung gewinnt Zeit für den Betrieb.

Kostenlose Werkzeuge für den Einstieg

Auftraggeber, die ihr Vorhaben zunächst selbst einordnen wollen, finden auf baremos.de drei kostenlose Werkzeuge ohne Anmeldung: den Vergabereife-Check mit neun Prüffeldern, den Fristenrechner für die Terminplanung und die Bewertungsmatrix nach UfAB. Alle Eingaben bleiben im Browser und werden nicht übertragen.

Über die BAREMOS IT GmbH

Die BAREMOS IT GmbH ist ein unabhängiges IT-Planungsbüro mit Sitz in Berlin. Seit 2004 unterstützen ihre IT-Consultants öffentliche und private Auftraggeber bei der Planung, Beschaffung und Umsetzung anspruchsvoller IT-Vorhaben – von der Bedarfsermittlung über die fachlich-technische und administrative Begleitung von Ausschreibungen und Vergabeverfahren bis zur Projektüberwachung und Abnahme. BAREMOS IT arbeitet herstellerneutral und vertreibt keine Hardware, Software oder Implementierungsleistungen.

Weitere Informationen: https://www.baremos.de