noeske netsolutions GmbH bietet webbasierte Rechnungseingangslösung zum Leasen

Für Unternehmen, die ihren Rechnungseingang manuell abwickeln, laufen Prozeduren wie z.B. die Vollständigkeitskontrolle oder die Skontofristüberwachung in der Regel zeitaufwendig ab. So können wertvolle Skonti verloren gehen. Die parallele und damit beschleunigte Bearbeitung der Rechnungen ist nicht möglich, da immer nur ein Sachbearbeiter das Original der Rechnung in Händen halten kann. Zudem besteht das Risiko der Veränderung von Originalrechnungen. Trotz dieser offensichtlichen Nachteile sind für viele Unternehmen die Investitionshürden für die Anschaffung entsprechender Software noch zu hoch. Sie fürchten ausufernde Kosten durch unvorhergesehene Projektentwicklungen, für die Systemwartung und Risiken bei Schulung und Akzeptanz der Mitarbeiter. Ungünstige Kreditbedingungen und Abschreibungsmöglichkeiten tun ein übriges. Anders sieht dies beim Leasing der Rechnungseingangslösung von noeske aus, denn hier können Unternehmen von verschiedenen Vorteilen profitieren: Anstatt einer hohen Anfangsinvestition, die die Unternehmensliquidität unter Umständen stark beeinträchtigt, wird eine monatliche feste Rate vereinbart. Durch diese monatliche Zahlung sind sämtliche Kosten abgedeckt und vor allem langfristig kalkulierbar. Dazu gehören beispielsweise auch regelmäßige Updates und neueste Versionen der Software. Auch steuerliche Vorteile machen sich bemerkbar: Während beim Software-Kauf Lizenzen innerhalb von drei bis fünf Jahren abgeschrieben werden müssen, ist Software-Leasing als Betriebsaufwand direkt voll absetzbar. Im Gegensatz zum sogenannten Application Service Providing (ASP), wo der Dienstleister dem Kunden die entsprechende Software z.B. über das Internet zur Verfügung stellt, installiert noeske beim Leasingmodell die nn-WebInvoice-Software lokal auf dem Server des Kunden. Zukünftig steht Unternehmen, die nn-WebInvoice nutzen wollen, aber auch das Modell Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Dann wird die Software bei einem noeske-Partner gehostet bzw. betrieben. Das nutzende Unternehmen benötigt in diesem Fall nur noch eine minimale EDV-Infrastruktur und so genannte Thin Clients für den Zugriff auf die bereitgestellte Software beim Dienstleister: PC oder Notebook mit Internetanbindung und Internet Explorer sind notwendig. Auch bei diesem Modell werden alle anfallenden Kosten in der Regel auf eine monatliche Rate umgerechnet. noeske übernimmt somit auch das Risiko für den Kunden, wie z. B. das für Hardware-Ausfälle und der Beschaffung von Ersatzgeräten, Auslastung der Infrastruktur, Wartung und Datensicherung. So profitieren Unternehmen davon, dass sie sich nicht um den Betrieb von nn-WebInvoice oder der gesamten EDV-Umgebung kümmern müssen. Weitere Vorteile sind eine klar kalkulierbare Kostenübersicht pro Dokument sowie der flexible und skalierbare Einsatz bei dezentraler Unternehmensstruktur oder erforderlicher Ortsunabhängigkeit. Das erhöht die Flexibilität und senkt Kosten. Dazu Vertriebsleiter Holger Kehm: „Mit unserem neuen Angebot des Software-Leasings, das wir kurzfristig noch um eine ASP-Variante und SaaS erweitern, möchten wir Unternehmen maximale Flexibilität bieten. Ob Lizenz-Kauf, -Leasing oder –Service, jedes hat seine eigenen Vorteile und hängt von der individuellen Unternehmenssituation ab. Bei uns müssen sich Unternehmen jetzt nicht mehr entscheiden, ob sie von der leistungsstarken Rechnungseingangsverarbeitung nn-WebInvoice profitieren wollen oder nicht, sondern nur noch, in welcher Form sie die Software nutzen.“ Unterschiedliche Pakete für unterschiedliche Anforderungen nn-WebInvoice wird beim Leasingmodell lokal auf einem Server des Kunden installiert. noeske bietet hierfür gestaffelte Verträge an, die in Dauer und Dokumentenstückzahlen variieren und nach Bedarf wählbar sind. So kann der Vertrag auf drei Jahre begrenzt werden, danach reduziert er sich auf die Wartung der Software. Unternehmen können den Bedarf rein nach Anzahl an Rechnungen/Tag wählen. Beispielsweise zahlen sie für die Nutzung von nn-WebInvoice für 50 Rechnungen täglich ab 680 € im Monat, für 200 Rechnungen/Tag werden ab 930 € berechnet. Die Paketgrößen können um jeweils weitere 50 Rechnungen/Tag erhöht und skaliert werden, wobei das Angebot beliebig viele Workflow-Benutzer abdeckt. Da die Staffelung rein nach Dokumentenmenge erfolgt, spielen keine anderen Lizenz- und Kostenmodelle eine Rolle. Die Kosten für die Implementierung und Wartung sind für den Beispielzeitraum von 48 Monaten mit abgedeckt. „Der tägliche Rechnungseingang variiert stark in den Unternehmen, deshalb macht es Sinn, hier unterschiedliche Leasing-Varianten anzubieten“, erklärt Holger Kehm. „So können Unternehmen ein möglichst genau für ihr jeweiliges Belegaufkommen passendes Paket leasen. Natürlich sind hier jederzeit Skalierungen möglich.