SCHEMA präsentiert ST4 DocuManager auf der DMS EXPO (Halle 3, Stand 3440)

Wiederverwendbarkeit von Informationen steigert Effizienz Technische Dokumentation spielt sich oft in einem Umfeld ab, das durch standardisierte Module oder Komponenten bestimmt ist. Anlagen und Maschinen werden aus Standardbauteilen gefertigt, wie auch Softwareprodukte auf der Basis von Standardmodulen konfiguriert werden können. Oft spiegelt sich diese Modulstruktur in ähnlicher Form auch in der zugehörigen Dokumentation wieder. Kennt der Redakteur die Struktur des Kundenprojekts, ist daraus in der Regel auch die Struktur der Dokumentation abzuleiten. Der ST4 DocuManager erlaubt die Vorhaltung von Informationsmodulen in Form von Knoten. Knoten sind die inhaltstragenden Bausteine des Informationsbestandes, die entweder Texte, Grafiken, Tabellen oder Multimediaobjekte enthalten. Die Struktur zwischen den Knoten ist im System hinterlegt, so dass die Beziehungen zwischen den einzelnen Bausteinen nachvollziehbar ist. Damit bei der Erstellung von neuen Dokumentationen ein hoher Wiederverwendungsgrad erreicht und nicht immer „das Rad neu erfunden“ wird, sind alle unternehmensweit relevanten Informationen in einem zentralen Pool strukturiert abgelegt. Hieraus leitet der Redakteur für konkret anstehende Projekte kleinere Strukturen ab. Ihm stehen dann sämtliche Standard-Elemente aus dem Informationspool, die er für die Dokumentation benötigt, zur Verfügung. Er muss diese dann noch um Beschreibungen für die individuellen Komponenten der Maschine oder Anlage erweitern. Im letzten Schritt definiert der Redakteur dann die zu erzeugenden Dokumente, wie Anwenderhandbuch, technische Dokumentation, Wartungsbeschreibung. Dabei werden die zielgruppenorientierten Sichten („Alles, was der Wartungstechniker braucht“) mit dem gewünschten Zielformat, z.B. Word, der erforderlichen Sprache und den Layoutinformationen kombiniert. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass Redakteure effizient auf vorhandene Beschreibungen zugreifen können und die Produktivität gesteigert wird. Um die Ableitung von Dokumenten aus dem Gesamtbestand effizient und einfach zu gestalten, können im Informationspool Vorlagen definiert werden, die alle notwendigen Strukturen und Dokumentinformationen für typische Projekte bereits enthalten. Damit besteht die Erzeugung eines neuen Projekts nur noch aus einer einfachen „Drag-and-drop“-Aktion. SCHEMA Viewlets ermöglichen die übersichtliche Darstellung von komplexen Informationszusammenhängen Im ST4 DocuManager ist das ergonomische Konzept der SCHEMA Viewlets integriert. Der Redakteur kann seine Arbeitsoberfläche individuell gestalten. Er hat unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten, mit denen er sich die Komplexität des Informationsbestands je nach Bedarf anzeigen lassen kann. Die Objekte und ihre Beziehungen werden in Form einer Netzansicht deutlich. Aufgewertet wird die Netzansicht durch Baumsichten, die mit der Netzansicht interagieren. In der Baumansicht werden die Informationsbestände – ähnlich wie im Microsoft Explorer – hierarchisch nach Themen geordnet dargestellt. Es können beliebig viele Strukturnetz-Viewlets geöffnet werden und unterschiedliche Knoten oder Teilbäume aus einem Strukturbaum hineingezogen werden. Der Anwender ist also nicht auf eine einzige Ansicht des gesamten Informationsbestands festgelegt. Er kann sich beispielsweise für die parallele Bearbeitung verschiedener Kundenprojekte die jeweils notwendige Teilstruktur auf unterschiedliche Strukturnetze legen und bei Bedarf zwischen den Projekten hin- und herschalten. MS Word als XML-Editor Texte werden innerhalb des ST4 DocuManager mit Microsoft Word bearbeitet oder neu erstellt. SCHEMA hat sich für Word als primären Editor entschieden, da das Produkt weit verbreitet ist. Zusätzlich bietet MS Word vollständige UNICODE-Unterstützung, was bei der Erstellung von mehrsprachigen Dokumentationen wichtig ist. Optional können andere Editoren, wie beispielsweise Framemaker, in den ST4 DocuManager integriert werden. Die Datenablage geschieht medienneutral in XML. Die jeweilige Konvertierung zwischen Word und XML geschieht für den Anwender unsichtbar im Hintergrund. Integriertes Grafik-Management Noch komplexer als die Arbeit mit Texten ist oft die Verwaltung der zugehörigen Grafiken. Sie müssen in sprachspezifischen Varianten und in unterschiedlichen Auflösungen für die jeweiligen Zielmedien vorgehalten werden. Mit der im ST4 DocuManager integrierten Grafikverwaltung können für jedes Grafikobjekt Sprachvarianten und auch unterschiedliche Formate hinterlegt werden. Die Zuordnung der korrekten Variante übernimmt der Produktionsmechanismus von ST4 DocuManager. Darüber hinaus erlaubt ST4 DocuManager die Ablage einer Grafik in