Anwendertest: In neun Monaten von Presse- zu Pharmatransport

Egerkingen (CH), 11.02.2020 (pkl).

Transportmanagementsystem, Temperatur-Dokumentation und Last-Mile-Management / Vollständige Prozessoptimierung beim Presselogistiker 7Days Media Services in weniger als einem Jahr

Manuel Novio leitet den Bereich Logistic & Warehouse Services bei der 7Days Media Services GmbH. Bild: 7Days

Die 7Days Media Services GmbH ist eine gut geölte Maschine in der Presselogistik. Tägliche Zustellungen in der Nacht und am frühen Morgen sind auch an Wochenenden die Paradedisziplin des Transport-Dienstleisters. Doch ist der stationäre Verkauf von Presseerzeugnissen ein zunehmend schwerer Markt, was sich auch auf das Auftragsvolumen von Presselogistikern auswirkt. 7Days entschloss sich daher zu einem sehr ambitionierten Projekt: die Ausweitung des Transportgeschäfts auf Expresssendungen und sogar temperaturgeführte Transporte – und damit die umfassende Digitalisierung der Prozesse in 9 Monaten.

In der Presselogistik wird häufig noch ohne umfangreiche Auftragsdokumentationen und Routenoptimierungen gearbeitet. Anders jedoch in der Expresslogistik und insbesondere den temperaturgeführten Transporten, die 7Days nun mit anbieten wollte und für die das Unternehmen aufgrund des bestehenden Transportgeschäfts prädestiniert war. Denn Presseerzeugnisse müssen täglich in äußerst engen Zeitfenstern und häufig abends oder am frühen Morgen zugestellt werden. Diese kurzfristigen und sehr termingenauen Lieferungen sind die Kernkompetenz von 7Days und quasi das „täglich Brot“. Dabei genoss 7Days ein derart großes Vertrauen, dass ein interessierter Auftraggeber den Schweizer Dienstleister in einer Ausschreibung auswählte. Unter der Voraussetzung, dass man in weniger als einem Jahr in der Lage sein müsse, Pharmatransporte durchführen zu können. Spätestens hier kamen die Telematik-Anbieter ins Spiel. An insgesamt fünf Unternehmen wandte sich 7Days damals. Mit dabei: Die Last-Mile-Experten der Ulmer AIS GmbH, die gemeinsam mit dem Partner CSD Transport Software GmbH überzeugen konnten.

„Es gab nicht viele Anbieter, die unser Projekt in dieser Timeline hätten umsetzen und dies auch glaubhaft versichern können. Das hat den Ausschlag gegeben, dass wir uns für AIS und CSD entschieden haben“, so Manuel Novio, Leiter Logistic & Warehouse Services bei der 7Days Media Services GmbH.

Starke Partner mit klaren Kompetenzen

Die Aufteilung war klar. Das Transportmanagement inkl. interner Umschlagstransporte erfolgte seitens CSD, mit der die AIS GmbH bereits lange erfolgreich zusammenarbeitet. Die Auftragsabwicklung und -dokumentation bis hin zur Zustellung hingegen erfolgte über AIS. Und hier gab es im Zuge der Umstrukturierung bei 7Days gleich mehrere Anforderungen verschiedener Workflows zu realisieren. Zudem musste die Grundausstattung beschafft werden. Hierzu startete AIS zuerst mit der Beschaffung hunderter Scanner als Mobile Devices für die Fahrer, parallel wurde die AIS-Software bereits in enger Absprache mit 7Days individuell auf die Feinheiten des Anwenders angepasst. Dazu gehörte auch die Einbindung von Software-Modulen, um die temperaturgeführten Transporte abbilden und dokumentieren zu können.

Feinheiten des Pharmatransports

Die Aufzeichnung der Temperatur während des gesamten Transports allein ist im Pharma-Bereich noch nicht ausreichend. 7Days benötigte zusätzlich ein Eskalationsmanagement. „Wenn irgendetwas temperaturbezogen mit der Sendung nicht korrekt ist, erhalten Fahrer und Disposition zuerst Warnungen, anschließend konkrete Alarme. Notfalls gibt es einen Auslieferstopp. Hierfür wird der Versender informiert und dann kommt die Rückmeldung, ob weiter zugestellt werden kann oder eine Retournierung erfolgen muss. Wir sehen auch, ob eine Umlagerung auf ein anderes Fahrzeug noch möglich ist.“, erklärt Novio. Diese Funktionalität erforderte selbstredend eine einwandfreie Kommunikation zwischen TMS-System und AIS. Manuel Novio lobt in diesem Zusammenhang die hervorragende Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten und beschreibt, wie sein Unternehmen sich auch selbst umstellen musste: „Wir haben die neuen Abläufe getestet und die Ausstattung erweitert. Es wurden Kühlzellen installiert und eine W-LAN-Infrastruktur in allen Standorten eingeführt. Auch Server wurden für die neue Lösung bereitgestellt.“

Für das Temperatur-Tracking und -Management wurde zusätzlich die NIC GmbH ins Boot geholt. Der Anbieter des Telematik-Portals „NIC-place“ sorgte für die Temperaturerfassung und lieferte diese Daten im Zuge der Gesamtlösung an AIS und CSD.

Schulungsbedarf, jedoch nicht wegen Telematik

Die neuen Systeme hatten auch direkte Auswirkungen auf die Mitarbeiter bei 7Days. Nicht etwa wegen der Komplexität der Systeme, sondern aufgrund der neuen Prozessabwicklung und wiederum den Anforderungen bei Pharma-Transporten. „Unser Personal musste qualifiziert werden. Das bedeutete einführende, wiederkehrende und Nach-Schulungen, zusammen mit entsprechenden Arbeitsanweisungen“, erklärt der Logistikleiter. All das musste ebenfalls penibel dokumentiert werden, weshalb auch noch ein Qualitätsmanagement-System eingeführt wurde. Und ja, auch das innerhalb der neun Monate.

Bild: 7Days  

Mehr als nur Abholen und Zustellen

Wann immer Waren in den Transportkreislauf von 7Days eintreten und diesen wieder verlassen, werden über AIS sämtliche Daten dieser Prozesse geliefert. Empfang und Abnahme zu quittieren ist dabei jedoch bei Weitem nicht alles. In individuell angelegten Workflows werden Codes gescannt, Arbeitsschritte erfasst, Abfahrtskontrollen durchgeführt, Lieferungen fotografiert und somit den anderen Systemen stets nahtlos zugearbeitet.

„Wir sind ‚state-of-the-art‘”

Doch was bringt denn nun die neu erlangte großflächige Digitalisierung der Geschäftsprozesse neben der Realisierbarkeit der neuen Transportformen? „Intern merken wir eine erhebliche Arbeitserleichterung und Entspannung der Prozesse. Die Software gibt zudem überall Feedback, was gerade neuen Mitarbeitern sehr hilft“, bemerkt Manuel Novio zufrieden und führt fort: „Von extern haben wir sehr positive Resonanz erhalten. Wir öffnen uns mit der Telematik auch nach außen und zeigen, wie leistungsfähig unser Transport-Netzwerk ist. Wir sind ‚state-ofthe-art‘ und das kommt sehr gut an.“