Werbeartikel in Sonderform rechtzeitig planen, damit sie zur Messe auch wirklich da sind

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Messen, Jubiläen und Firmenevents werden oft ein Jahr im Voraus terminiert. Die passenden Werbeartikel dagegen landen erstaunlich häufig erst wenige Wochen vor dem Termin auf der Agenda. Bei Standardprodukten mit aufgedrucktem Logo geht das meist noch gut. Wer jedoch einen Artikel in individueller Form möchte, etwa als Nachbildung des eigenen Produkts, braucht deutlich mehr Vorlauf und eine andere Planung.

Warum Sonderanfertigungen anders funktionieren

Der Unterschied liegt im Herstellungsprozess. Ein Kugelschreiber oder eine Tasse wird als fertiger Rohling bedruckt. Ein Artikel in eigener Form muss dagegen von Grund auf neu entstehen. Dafür wird zunächst ein Entwurf erstellt, anschließend eine Form gebaut und schließlich in Serie produziert. Jeder dieser Schritte braucht Zeit, und zwischen den Schritten liegen Abstimmungen, Freigaben und gelegentlich Korrekturschleifen.

Gut sichtbar wird das am Beispiel Stressball. Ein antistressball werbeartikel in Sonderform, zum Beispiel in der Gestalt einer Maschine, eines Fahrzeugs oder eines Maskottchens, wird in der Regel aus PU-Schaum in einer eigens dafür gefertigten Form hergestellt. Bevor die Serie startet, entsteht üblicherweise ein Prototyp, an dem Proportionen, Farben und Details geprüft werden. Erst nach dieser Freigabe beginnt die eigentliche Produktion, und danach folgt noch der Transport.

Rückwärts vom Veranstaltungstermin planen

Die verlässlichste Methode ist eine Rückwärtsplanung. Nehmen Sie den Tag, an dem die Artikel spätestens am Stand oder im Veranstaltungsraum liegen müssen, und rechnen Sie von dort aus zurück. Für Lieferung und Zwischenlagerung sollten Sie einen Puffer einplanen, ebenso für die Serienfertigung und für die Prototypphase. Bei Sonderanfertigungen kommen so schnell mehrere Monate zusammen. Wer zu spät startet, muss entweder auf eine Standardlösung ausweichen oder Eilzuschläge in Kauf nehmen, sofern der Hersteller diese überhaupt anbietet.

Hilfreich ist es, intern frühzeitig zu klären, wer den Entwurf freigibt. In vielen Unternehmen müssen Marketing, Produktmanagement und Geschäftsführung zustimmen. Wenn jede Abteilung eine Woche für ihr Feedback benötigt, verschiebt sich der gesamte Zeitplan entsprechend. Eine klare Zuständigkeit und ein fester Termin für die Freigabe sparen hier oft mehr Zeit als jede Beschleunigung in der Produktion.

Stellen Sie dem Hersteller außerdem von Beginn an vollständige Unterlagen zur Verfügung. Dazu gehören das Logo in einem druckfähigen Format, die genauen Farbwerte aus dem Corporate Design und bei Produktnachbildungen aussagekräftige Fotos oder technische Zeichnungen. Je präziser das Briefing, desto weniger Korrekturrunden sind beim Entwurf und beim Prototyp nötig.

Mindestmengen und Werkzeugkosten verstehen

Ein zweiter Punkt, der bei der Planung oft unterschätzt wird, sind Mindestmengen. Weil für jede Sonderform ein eigenes Werkzeug entsteht, verteilen sich dessen Kosten auf die Stückzahl. Kleine Auflagen sind deshalb bei individuell geformten Artikeln meist unwirtschaftlich, und viele Hersteller setzen Mindestmengen im vierstelligen Bereich an. Hinzu kommen gegebenenfalls separate Kosten für den Prototyp.

Für die Budgetplanung bedeutet das, dass sich eine Sonderanfertigung vor allem dann lohnt, wenn der Artikel über mehrere Anlässe hinweg eingesetzt wird. Eine einmal entwickelte Form lässt sich bei späteren Nachbestellungen erneut nutzen. Es kann daher sinnvoll sein, die Menge nicht nur für eine Messe zu kalkulieren, sondern für das gesamte Jahr, inklusive Kundenbesuche, Bewerbertage und Mailings.

Was einen guten Werbeartikel ausmacht

Unabhängig vom Zeitplan stellt sich die Frage, ob der Artikel bei der Zielgruppe überhaupt ankommt. Werbeartikel, die schnell im Papierkorb landen, verfehlen ihren Zweck. Gute Erfahrungen machen Unternehmen in der Regel mit Gegenständen, die einen Bezug zum eigenen Angebot haben und gleichzeitig im Alltag einen kleinen Nutzen oder Spaß bieten. Ein Stressball in Form des eigenen Produkts erfüllt beides: Er liegt auf dem Schreibtisch, wird in die Hand genommen und erinnert dabei an den Absender.

Achten Sie bei der Auswahl außerdem auf Material und Verarbeitung. Ein Artikel, der nach kurzer Zeit reißt oder seine Form verliert, wirft ein schlechtes Licht auf die Marke. Fragen Sie beim Hersteller nach Materialangaben und lassen Sie sich nach Möglichkeit Muster zeigen, bevor Sie eine größere Menge bestellen.

Fazit für die Eventplanung

Werbeartikel in Sonderform können am Messestand und darüber hinaus eine starke Wirkung entfalten, sie verlangen aber eine Planung, die deutlich vor dem eigentlichen Termin beginnt. Wer Entwurf, Freigabe, Prototyp, Produktion und Lieferung als feste Etappen im Projektplan verankert, Mindestmengen realistisch einschätzt und den Einsatz über das ganze Jahr denkt, vermeidet Hektik in den letzten Wochen vor dem Event.