Welche Daten sind elektronisch aufzuzeichnen?

Diese Aufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Beschäftigten, unabhängig davon, ob sie im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice tätig sind.

Ziel der Regelung ist eine vollständige, nachvollziehbare und manipulationssichere Erfassung der Arbeitszeit. Dadurch sollen Überstunden, Ruhezeiten und gesetzliche Höchstarbeitszeiten besser kontrollierbar werden - sowohl für Arbeitgeber als auch für Beschäftigte.

Die erfassten Daten müssen:
zeitnah, also möglichst am selben Tag, eingetragen oder automatisch gespeichert werden,
elektronisch gespeichert und auf Anfrage der Arbeitsschutzbehörden vorgelegt werden können,
vor nachträglichen Änderungen oder Manipulation geschützt sein.


Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System oder Gerät vor - entscheidend ist, dass die Dokumentation manipulationssicher erfolgt. Damit kommen sowohl digitale Terminals, mobile Apps als auch Cloud-Lösungen infrage.

Beispiel TimeSec:

Die Systeme von TimeSec erfassen Arbeitszeiten automatisch und fälschungssicher über App, Terminal oder Cloud-Backend. Änderungen oder Korrekturen werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar, was die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt.

Damit wird klar: Eine einfache Excel-Tabelle oder handschriftliche Notizen reichen künftig nicht mehr aus, sobald die elektronische Pflicht greift. Arbeitgeber sollten daher frühzeitig auf eine zertifizierte, datenschutzkonforme Lösung umstellen.