Xerox Studie: Im Jahr 2018 hat Papier in 90 Prozent der Unternehmen weitgehend ausgedient

Das vollständig digitale Unternehmen zeichnet sich am Horizont ab - aber der Weg ist noch weit

Neuss, 21. März 2016 - Schon heute sind Daten das Lebenselixier und das Rückgrat der meisten Unternehmen. Die Kunst liegt in der Analyse: Enorme Datenmengen wollen interpretiert werden, damit sie wichtige Einblicke und Erkenntnisse liefern können. Keine leichte Aufgabe - das zeigt eine aktuelle Studie von Xerox, die unter insgesamt 600 IT-Entscheidern in großen europäischen und nordamerikanischen Unternehmen durchgeführt wurde. Der "Digitisation at Work"-Report von Xerox zeigt auf, dass der Wechsel von Papier zur digitalen Information bereits vor der Tür steht - aber viele Betroffene noch längst nicht bereit sind.

Papierbasierte Prozesse sind aufwändig. Vor allem Kosten und Sicherheit machen jeweils 42 Prozent der Befragten erhebliche Sorgen. Schon in den nächsten zwei Jahren, so die Einschätzung der Studienteilnehmer, werden wichtige Vorgänge nur noch zu etwa neun Prozent mithilfe von Papier ausgeführt.

Jedoch geben 55 Prozent auch zu, dass in ihren Unternehmen zurzeit das Papier noch dominiert. Mit 29 Prozent verlässt sich sogar ein knappes Drittel bei der Kundenkommunikation auf papierbasierte Medien anstatt auf E-Mail oder Social Media. Und das, obwohl auf der anderen Seite 41 Prozent zustimmen, dass digitale Workflows wesentlich kostengünstiger wären - und immerhin 87 Prozent über die erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen verfügen.

"Die Unternehmen haben durchaus eine Vorstellung vom schlanken, agilen digitalen Unternehmen - aber tatsächlich ist das heute großenteils noch Zukunftsmusik. Es besteht zweifelsohne eine beträchtliche Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit, was vor allem daran liegt, dass die maßgeblichen Schritte einfach noch nicht unternommen werden", erklärt Andy Jones, Vice President, Workflow Automation, Large Enterprise Operations bei Xerox.

Automation steht an erster Stelle
Im Hinblick auf die Prozessautomatisierung haben sich bereits knapp drei Viertel mit möglichen Einsatzbereichen in ihrem Unternehmen beschäftigt. Dazu gehören vor allem die Buchhaltung (38 Prozent), die Kostenabrechnung (37 Prozent), die Kreditorenbuchhaltung (36 Prozent) sowie Customer Care (35 Prozent).
Jedoch zeigt die Erhebung auch, dass noch einige Grundvoraussetzungen geschaffen werden müssen, damit digitale Workflows und ein entsprechender Automatisierungsgrad in Schlüsselbereichen des Geschäfts Realität werden können - und dass es genau hier noch Nachholbedarf gibt.
• 40 Prozent der Befragten haben bislang keine Lösungen für mobile Arbeitsplätze implementiert.
• 47 Prozent sind in punkto Cloud Services noch nicht auf dem erforderlichen Stand.
• 45 Prozent verfügen noch nicht über entsprechende Möglichkeiten, durch Big Data-Analysen zuverlässige Vorhersagen treffen zu können.

In vielen Fällen kann bereits die Digitalisierung oder auch die Neugestaltung papierbasierter Prozesse die Situation noch vor der eigentlichen Automatisierung spürbar verbessern. So kann eine genaue Analyse des Mitarbeiterverhaltens im Hinblick auf das Ausdrucken von Dokumenten wichtige Hinweise darauf geben, wie hohe Papier- bzw. Druckkosten durch eine Digitalisierung bestimmter Bereiche gesenkt werden können. Hier gaben 90 Prozent der Befragten an, dass sie über geeignete Instrumente und Methoden verfügten, um das Druckverhalten zu analysieren - jedoch werden diese Instrumente nur von 45 Prozent auch tatsächlich in vollem Umfang eingesetzt.

Finanzsektor und öffentlicher Bereich: Wandel braucht Zeit
Für ausgesuchte Branchen zeigt sich folgendes Bild: Im Finanzsektor setzen 56 Prozent der Unternehmen vorwiegend auf Papier, zum Beispiel bei Rechnungen. Bei 17 Prozent haben bislang noch keinerlei Schritte zur Digitalisierung stattgefunden - obwohl deutlich über 40 Prozent davon überzeugt sind, dass digitale Prozesse Kosten sparen und die Produktivität erhöhen. Immerhin haben bereits 78 Prozent der Befragten aus dieser Branche inzwischen Schlüsselbereiche für die Digitalisierung identifiziert.

Im öffentlichen Bereich erwarten immerhin zwei Drittel der Studienteilnehmer eine völlige Ablösung des Papiers durch digitale Prozesse bis 2018. Auch hier ist der Anteil derer, die sich davon insbesondere schnellere Prozesse versprechen, mit 58 Prozent vergleichsweise hoch. 43 Prozent der Befragten hält papierbasierte Lösungen für zu teuer - und 41 halten sie zudem für zu risikoreich im Hinblick auf den Datenschutz. Fast zwei Drittel haben bereits die diejenigen Funktionen selektiert, die am stärksten von einer Automatisierung profitieren würden.

Xerox bietet Workflow Automation Services als Bestandteil der Managed Print Services an. Sie können Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation und einer höheren Produktivität maßgeblich unterstützen. Zudem entwickelt Xerox Automatisierungstools über das gesamte Portfolio hinweg - einschließlich Customer Care Centern, Finance and Accounting-Prozessen sowie dem Healthcare-Sektor.

Über die Studie

In der zweiten Jahreshälfte 2015 hat Coleman Parkes Research eine Erhebung unter insgesamt 600 IT-Entscheidern aus verschiedenen Organisationen in den USA, Kanada und Westeuropa (Benelux, Frankreich, Deutschland, Großbritannien) durchgeführt. Ziel der Studie waren fundierte Erkenntnisse über Ansätze, Herausforderungen und Initiativen im Hinblick auf die digitale Transformation und papierbasierte Prozesse.
Zu den Verantwortungsbereichen der Befragten zählten unter anderem die Digitalisierungs-Strategie ihrer Unternehmen sowie entsprechende Lösungen und die Infrastruktur. Die Befragten kommen aus dem öffentlichen Bereich, der Finanzdienstleistungs-Branche sowie aus Unternehmen.

Der gesamte Xerox Report zur Studie kann unter https://www.xerox.de/de-de/dienstleistungen/managed-print-services/einblicke/digitale-transformation heruntergeladen werden.