Schmack Biogas baut Anlagen für regenerative Energien mit Microsoft Dynamics NAV

Schmack Biogas baut Anlagen für regenerative Energien mit Microsoft Dynamics NAV Die Schmack Biogas AG ist ein führender deutscher Anbieter für Biogas-Anlagen. Im Wachstumsmarkt für regenerative Energien sieht sich das dynamische Unternehmen permanenten Innovationen und schnell wechselnden Die Schmack Biogas AG wurde 1995 gegründet und bietet heute seine Leistungen in den Geschäftsbereichen Projektierung und Errichtung sowie Service und Betriebsführung an und zählt damit zu den wenigen Komplettanbietern der Branche. Schwerpunkt ist neben der technischen Unterstützung ein umfassender mikrobiologischer Service. Mit der Tochtergesellschaft Schmack Energie Holding betreibt das Unternehmen auch eigene Anlagen und vermarktet das produzierte Biogas sowie die gewonnene elektrische Energie und Wärme. Bis heute wurden 221 Anlagen errichtet. Proprietäre Software eines kleinen Anbieters war irgendwann überfordert Bis 2005 setzte Schmack Biogas ein dateibasiertes Softwareprodukt ohne Datenbank ein, das die Mitarbeiter beim Bau der Anlagen unterstützte. In Folge sehr vieler neuer Projektaufträge und des damit verbundenen personellen Wachstums war dem IT-Leiter Michael Schneider klar, dass eine neue unternehmensweite Plattform eingeführt werden musste. Die Abhängigkeit von einem kleinen Nischenanbieter mit einem nicht skalierbaren Produkt musste gelöst werden, damit auch die IT den eingeschlagenen Wachstumskurs unterstützen konnte. „Wir waren letztendlich abhängig von einem einzigen Entwickler beim Hersteller des damaligen Produkts. Eine zukunftssichere und gleichzeitig flexible Lösung musste gefunden werden“, fasst Michael Schneider seine Gedanken zusammen. Eine schnell einführbare Standardlösung wurde gesucht Ein Kernteam, bestehend aus den Fachbereichen und der IT-Abteilung, beschrieb die Anforderungen an eine zukünftige Unternehmenssoftware. Im Rechnungswesen war schon seit mehreren Jahren die Finanzbuchhaltung von Navision, wie Microsoft Dynamics NAV früher hieß, im Einsatz. Unabhängig davon wurden einige Produkte am Markt begutachtet. Zuletzt blieben SAP und amProject auf Basis von Microsoft Dynamics NAV übrig. „Wir entschieden uns für die Einführung von amProject, weil dieses Produkt schon in der Standardversion unseren Anforderungen sehr nah kam. Die meisten von uns benötigten Funktionalitäten waren bereits vorhanden oder konnten durch kleinere Veränderungen an unsere Bedürfnisse angepasst werden. amball business-software wurde unser Integrationspartner, weil sie einen überzeugenden Eindruck machten und sehr schnell auf unsere Wünsche reagieren konnten“, so Michael Schneider im Rückblick. Ende 2005 wurde der Vertrag unterschrieben und das Projekt konnte beginnen. Verdoppelung der Mitarbeiterzahl und Börsengang in der Einführungsphase Im Einführungsprojekt waren einige Herausforderungen zu meistern, denn das Unternehmen verdoppelte während der Projektlaufzeit seine Mitarbeiterzahl und realisierte ihren Börsengang. Daher musste das Rechnungswesen, das bereits in der ersten Projektphase im von Navision 3.1 auf Microsoft Dynamics NAV migriert wurde, auf den IFRS-Standard umgestellt werden, um die Zulassungsvoraussetzungen für den Kapitalmarkt zu erfüllen. „Die schnelle Einführbarkeit von amProject war für unser Unternehmen ein sehr wichtiges Entscheidungskriterium“, fügt Michel Schneider hinzu. Nicht nur die Anforderungen änderten sich während der Einführungsphase, auch das Projektteam musste aufgrund des schnellen Wachstums verändert werden. Projektmitarbeiter wurden im operativen Geschäft benötigt und mussten ersetzt werden. Schmack Biogas und amball haben gemeinsam konstruktiv an der Lösung der daraus resultierenden Aufgaben gearbeitet und das Projekt erfolgreich beenden können. Transparenz in allen Projektphasen und über alle Geschäftsbereiche hinweg Es wird der komplette Prozess von der Angebotserstellung bis zur Inbetriebnahme einer Biogas-Anlage mit amProject kalkuliert, geplant, gesteuert, dokumentiert, überwacht und abgerechnet. Transparenz zum Projektstatus ist wichtig, da Schmack Biogas als Komplettanbieter auf Wunsch alle benötigten Dienstleistungen vom Vertragsabschluss bis zur Inbetriebnahme übernimmt und bei Bedarf auch den Betrieb eines Kraftwerks durchführt. Kalkulation und Angebotsphase Die Angebotserstellung erfolgt vollständig mit