der Variante „sprachneutral“. Diese Variante wird automatisch verwendet, falls in der gerade benötigten Produktionssprache keine individuelle Grafik abgelegt ist. Ebenso verfährt ST4 DocuManager bei der Nutzung der verschiedenen Grafikformate. Optimierung von Übersetzungs-Prozessen Große Einsparpotenziale liegen in der Vermeidung der wiederholten Beauftragung von bereits übersetzten Dokumentationsteilen. ST4 DocuManager reduziert Übersetzungsaufwand durch die Nutzung intelligenter Filtermechanismen. Falls in einem Baustein keine Änderung stattgefunden hat, wird eine Übersetzung dieses Bausteins nicht beauftragt. Der im aktuellen Kontext bereits übersetzte Text bleibt unangetastet. Weitere Einsparungen bzw. Effizienzsteigerungen in der Redaktionsarbeit werden durch die Anbindung von Translation-Memory-Systemen wie TRADOS erreicht. Umfassendes Workflow-Management Um stets über den aktuellen Stand von Projekten informiert zu sein und anstehende Aufgaben möglichst schnell auffinden zu können, ist in ST4 DocuManager ein umfassendes Workflow-Management integriert. Der aktuelle Zustand eines Objekts lässt sich an der Oberfläche durch farbliche Kennzeichnung jederzeit ablesen. Damit kann der Fertigstellungsgrad ganzer Teilbäume an der grafischen Oberfläche schnell überblickt werden. Darüber hinaus gestatten die Workflow Viewlets den leichten Zugriff auf Arbeitsaufträge, die zur Bearbeitung anstehen. Durch Anklicken eines Auftrags startet sich beispielsweise automatisch MS-Word mit dem zu ändernden Inhalt. Bei stringenter Anwendung der Workflow Viewlets können Vorgänge bis zur Freigabe komplett über diese Viewlets laufen. Single Source Publishing ermöglicht unterschiedlichen Output Die SCHEMA GmbH verfolgt mit ST4 DocuManager den Single Source Publishing Ansatz. Unternehmen können aus einer Datenquelle (XML) ihre Dokumente über unterschiedliche Zielformate ausgeben. Die medienneutrale Verwaltung gewährleistet, dass sich Inhalte für unterschiedliche Verwendungszwecke und Zielgruppen darstellen lassen und somit verschiedene Sichten auf die Informationsbasis erlauben. Handbücher werden über MS-Word erstellt. Andere Ausgabeformate, wie beispielsweise Framemaker sind optional möglich. Für die Erstellung von HTML für Internet- bzw. Intranet-Anwendungen und CD-ROM wird ein Standard-Layout mitgeliefert, das die Erfahrungen im Maschinen- und Anlagenbau zur Grundlage hat. Die Navigation sieht die Auffindung von Informationen über die Anlagenstruktur vor („zeige alle Informationen zum Stellventil“) sowie alternativ den Zugriff über die Art der Information („zeige die Wartungsinformationen“). Gleichzeitig können alle mit dem angezeigten Baustein verwandten Informationen dargestellt werden. HTMLHelp für Softwaredokumentation und als gepackte HTML-Alternative Online-Hilfen können aus ST4 DocuManager mit Hilfe des HMTL-basierten Formats HTMLHelp generiert werden. Als Ergebnis erhält man eine kompilierte Datei, die das gesamte Informationsnetz mitsamt Inhaltsverzeichnis in Baumstruktur, Stichwortverzeichnis und Suchfunktion umfasst. Technische Voraussetzungen: Server: Es werden sämtliche Microsoft-Windows Server-Betriebssysteme und das Microsoft .NET Framework unterstützt. Client: Microsoft Windows* NT 4.0 SP6 / 2000 SP2 / XP, Microsoft .NET Framework, Microsoft Word für Windows* 2000 / XP, Microsoft Internet Explorer* 6.0 unterstützte Datenbanken: ORACLE 9i oder MS-SQL-Server 2000 Über SCHEMA GmbH: Das 1995 von Dokumentationsexperten gegründete Nürnberger Softwareunternehmen hat sich auf Informationslogistik und Redaktionslösungen spezialisiert. Mit über 60 Mitarbeitern an zwei Standorten werden Profi-Systeme für kleinere und mittlere Redaktionen bis hin zu unternehmensweiten Informationslogistik-Lösungen umgesetzt. Die Anwendungen basieren auf Standard-Software (SCHEMA ST4), sind technologisch führend (.NET) und integrieren alle relevanten Standards (u.a. XML). Über Technologiepartnerschaften (z.B. mit TRADOS) aber auch komplementäre Integrationspartnerschaften (z.B. mit CSC Ploenzke) ist die vertikale und horizontale Einbindung der Lösungen in die Unternehmens-IT-Landschaft optimal gelöst. Anwendungen finden sich vor allem in der Informationserstellung entlang des Produktentstehungs-Prozesses in der Industrie, aber beispielsweise auch bei Fachverlagen. Installationen bestehen unter anderem bei Agilent, Bosch, DaimlerChrysler, Siemens, START AMADEUS, der Süddeutschen Verlagsgruppe, TENOVIS, STOLL . Ihre Redaktionskontakte: SCHEMA GmbH Friederike von Klinski-Wetzel Andernacher Str. 18 90411 Nürnberg Tel: 0911 586861-18 Fax: 0911 586861-70 wetzel@schema.de www.schema.de good news! GmbH Nicole Körber Kolberger Str. 36 23617 Stockelsdorf Tel: 0451 88199-12 Fax: 0451 88199-29 nicole@goodnews.de www.goodnews.de