Was bei privater Nutzung von Kommunikationsmitteln im Unternehmen zu beachten ist

UIMC: Neue Entwicklungen und Handlungsempfehlungen zum Fernmeldegeheimnis

_Auch wenn heutzutage nahezu jeder Mitarbeitende eine Smartphone hat und somit erreichbar ist, so ist weiterhin die private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel wie E-Mail und Internet ein häufiges Thema. Dabei rücken auch immer wieder juristische Fragestellungen - Stichwort: Fernmeldegeheimnis - in den Fokus. Aktuelle rechtliche Entwicklungen werfen dabei Fragen zum Schutz der Kommunikation und den Pflichten von Arbeitgebern auf. "Die jüngsten Klarstellungen der Datenschutzbehörden bringen sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer mehr Rechtssicherheit im Umgang mit der privaten Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel", erklärt Dr. Jörn Voßbein, UIMC-Geschäftsführer._

Bis vor Kurzem wurde angenommen, dass Arbeitgeber, die die private Nutzung von E-Mail und Internet erlauben oder zumindest dulden, als sog. Telekommunikationsdiensteanbieter gelten und somit dem Fernmeldegeheimnis unterliegen. Diese Sichtweise führte zu erheblichen Unsicherheiten hinsichtlich der Überwachung und des Zugriffs auf Kommunikationsdaten, da sowohl die Überwachung des Datenverkehrs als auch der Zugriff auf E-Mails im Krankheitsfall massiv erschwert wurden. Nun verdichten sich aber die Anzeichen für eine juristische Fortentwicklung.

Aktuelle Stellungnahmen, wie der 29. Tätigkeitsbericht der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), stellen nun klar, dass Arbeitgeber in diesen Fällen nicht als Telekommunikationsdiensteanbieter einzustufen sind und somit nicht dem Fernmeldegeheimnis unterliegen. Stattdessen greifen die "allgemeinen" Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen.

Trotz dieser Klarstellung bleibt der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter essenziell. Unternehmen sollten daher folgende Maßnahmen ergreifen, um sich rechtssicher und im Sinne der DSGVO korrekt aufzustellen:

* Klare Richtlinien: Definieren Sie in einer schriftlichen Vereinbarung, ob und in welchem Umfang die private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel gestattet ist.
* Transparente Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter umfassend über mögliche Datenverarbeitungen und Zugriffsrechte des Arbeitgebers gemäß Art. 13 DSGVO.
* Datenschutzkonforme Überwachung: Sollte eine Überwachung notwendig sein, muss diese im Einklang mit der DSGVO stehen und verhältnismäßig sowie transparent durchgeführt werden. Sofern das Unternehmen mitbestimmt ist, sollte dies auch über eine Betriebsvereinbarung geregelt oder zumindest mit dem Betriebsrat abgestimmt/diskutiert werden.

"Es ist unerlässlich, dass Unternehmen ihre internen Regelungen prüfen und sofern erforderlich an die aktuellen rechtlichen Entwicklungen anpassen, um sowohl den Schutz der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten, als auch rechtliche Risiken für das Unternehmen zu minimieren", betont Dr. Jörn Voßbein abschließend.