Was Weiterbildungsprofis wissen sollten!

Frau Sammi, was versteht man unter Projekt- und Programm-Management bzw. sind diese Begriffe wirklich gleichbedeutend?
Sidra Sammi: Einige Menschen verwenden die Wörter "Projekt" und "Programm" austauschbar. Andere verwenden "Programm" einfach, um ein großes Projekt zu beschreiben. In Wirklichkeit haben die beiden Begriffe jedoch sehr unterschiedliche Definitionen. Ein Projekt ist einzigartig, temporär und darauf ausgelegt, ein greifbares Ergebnis zu liefern. Es hat einen festen – in der Regel recht kurzen – Zeitrahmen und einen Projektleiter, der für die termin- und budgetgerechte Lieferung des Ergebnisses verantwortlich ist. Bei einem Programm handelt es sich um die koordinierte Verwaltung mehrerer zusammenhängender Projekte und anderer Aktivitäten. Das Hauptziel eines Programms besteht darin, ein strategisches Ergebnis und organisatorischen Nutzen zu erzielen. Programme sind in der Regel langfristig angelegt. Da die spezifischen Liefergegenstände zu Beginn möglicherweise nicht vollständig definiert sind, kann ein Programm oft einen breiten und anpassungsfähigen Umfang haben. Kurz gesagt konzentrieren sich Projekte auf Ergebnisse, während Programme auf Nutzen abzielen.

Warum ist Projekt- und Programmmanagement derzeit so wichtig?
Sidra Sammi: Projekte tragen sowohl zur kurzfristigen als auch zur langfristigen Wertschöpfung bei. Eine ausgezeichnete Projekt- und Programm-Verwaltung kann Unternehmen auf drei wesentliche Arten zugutekommen: Erstens geht es darum, Budgets und Zeitpläne effektiv und effizient zu kontrollieren, zweitens um Führungskompetenz und zwischenmenschliche Fähigkeiten und drittens schließlich um die langfristige strategische Ausrichtung.

Kommen wir zum ersten spannenden Punkt: Budgets und Zeitpläne kontrollieren.
Sidra Sammi: Genau, wer kennt das bei Projekten nicht: Zeitpläne laufen ebenso aus dem Ruder wie der finanzielle Rahmen. Deswegen ermöglicht ein strategisches Projektmanagement, vorausgesetzt die Mitarbeiter sind entsprechend geschult, realistische Erwartungen zu setzen. Ein guter Projektmanager wird den Prozess und die Zeitpläne so erstellen, dass sie erreichbar sind. Das Vermeiden von übermäßig ehrgeizigen Fristen stellt sicher, dass jede Projektphase eher termingerecht, im Budget und gemäß den richtigen Standards abgeschlossen wird. Ein gutes Projektmanagement stellt ebenfalls sicher, dass Projekte proaktiv anstatt reaktiv sind. Indem jeder Beteiligte die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tut, werden Projekte geschaffen, die effizient, klar definiert und weniger anfällig für Misserfolge sind. Ein wesentlicher Teil davon ist die kontinuierliche Berichterstattung: Sie ist entscheidend, um ein Projekt auf Kurs zu halten.

In so einem Fall braucht es eine gute Kommunikation bzw. Führungskompetenz, wobei wir beim zweiten Punkt, den zwischenmenschlichen Fähigkeiten, wären.
Sidra Sammi: Ohne Projektmanagement kann es schwierig sein, die Führung und die klare Ausrichtung zu schaffen, die ein Projekt benötigt. Ein Projektmanager bietet dies. Seine Aufgabe ist es auch, das Projektteam – wenn nötig – zu inspirieren, zu motivieren und zu coachen, um für eine gemeinsame Vision zu sorgen und den Sinn des Ganzen zu vermitteln, damit das Projektteam und externe Partner gemeinsam Höchstleistungen erbringen können. Darüber hinaus ist der Projektmanager dafür verantwortlich, die Rechenschaftspflicht und die Kommunikation in allen Phasen des Projekts zu definieren und zu verwalten. Neben diese Führungskompetenzen spielen natürlich auch die zwischenmenschlichen Fähigkeiten eine große Rolle. Unerlässlich für den Projekterfolg ist beispielsweise das Zuhören im Team. Dabei stehen Transparenz, wobei wir wieder bei der Kommunikation wären, sowie Vertrauen an vorderster Stelle.

Kommen wir zum letzten Punkt, der strategischen Ausrichtung. Dabei werfen Sie sicher einen Blick über das reine Projektmanagement hinaus?
Sidra Sammi: Ja und das ist insbesondere in unsicheren oder sich schnell verändernden Zeiten, und wann haben wir diese nicht, wichtiger denn je. Also müssen sich Unternehmen immer wieder die Frage stellen: Stimmen unsere Projekte mit unserer Unternehmensstrategie überein? Durch den Einsatz von Projektmanagement-Techniken können Organisationen sicherstellen, dass ihre Projekte nicht nur mit den Bedürfnissen ihrer Kunden (was wichtig für die kurzfristigen betriebswirtschaftlichen Belange ist), sondern auch mit ihrer Gesamtstrategie (und damit ihrer langfristigen Vision und Mission) in Einklang stehen. Ein Versäumnis in dieser Hinsicht könnte zu verschwendeter Zeit, Geld und Ressourcen führen. Ohne eine angemessene Projektbeschreibung, die auf Geschäftszielen basiert, und einer klaren Methodik kann ein Projekt den Fokus verlieren und die Wahrscheinlichkeit seines Scheiterns erhöhen. Eine klare Definition unter Berücksichtigung übergreifender Ziele richtig das Projektteam aus und stellt die erforderlichen Schritte des Projekts klar.

Es gibt unzählige Schulungen und Zertifizierungen im Projekt- und Programm-Management. Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen auswählen?
Sidra Sammi: Im Projekt- und Programm-Management fallen Schulungsprogramme und Zertifizierungen in zwei Kategorien: Prozessführung sowie Wissen, Fähigkeiten und Techniken. Allerdings verändert sich die Art und Weise, wie Menschen lernen und auf Wissen zugreifen, gerade sehr deutlich. Corona hat uns gezeigt, was virtuell möglich ist, inzwischen ist es bei den Unternehmen oftmals ein Kostenfaktor, ob persönlich oder digital geschult wird. Unabhängig von Ausfallzeiten und Reisekosten, sind aktuell vor allem On-Demand-Trainingsinhalte sehr gefragt. Idealweise können diese zusätzlich auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Einzelpersonen zugeschnitten werden. Also einfach prüfen, welche Anbieter es gibt, Preise und Leistungen vergleichen – und sich im Zweifelsfall persönlich beraten lassen. Kombinierte Lernpfade sichern eine schnelle Umsetzung. Haben Unternehmen erst einmal eine Projektmanagement-Zertifizierung abgeschlossen und Projekt- sowie Programm-Management-Prozesse implementiert, sind sie überrascht, wie es vorher jemals ohne ging.

Frau Sammi vielen Dank für dieses Gespräch!