Intranet in Bundesministerien

Das BMBF gestaltet mit ca. 1000 Mitarbeitern die Bildungs- und Forschungslandschaft der Bundesrepublik. In diesem komplexen Aufgabenspektrum sind nicht nur thematische Überschneidungen unvermeidlich, sondern vernetztes Denken ist sogar ausdrücklich gefordert. Wichtig ist daher ein Informationsmedium, dass den einfachen und schnellen Zugriff auf Informationen ermöglicht, die bereits an irgendeiner Stelle im Hause (in Bonn oder Berlin) verfügbar sind. Gleichzeitig ist es wichtig, schnell den Ansprechpartner zu den erhaltenen Informationen zu finden. Diese Anforderungen deckt das neuentwickelte Intranet des BMBF ab. In der Lastenheftphase und bei der Entwicklung eines Prototyps wurde schnell klar, dass Standardlösungen aus der Industrie, die besonderen Anforderungen nicht abdecken konnten. Auf das Internet ausgerichtete Content-Management-Lösungen waren zu kompliziert, als dass damit jeder Benutzer seine Dokumente publizieren hätte können. Außerdem liegen anders als im Internet die meisten Dokumente nicht im HTML-Format vor, sondern in gängigen Office-Formaten. Ebenfalls stellte man fest, dass für die Recherche nach Personen und Aufgaben (elektronischer Geschäftsverteilungsplan) existierende Standardprodukte nicht geeignet waren, weil die Datenstrukturen die Realität des Ministeriums nicht abbilden konnten. Außerdem war die Datenerfassung sperrig und bedeutete zusätzlichen Pflegeaufwand. Realisiert wurde diese Aufgabe durch die Firma Logica GmbH, Geschäftsstelle Rösrath, die bereits über entsprechende Erfahrungen im Bereich Intranet- und Datenbankprogrammierung vorweisen konnte. ELEKTRONISCHER GESCHÄFTSVERTEILUNGSPLAN Zunächst wurde ein Datenmodell entwickelt, das in der Lage war, die Organisationsstrukturen des Ministeriums abzubilden. Realisiert wurde die Anwendung auf Basis einer zentralen Oracle-Datenbank - entsprechendes Know How zum Betrieb der Datenbank war bereits vorhanden. Durch das einheitliche Datenmodell passen die Daten alle zusammen und Reibungsverluste durch Mehrfachpflege in verschiedenen Systemen werden vermieden. Bevor das Datenmodell endgültig fertig war, waren immerhin 40 Versionen erforderlich; die zur Pflege entwickelte Client/ Server-Anwendung wurde ständig ergänzt. Der Betrieb der Anwendung ist dank einer ausgefeilten Softwareverteilung auch bei schnellen Versionsfolgen kein Problem. Wegen der hohen Produktivität und leistungsstarken Oberflächen konnten neue Anforderungen teilweise innerhalb eines Tages von der Erweiterung des Datenmodells bis zum Ausrollen der modifizierten Anwendung realisiert werden. Wegen der Wiederverwendung des Codes aus der Client/ Server-Anwendung, auch für die browserbasierte Intranetdarstellung, konnten diese Änderungen dann auch schnell in der Intranetansicht adaptiert werden. Für die Entwicklung setzte Logica auf Centura, eine bewährte objektorientierte Sprache, und dem auf Centura basierenden Application Framework ObjectWorks der Firma BitCom Services GmbH. Damit werden alle datenbanknahen Operationen sowie Prototypen für Erfassungsmasken generiert. Diese werden dann mit der speziellen Logik der Geschäftsobjekte erweitert und stehen damit für die Client/Server-Anwendung und für den Applikationsserver, der zu ObjectWorks gehört, bereit. So wird strikt nach Schichten unterschieden und wesentliche Teile des Codes sind frei von Visualisierungselementen und können auch für den Webzugriff wiederverwendet werden. GEZIELTES PUBLIZIEREN Um Dokumente gezielt für einzelne Bereiche erstellen zu können, wurde die Möglichkeit geschaffen, in geschützten Bereichen zu publizieren. Diese Dokumente stehen dann nur Personen zur Verfügung, die Aufgaben in diesem Teil der Organisation wahrnehmen. Auch die Suchmaschine berücksichtigt diese Regeln. Dabei werden Suchanfragen aus der Perspektive individueller Benutzer durchgeführt; es werden also keine Dokumente gefunden, zu denen ein Benutzer keinen Zugriff hat. Das ist um so