Onlinezugangsgesetz – mehr Amt im Internet ganz einfach?

Derzeit publiziert die Fachpresse zunehmend Meldungen zu unterschiedlichen Onlinediensten diverser Stadtverwaltungen bundesweit. Im Kern wird zumeist die Möglichkeit, ein Formular im Internet auszufüllen bzw. ein ausfüllbares PDF-Format online zu stellen als Erfolg präsentiert.

Es scheint also bei der OZG-Umsetzung viel zu passieren. Unbestritten sind dies kleine Schritte in Richtung Bürgerfreundlichkeit. Tatsächlich greifen die Ansätze in der OZG-Diskussion jedoch zu kurz. Millionenbeträge Bundesmittel werden in die Ministerien der Bundesländer verteilt. Diese kreieren sog. „EfA-Lösungen“ („Einer für Alle“) unter Einbeziehung externer Berater, jedoch oft nicht unter Berücksichtigung spezialisierter, langjährig erfahrener, Fachverfahrensanbieter und Praktiker in Wirtschaft und Kommunen.

Entstehende Expertise sowie entstehende Aufwände auf der ausführenden und verpflichteten Ebene finden nicht hinreichend Eingang in die Umsetzungsdebatte, so dass vorhandene Potentiale nicht gehoben werden. Darauf hat insbesondere auch der DATABUND – Verband der mittelständischen IT-Dienstleister und Software-Hersteller im öffentlichen Sektor e.V. -, dem die EDV Ermtraud GmbH angehört, mehrfach ausdrücklich den Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik, Bundes-CIO Staatssekretär Dr. Markus Richter aufmerksam gemacht.

Es mangelt nicht am Digitalisierungswillen der Rathäuser, deutlich wird aber auch der finanzielle Aspekt, dass die OZG-Mittel nicht die Kommunen und Fachverfahrenshersteller erreichen, deren Ressourcen massiv gebunden werden. Die Ausgestaltungsspielräume reduzieren sich durch die zusätzlichen Einbrüche der Kommunalfinanzen in den Coronajahren 2020 und 2021 weiter – die kommunalen Kassen sind leer, die Gewerbesteuereinnahmen langfristig eingebrochen. Zahlreiche Kämmerer stehen zum 3. Quartal in der Haushaltplanung für 2022 vor den Fragen: Welche Mittel können geplant werden? Was kostet das OZG? Wer stellt planbare Finanzmittel bereit („wer bestellt bezahlt“)?

Wesentliche Schwäche der Konzepte „von oben“ ist, das sie den Fokus primär auf das Webfrontend legen, d.h. die sichtbare Seite des Bürgerservice in einem Internetbrowser. So scheint es, dass die Formularserver (zentral oder dezentral betrieben) leicht alle Leistungen nach Onlinezugangsgesetz abbilden könnten. Für wenige mehr oder minder nicht normierte, formlose Anträge genügt der Verwaltung möglicherweise die gängige Übermittlung der Anträge vom Server ans Amt als ausgefüllte PDF-Formulare.

Für komplexe Vorgänge ist jedoch ein medienbruchfreies Arbeiten erforderlich, um die digitale Antragsmenge zu bewältigen. Gerade die Gewerbemeldung ist umfangreich, enthält eine detaillierte Fachlogik mit zahlreichen Plausibilitäten und Abhängigkeiten. Was für die Anmeldung eines gewöhnlichen inhabergeführtem Einzelunternehmen noch einfach erscheint, steigert sich für andere Gesellschaftsformen immens in den Anforderungen: die GbR mit vielen Beteiligten, eine mehrstöckige GmbH & Co KG, Stiftungen & Co KG -zuletzt am Beispiel einer großen Supermarktkette- erfordern beispielsweise besondere Aufmerksamkeit.

Seit Beginn der Corona-Pandemie hat sich die Übermittlung von Gewerbean-, Um- und Abmeldungen in Form ausgefüllter PDF-Dateien anstelle Papier vervielfacht. Einige davon gehen über Serviceportale, wie in Baden-Württemberg oder Thüringen (Service-BW, ThAVEL) in ersten Ausbaustufen vorhanden, ein. Der nicht einlesbare PDF-Output von diesen OZG-Portalen und Formularservern verursacht nach wie vor erheblichen manuellen Erfassungsaufwand im Gewerbeamt – vermeidbare Investition in Personal und Arbeitszeit.

Das erprobte Gewerbefachverfahren GEVE und die Onlinetools des Spezialisten EDV Ermtraud GmbH sind gerüstet, Gewerbeanmeldungen, Ummeldungen und Abmeldungen zum einen online aufzugeben aus Sicht des Gewerbetreibenden. Auf Seiten der kommunalen Gewerbeämter ist aufgrund der Unterstützung des Standards XGewerbeanzeige (ab 2022 fortgeführt als XGewerbeordnung) ein vollständiger elektronischer Import von beliebigen Senderplattformen grundsätzlich möglich; darunter die hauseigenen Onlinemodule des Anbieters sowie erste einzelne Plattformen der Bundesländer, z.B. das Wirtschaftsserviceportal NRW und Amt24/Onlinegewerbedienst OGW-Sachsen. Aufgrund der landes- und regionalspezifisch unterschiedlichen Gegebenheiten, diversen Konzeptioniern, Organisatoren und technischen Betreibern in der Fläche entsteht jedoch stets Abstimmungsbedarf zwischen allen Beteiligten.

Damit würden drei priorisierte OZG-Leistungen als auch ressourcenschonende Prozesse der Verwaltungsdigitalisierung zeitnah in der Breite abgebildet. Vom Onlinezugangsgesetz können „Besteller“ (gesetzliche Vorgabe), Sender und Empfänger profitieren. Moderne Onlinedienste, theoretische OZG-Konzepte und praktische Ausgestaltung mit Einbeziehung der Fachverfahrenshersteller und Kommunen schließen sich nicht aus, müssen aber von Anfang bis Ende gedacht werden. Nur pragmatische Konzepte können sukzessive das OZG mit Leben füllen, ohne die Betroffenen auf diesem Weg zu verlieren.