Technologischer Wandel in KMU: Interne Kommunikation bei Digitalisierung und Automatisierung

Im Mittelstand am Niederrhein wird technologische Erneuerung häufig als Einführungsprojekt organisiert, das Auswahl, Zeitplan, Schulung und Go-live umfasst. Die betriebliche Wirksamkeit entsteht jedoch erst dann, wenn die neue Arbeitsweise in Routinen übergeht. Sobald Systeme Datenqualität verlangen, Dokumentation standardisieren oder Entscheidungen vorbereiten, greifen sie in informelle Praxislogiken ein, die sich über Jahre als leistungsfähig erwiesen haben. Widerstand ist in diesen Situationen häufig eine Reaktion auf Kontrollverlust, auf unklare Verantwortlichkeiten oder auf fehlende Einbettung in den Zweck der Arbeit, nicht eine pauschale Ablehnung von Technologie.

"Technologischer Wandel bedeutet Wandel der Arbeitsorganisation, weil neue Systeme entscheiden helfen, dokumentieren, vergleichen und bewerten", sagt Prof. Dr. Patrick Peters, Professor für Kommunikation und Nachhaltigkeit sowie Berater für PR und Kommunikation in Mönchengladbach. "Wenn Unternehmen diesen Zusammenhang nicht kommunizieren, wird aus einer Einführung ein Vertrauensproblem. Dann entstehen Umgehungspraktiken, die den Nutzen der Technologie faktisch neutralisieren."

Interne Kommunikation im Wandel erschöpft sich nicht in Termin- und Funktionshinweisen. Sie klärt, was sich an Aufgabenprofilen verändert, welche Entscheidungslinien gelten und wie Fehlerkorrekturen organisiert werden. Ebenso regelt sie, wie Rückmeldungen verarbeitet werden, damit Lernen möglich bleibt, ohne dass die Umstellung in Beliebigkeit gerät. Gerade in KMU, die stark über Personen und informelle Absprachen funktionieren, wirkt Führung über die Glaubwürdigkeit der eigenen Praxis. Mitarbeitende beobachten, ob Führung selbst mit neuen Werkzeugen arbeitet, ob sie Widersprüche zwischen Anspruch und Alltag erkennt und ob Zuständigkeitskonflikte entschieden werden.

Ein tragfähiges Vorgehen setzt an einem klar definierten Einsatzfeld an, in dem Nutzen im Arbeitsalltag erkennbar wird und die Umstellung kontrollierbar bleibt. Wenn Systeme Planung, Kundenkommunikation oder Dokumentation verändern, braucht der Betrieb eine nachvollziehbare Ordnung der Freigaben und Verantwortlichkeiten. Ohne diese Ordnung entsteht eine Grauzone, in der Mitarbeitende sich absichern und neue Werkzeuge nur formal verwenden. Interne Kommunikation schafft hier die Voraussetzungen, die technische Projekte häufig unterschätzen, weil sie die soziale Einbettung von Regeln und Entscheidungen organisiert.

"Unternehmen müssen Veränderung so kommunizieren, dass Mitarbeitende die neue Ordnung verstehen und zugleich ihre praktische Erfahrung einbringen können", betont Patrick Peters. "Das entlastet Führung, weil es Reibungsverluste reduziert und die Umstellung in eine kontrollierbare Form bringt." Er begleitet Transformations- und Kommunikationsprojekte in KMU im Raum Mönchengladbach, Krefeld, Viersen, Kleve, Neuss, Heinsberg sowie Aachen und Eifel. Weitere Informationen zur Kommunikationsberatung und zur internen Transformationskommunikation stehen unter www.pp-text.de zur Verfügung.