Neues Kassenverfahren erfolgreich eingeführt

So hat die Stadt Altena (NRW), touristisch geprägte Stadt im Lenneland bei Iserlohn, zum 1.10.2022 die neueste Generation TopCash der EDV Ermtraud GmbH eingeführt. Die 19.000 Einwohner zahlen die in Anspruch genommenen Dienstleistungen der Stadtverwaltung an 5 modern ausgestatteten Arbeitsplätzen in den Fachabteilungen. Ihnen werden neben der klassischen Barzahlung dank voll ins Kassensystem integrierter EC-Terminals kontaktlose Kartenzahlungen angeboten. Im Rahmen der Umsatzsteuerpflicht nach §2b Umsatzsteuergesetz (UStG) hat man zugleich die 5 TopCash-Arbeitsplätze an die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gekoppelt. Die Finanzbuchhaltung profitiert von der Kassendigitalisierung durch die elektronische Übergabe der Kassenabschlüsse von TopCash an das Axians Infoma-Finanzmanagement. Die doppische Kontierung ist wie auch die gültigen Mehrwertsteuersätze zentral in TopCash hinterlegt.

Das mit 10.000 Einwohnern etwas kleinere Gernsheim am Rhein, attraktive Wohngemeinde im südhessischen Kreis Groß-Gerau, hat sich mit 7 Zahlstellen, alle mit angebundenen Zahlungsverkehrsterminals, ähnlich positioniert. Es wird seit dem 1.12.2022 mit ausfallsicherer TSE im lokalen Verwaltungsnetzwerk revisionssicher und Umsatzsteuerrecht konform gebucht.

Karlstadt am fränkischen Main, 15.000 Einwohner, hat wie auch Altena und Gernsheim nicht auf die TSE verzichtet. Zur elektronischen Anbindung der EC-Geräte an das Kassensystem besteht kein Zwang, so dass diese zurückgestellt wurde – EC-Geräte laufen noch „stand alone“. Man hat aber die Option, die händische Eingabe des Zahlbetrages zu einem späteren Zeitpunkt durch die OPI-Anbindung der Terminals abzuschaffen. TopCash wurde zum 1.11.2022 produktiv geschaltet.

Kommunale Finanzabteilungen, die sich noch nicht vollständig durch die Szenarien der Umsatzsteuer gearbeitet haben (es gilt zu eruieren welche Leistungen zu welchen Sätzen Mehrwertsteuer-pflichtig werden etc.), ziehen die im Dezember neuerlich verkündete Option der Verlängerung der Umsatzsteuerbefreiung, die eigentlich zum 31.12.2022 auslief.

Daher konnte das hessische Mittelzentrum Lampertheim, 32.000 Einwohner, in direkter Nachbarschaft zum baden-württembergischen Zentrum Mannheim gelegen, noch auf die technische Sicherheitseinrichtung verzichten. Seit 1.12.2022 wird das neue TopCash genutzt. Gleichwohl steht es den Kämmerei- und Kassenverwaltern offen, jederzeit Umsatzsteuersätze im System einzupflegen, die zeitgesteuert z.B. zum 1.1.2024 oder 1.1.2025 automatisch wirksam werden.

Overath im Bergischen Land grenzt an den Ballungsraum Köln, seine Einwohner können an 8 Zahlstellen ihres Rathauses Gebühren begleichen. Das zum 1.12.2022 scharf geschaltete Kassensystem verfügt über die elektronische Schnittstelle zum HKR-System der Stadt.

Die beispielhaft genannten Stadtverwaltungen sind mit ihrer Entscheidung für TopCash zugleich für die nächsten gesetzlichen Herausforderungen gerüstet:

Seit Mitte 2022 haben die jeweiligen Unfallkassen der Bundesländer die DGUV Vorschrift 25, konkretisiert in der Regel 115-005 „Überfallprävention in Kassen und Zahlstellen der öffentlichen Hand“ in Kraft gesetzt. Mit der Anbindung der bargeldlosen Zahlung und Betragsgrenzenvorgabe für Bargeldbestände wird TopCash diesen Ansprüchen gerecht.

Diejenigen Rathäuser, die als juristische Personen öffentlichen Rechts erst 2024 bzw. 2025 den nächsten großen Schritt in der Umstellung der Finanzsoftware angehen, stehen alle relevanten Module bereits heute zur Verfügung, so dass der Prozess als fließender Übergang gestaltet wird.

Zahlungsverkehr mit Karte ist in der Kommunalverwaltung mittlerweile ein vom Bürger eingeforderter Standard. Zunehmend kommt jedoch neben der klassischen, nur in Deutschland ausgegebenen Bankcard (GiroCard) eine Debit-Karte, also mit VPAY- oder Maestro-Merkmal („europäische EC-Karte“) oder originäre Kreditkarte (meist VISA oder MASTER-Card) zum Einsatz. Auch das kontaktlose Zahlen mit dem Smartphone bleibt stark im Trend. Die OPI-Schnittstelle, ähnlich der früheren ZVT-Schnittstelle, ermöglicht die Anbindung aller zeitgemäßen EC-Terminals diverser Hersteller und Provider. Optional bietet der Kassensystemanbieter aus Rheinbrohl geeignete Geräte zum Einsatz im LAN oder WLAN aus einer Hand an.

Das Kassenrecht bleibt 2023 herausfordernd. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, Kassensicherungsverordnung, der Revisionssicherheit nach DSFinV-K verlieren nicht an Bedeutung.

Die geeignete elektronische Kasse muss skalierbar nach Arbeitsplätzen und Organisationsstruktur die lokale Kassenhierarchie abbilden. Ferner muss sie sich modular anpassen, beispielsweise Erweiterungsoptionen durch die Artikel und Bestandsverwaltung bereitstellen – so wie TopCash in Altena, Karlstadt, Gernsheim, Lampertheim und Overath.