“ Somit haben es vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen leichter, den Einstieg in die digitale Rechnungsbearbeitung zu realisieren und von den entsprechenden Rationalisierungseffekten zu profitieren. Webbasierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen per Leasingmodell noeske hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf anzupassen. Dazu gehört auch die Lösung nn-WebInvoice, die abteilungs-, niederlassungs- und firmenübergreifend gesicherte Prüfabläufe, Vollständigkeitskontrolle, Skontofristüberwachung und Reports für die Rechnungsverarbeitung bereitstellt. Vom Erkennen und Klassifizieren der Rechnung bis hin zur automatisierten Verbuchung deckt die Software alles ab: Mit nn-WebInvoice können Unternehmen webbasiert und damit standortübergreifend ihre eingehenden Rechnungen effizient prüfen. Dazu werden die Papierbelege zunächst zentral gescannt, als TIFF-Datei abgelegt und automatisch mittels Erkennungssoftware indexiert. Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten. Das Dokumenten-Management-System ELO importiert über einen sogenannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach der Archivierung werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden Workflow-Knoten weitergeleitet. Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu prüfenden Rechnungen. Sie kontrollieren die sachliche Richtigkeit, ordnen sie den adäquaten Kostenträgern, Konten oder Kostenstellen zu und geben sie schließlich zur Zahlung frei. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons „Unterschrift“ automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt. Gleichzeitig erfolgt am Ende der Rechnungsprüfung eine automatisierte Übergabe eines DATEV kompatiblen Buchungsdatensatzes an die Finanzbuchhaltung. Der Datensatz kann per Import-Funktion direkt von der Buchhaltung übernommen werden. Somit entfällt das erneute Eingeben der Daten, was Zeit spart und Fehleingaben eliminiert. Zusätzlich bietet nn-WebInvoice die integrierte interne Leistungsverrechnung als Option. Sie dient zur Verrechnung von Leistungen, die betriebsintern von einer Kostenstelle für eine andere erbracht werden, aber auch für spezielle andere Aufgaben der Leistungserfassung. Die Erfassung der Leistungsdaten erfolgt mit Personalnummer, Datum, leistender und/oder empfangender Kostenstelle. Über die noeske netsolutions GmbH Die noeske netsolutions GmbH hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf anzupassen. Die inzwischen über 100 realisierten ELO Projekte zeigen das Know-How des heute acht Mitarbeiter starken Teams, wobei sowohl der kleine Handwerksbetrieb als auch weltweit etablierte Konzerne zum Kundenstamm zählen. So umfasst die derzeitige Referenzliste unter anderem American Express, FILA, Herbalife, Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KVH), Lufthansa Technik AG, Securitas und die Lufthansa Technik Logistik GmbH. Zum Service-Umfang von noeske netsolutions gehören Java-basierende Frontend-Integrationen in Webportale sowie ELOenterprise Installationen z. B. auf Basis von IBM WebSphere, BEA WebLogic und anderen Plattformen. Auch hilfreiche Tools wie nn-WebForm zur Formularbearbeitung im Inter- und Intranet sowie der nn-AS/400 Connector bietet noeske netsolutions an. Workflowlösungen mit qualifizierter Signatur und branchenspezifische Lösungen für die Bereiche Logistik, Kfz-Handel und Patientenverwaltung runden das Portfolio des Unternehmens ab. Die ELO-basierten Branchenmodule sind jeweils auch als ASP (Application Service Provider) Modell verfügbar. Das komplette Produktangebot von noeske netsolutions ist auf der Webseite unter www.noeske.de zu finden. Ihr Redaktionskontakt: noeske netsolutions GmbH Anja Zurek Marketing In der Au 17 61440 Oberursel Tel. 06171/20 78 2-84 Fax 06171/20 78 2-99 E-Mail: anja.zurek@noeske.de http://www.noeske.de