amProject. Dazu ist eine Mustervorlage mit dem wohl komplexesten Report bei Schmack Biogas verknüpft. Auf Knopfdruck kann ein modulares, kalkuliertes, individuelles Angebot erstellt werden, das je nach Komplexität einen Umfang von 40 – 80 Seiten aufweist. Durch Nutzung der CRM-Funktionalitäten von Microsoft Dynamics NAV wird sämtliche Kommunikation mit den Interessenten und Kunden – für alle dazu berechtigten Geschäftsbereiche einsehbar – dokumentiert. Die hohe Innovationskraft des Unternehmens lässt sich daran ablesen, dass sich die von amProject verwalteten Stücklisten sehr schnell ändern, weil kontinuierlich neue oder verbesserte Anlagen-Komponenten entstehen. Planung und Produktion In der Planungsphase sind beispielsweise Geruchsgutachten, Rohstoffgutachten und Genehmigungen für den Kunden einzuholen und in der Unternehmenslösung für spätere Nachweiszwecke zu archivieren. Alle Beschaffungsprozesse wurden vereinfacht, weil sämtliche Lieferanten und Lagerbestände im Projektmanagement-Werkzeug integriert und die Einkaufspreise von der kleinsten Unterlegscheibe bis zu einem kompletten Blockheizwerk hinterlegt sind. Hier sollen zukünftig weitere Optimierungspotenziale genutzt werden, wenn Produktkataloge der Lieferanten über Standardschnittstellen eingelesen und Preise automatisch aktualisiert werden können. Auch der Kupferpreis, der für die Preiskalkulation eine wichtige Rolle spielt, ist im System hinterlegt und wird entsprechend berücksichtigt. Vorabkalkulierte Servicepreise Nachdem eine Anlage fertiggestellt, in Betrieb genommen und vom firmeneigenen Labor leistungsmäßig optimiert wurde, beginnt der Wartungsprozess. Bereits bei der Angebotserstellung wird ein Servicepreis für die Wartung der Biogasanlage kalkuliert. Zukünftig soll auch hierfür die Unternehmenssoftware eingesetzt werden, derzeit verifizieren noch andere Kalkulationen die Ergebnisse. Da der Service bei Schmack Biogas ein langer und gleichzeitig komplexer Geschäftsprozess ist und aufgrund der permanenten Innovationen häufigen Änderungen unterliegt, befindet sich das Servicemodul derzeit zum Teil noch in der Einführung. Eigenentwicklungen und professioneller Support durch amball Die IT-Abteilung des Anlagenbauers ist in der Lage, eigene Änderungen am System vorzunehmen. „Das Finanz- und Rechnungswesen lassen wir ausschließlich in den Händen von amball, um jederzeit die hundertprozentige Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit unserer Buchhaltung gewährleisten zu können. Außerhalb des Rechnungswesens nehmen wir Eigenentwicklungen oder Anpassungen selbst vor und lassen uns punktuell unterstützen“, so Michael Schneider. „Auch im Support ist die Zusammenarbeit mit amball etabliert und eingespielt, so dass der Status einer Supportanfrage jederzeit direkt ersichtlich ist.“ IT-Landschaft ist für die weitere Expansion und Internationalisierung vorbereitet Nach dem Börsengang sind einige Unternehmen akquiriert worden, und eine ausländische Niederlassung wurde eröffnet. Diese Tochterunternehmen wurden bereits zum Teil in die Unternehmenssoftware integriert. Zur weiteren Expansion außerhalb von Deutschland steht heute ein Baseline-Konzept zur Verfügung, das bereits für Deutschland ausgerollt ist. Bei Bedarf können damit in- und ausländische Tochterunternehmen oder Niederlassungen innerhalb kurzer Zeit arbeitsfähig gemacht werden. Zukunftssicheres und integriertes System Den Hauptnutzen der amProject-Einführung sieht Michael Schneider in dem integrierten System, das zusätzliche Excel-Tabellen, Spezialprogramme und zahlreiche Insellösungen abgelöst hat. Die Voraussetzungen für ein effektives Projektcontrolling, für Kosten- und Deckungsbeitragstransparenz und ein automatisiertes Reporting sind damit erfüllt. Viel Wert legt er dabei im Vorfeld auf die Verbesserung der Datenqualität: Dateneingaben werden systemseitig überprüft, bei unvollständigen Eingaben erhält der Anwender automatisch eine Erinnerung zur Nachpflege. Aus dem technischen Blickwinkel hat Michael Schneider hohes Vertrauen in den SQL-Server, der Sicherheit und Flexibilität für mögliche zukünftige Anforderungen bereitstellt. „Bei dem hohen Tempo der Implementierung und der wechselnden Rahmenbedingungen konnten noch nicht alle Potenziale der Unternehmenssoftware ausgeschöpft werden. Wir werden weiter an der Erhöhung des Nutzungsgrades unserer Lösung arbeiten“, blickt Michael Schneider in die Zukunft.