4B hebt Kundenservice mit Microsoft Dynamics 365 und audius auf ein neues Niveau

Weinstadt, 27.10.2026 - Die 4B AG, ein führender Hersteller von Fenster- und Fassadensystemen in der Schweiz, hat gemeinsam mit audius ihre Kundenserviceprozesse grundlegend neu konzipiert und digitalisiert. Mit dem Projekt "Virtus" entstand auf Basis von Microsoft Dynamics 365 eine integrierte Plattform, die Serviceprozesse von der Kundenanfrage über die Einsatzplanung und Dokumentation bis hin zur Abrechnung durchgängig unterstützt.

4B ist Teil der internationalen Dovista-Gruppe und entwickelt, produziert und montiert innovative und energieeffiziente Fenster- und Fassadensysteme. Das Unternehmen ist mit elf Standorten in der gesamten Schweiz regional verankert. Der Kundenservice spielt dabei eine zentrale Rolle: 4B begleitet ihre Kunden über den gesamten Lebenszyklus der Systeme hinweg - von der Planung bis zur Wartung.

Kundenservice konsequent auf den Kunden ausgerichtet

Bau- und Renovationsprojekte bringen zahlreiche Beteiligte zusammen: von Architekten und Bauleitern bis zu Eigentümern und Bewohnern. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Abstimmung, Informationsfluss und Transparenz im Service. Unterschiedliche Ansprechpartner und Vorgehensweisen sowie teilweise manuelle Abläufe erschwerten bei 4B bislang eine einheitliche Steuerung des Kundenkontakts. Darüber hinaus ist es für den Premium-Anbieter entscheidend, Anfragen schnell zu bearbeiten, Serviceeinsätze zuverlässig zu planen und Kunden jederzeit transparent über den Bearbeitungsstand zu informieren. Mit "Virtus" verfolgte 4B deshalb das Ziel, Kundennähe systematisch in den Prozessen zu verankern und zugleich deren Effizienz zu steigern.

Durchgängiger Serviceprozess schafft Transparenz und Effizienz

Gemeinsam mit audius entwickelte 4B auf Basis von Microsoft Dynamics 365 eine integrierte Plattform für zentrale Prozesse in Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Über die Website eingehende Serviceanfragen werden automatisch in Microsoft Dynamics 365 angelegt und stehen dem Innendienst vollständig zur Bearbeitung zur Verfügung. Anfragen lassen sich dadurch strukturiert zuordnen und schneller bearbeiten. Rückfragen werden reduziert und bei Bedarf kann direkt ein Serviceeinsatz eingeplant werden.

Die Termine der Servicetechniker werden zentral über Microsoft Dynamics 365 Field Service koordiniert. Kunden erhalten automatisch eine Terminbestätigung per E-Mail, am Vortag eine Erinnerung per SMS und eine weitere SMS, wenn der Servicetechniker auf dem Weg zu ihnen ist.

Auch der Einsatz selbst ist in den digitalen Prozess integriert. Leistungen und verwendete Materialien werden direkt vor Ort dokumentiert. Der Kunde unterschreibt den Servicebericht elektronisch und erhält ihn anschließend automatisch per E-Mail. Die erfassten Informationen bilden zudem die Grundlage für die Rechnungserstellung und den Versand.

Mit der Digitalisierung stehen alle Informationen zu Kundenanfragen zentral zur Verfügung und können ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden. Klar geregelte Zuständigkeiten und eine bessere Abstimmung zwischen Innen- und Außendienst ermöglichen eine schnellere und zielgerichtete Bearbeitung.

Die Kunden werden dabei vom Eingang ihrer Anfrage über die Terminabstimmung bis hin zum Einsatz des Servicetechnikers kontinuierlich begleitet. Nach Abschluss eines Servicefalls fließt außerdem das Kundenfeedback in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein. Die Kundenzufriedenheit im Service konnte so spürbar gesteigert werden.

Partnerschaft als Erfolgsfaktor

4B und audius arbeiteten bei der Umsetzung als gemeinsames Projektteam. Grundlage war ein klares Zielbild für den künftigen Kundenservice, an dem sich Fachbereiche, IT und Projektverantwortliche orientieren konnten.

"Für uns steht der Kunde konsequent im Mittelpunkt - die Technologie arbeitet im Hintergrund. Unser Anspruch ist es, Prozesse so zu gestalten, dass sie die Anwender bestmöglich unterstützen und sich der Service für den Kunden einfach und selbstverständlich anfühlt", beschreibt Stefan Wambacher, Geschäftsführer der audius GmbH, die Herangehensweise.

Neben der technologischen Kompetenz spielte dabei das Verständnis für die Geschäfts- und Serviceprozesse eine wichtige Rolle. So konnten die Anforderungen von 4B in passgenaue Anwendungen übersetzt und die Möglichkeiten der Microsoft-Dynamics-365-Plattform gezielt genutzt werden.

"Der Einsatz aller Beteiligten im Projekt hat sich gelohnt. Die Projektziele wurden erreicht, und die Mitarbeitenden erkennen den Nutzen der Änderungen. Die ersten Kundenreaktionen sind sehr positiv", lobt Reto Andenmatten, Leiter Digitalisierung / Strategische Projekte bei der 4B AG, die Zusammenarbeit.

Die vollständige Success Story zu 4B und Microsoft Dynamics 365 steht hier bereit:
https://audius.de/Success-Story-4B

Weitere Informationen zu den Microsoft-Dynamics-365-Lösungen von audius:
https://audius.de/dynamics365

Zusammenfassung
Die Schweizer 4B AG hat gemeinsam mit audius ihren Kundenservice auf Basis von Microsoft Dynamics 365 digitalisiert. Durchgängige Prozesse von der Kundenanfrage über die Einsatzplanung und Dokumentation bis zur Abrechnung schaffen mehr Transparenz und Effizienz und stärken die Kundenzufriedenheit.

Keywords
Microsoft Dynamics 365, Kundenservice, Field Service, Digitalisierung, Customer Journey, CRM, Serviceprozesse, 4B

Kontakt Vertrieb: Stefan Wambacher, stefan.wambacher[at]audius-sc.de, +49 8654 4608 24
audius GmbH, Mercedesstraße 31, 71384 Weinstadt, Deutschland