komplizierter, wenn man bedenkt, dass die Organisationsstruktur jederzeit geändert werden kann und dennoch die der dann entsprechenden Logik richtigen Dokumente gefunden werden. Die eigentliche Arbeit erledigt hier der Microsoft Index Server; der allerdings nicht die eigentlichen Dokumente indiziert, sondern spezielle aufbereitete Charakterisierungs-Dateien. Daher können auch Dateien, die nicht als HTML-Dokumente vorliegen, mit den notwendigen Eigenschaften beschrieben werden und gezielt gefunden werden. Weil sich die Zugriffsrechte aus den Aufgaben des elektronischen Geschäftsverteilungsplanes ergeben, ist bei Umstrukturierung kein aufwändiges Nachpflegen der Berechtigungen erforderlich - ein entscheidender Vorteil bei der Betrachtung der Betriebskosten. Je nach Dokumenttyp sind unterschiedliche Freigabewege vorgesehen - die Titelseite mit den wichtigsten Informationen liegt in der Hand von einigen wenigen Redakteuren wie bei einem Internetsystem; Kleinanzeigen auf dem "Schwarzen Brett" kann jedermann sofort einstellen. Dabei werden Redakteure aktiv informiert, wenn Dokumente zur Freigabe anstehen. Der Prozess der Freigabe wird über Workflow-Module geregelt; so bleibt der Weg eines Dokumentes bis zur Publikation (oder Rückgabe an den Autor) nachvollziehbar. Über die Steuerung von Publikationszeiten wird der Inhalt aktuell gehalten. Spezielle Funktionen ermöglichen die Nachbildung von alltäglichen Organisationsereignissen wie ausscheidende Mitarbeiter, wechseln von Mitarbeitern in andere Abteilungen oder geänderte Aufgabenzuordnungen. Zu jedem Dokument können neue Versionen erstellt werden; dabei sorgt das System dafür, das Links auf diese Dokumente weiterhin aktuell bleiben. FINDEN STATT SUCHEN Finden kann man die Dokumente nach mehreren Hierarchie-Bäumen gleichzeitig. Diese sind u. a. die Organisationsstruktur, der Themenbaum sowie der Schlagwortkatalog der Biblio-thek. Natürlich sind diese Anfragen mit einer Freitextsuche kombinierbar. Die Suchfunktion kann vom Benutzer durch die Definition von "Lieblingsthemen" sowie die Darstellung der Suchergebnisse personalisiert werden. Einige zehntausend Seitenzugriffe je Tag beweisen, dass die ansprechende Präsentation der Daten bei den Benutzern ankommt und die Tage des gedruckten GVPL und Haustelefonbuches gezählt sind. PFLEGE OHNE PROGRAMMIERUNG Das Intranet als Drehscheibe soll sich einfach anpassen lassen, wenn thematische Änderungen angesagt sind. Daher ist der gesamte Menü- und Themenbaum in der Datenbank abgelegt und kann jederzeit überarbeitet werden. Ohne HTML-Kenntnisse können ganze Äste verschoben, ergänzt oder gelöscht werden. Ebenso können neue Dokumenttypen erstellt werden, sowie Freigabeverfahren und Berechtigungen vergeben werden. Das ermöglicht es dem BMBF, schnell und kostengünstig die Informationen optimal zu präsentieren. OPEN-SOURCE BRINGT UNABHÄNGIGKEIT Ein weiterer wichtiger Punkt der Lösung von Logica, bestand in der Tatsache, dass der Open-Source Code der Centura Klassenbibliothek (ObjectWorks von der Firma BitCom) mitgeliefert wird - ein Grundsatz, der für Logica eine Selbstverständlichkeit ist. Der Sinn des frei erhältlichen Quellcodes liegt darin, dass so Abhängigkeiten vom Lieferanten wirkungsvoll vermieden werden können. Der Kunde kann sich also frei entscheiden, wen er mit einem Folgeauftrag betrauen will, da jeder Softwareentwickler aufgrund des Codes in der Lage ist, eine Weiterentwicklung durchzuführen. Nicht zuletzt steht dahinter auch ein höherer Sicherheitsaspekt bezüglich der firmeninternen Sicherheitspolitik, da durch die Offenlegung des Source Codes Sicherheitslücken frühzeitig erkannt werden können. KONTAKTE BMBF - Ulrich van Bebber, Heinemannstraße 2, 53175 Bonn, Tel.: 0 2 28 / 57- 23 51, Mail: Ulrich.VanBebber@bmbf.bund.de, Web: www.bmbf.de LOGICA - Claus Wenicker, Systems Integration, Leibnizpark 1-5, 51503 Rösrath, Tel.: 0 22 05 / 80 5 – 0, Fax: 0 22 05 / 80 5 - 9 05, Mail: WenickerC@Logica.com, Web: www.logica.de