Wissensressourcen managen – moderne Softwaretechnologie der community4you unterstützt diesen Prozess

Wissens Management Systeme und Methoden zum Erfassen des expliziten und impliziten Wissens unterstützen Unternehmen mit der täglichen Informationsflut umzugehen und Wissen optimal zu verwalten. Um sich einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen, muss Wissensmanagement als ein ganzheitliches, integriertes Konzept zur Erschließung, zur Speicherung und zum Austausch von Wissen innerhalb und außerhalb des Unternehmens verstanden werden. Dabei steckt Wissen nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter und in Projekten oder Arbeitsabläufen, sondern auch in zahlreichen Unterlagen wie Handbüchern, Dokumentationen, Konzeptionen oder Schulungsmaterialien. Oft werden diese Unterlagen von mehreren Autoren erstellt, was dazu führt, dass zahlreiche mehr oder weniger aktuelle Versionen mit unterschiedlicher Formatierung unstrukturiert auf einem File-Server oder auf verschiedenen Rechnern liegen. Wissen Sie genau, welche Präsentationen, Schulungsunterlagen und Handbücher mit welchen Inhalten in Ihrem Unternehmen existieren? Besonders in großen Unternehmen geht häufig die Transparenz darüber verloren, welche Präsentationen oder Texte überhaupt vorhanden sind. Meist weiß nur ein kleiner Personenkreis, wo sich bestimmte Dokumente befinden und welchen Inhalt sie haben. Den Überblick welche Unterlagen im Unternehmen existieren hat keiner. Werden Dokumente, statt auf einem File-Server, gar auf lokalen Arbeitsplatzrechnern gesichert, können nur zugriffsberechtigte Personen darauf zugreifen. Möchte ein Mitarbeiter ein Dokument eines Kollegen verwenden, so benötigt er dessen persönliche Zugangsdaten, den Dateinamen und Informationen über den Speicherort. Inhaltliche Änderungen an einem Dokument festzustellen scheint bei diesen Arten der Datenhaltung genauso unmöglich, wie neue Versionen von alten zu unterscheiden. Bleibt die Suche nach einer bestimmten Datei erfolglos, muss sie zeitaufwändig neu erstellt werden; unnötige Doppelerstellungen sind die Folge. Dadurch entstehen nicht nur Redundanzen, sondern häufig auch Fehler bei Aktualisierungen. Halten sich alle Mitarbeiter exakt an das vorgegebene Unternehmens-Layout? Zwar gibt es in den meisten Unternehmen Vorschriften, wie ein Dokument aufgebaut werden soll, allerdings haben die Autoren oft große Mühe, sich daran zu halten. Die manuelle Formatierung der Unterlagen, von dem Einrichten der Überschriften und dem Einhalten der richtigen Abstände bis hin zur Wahl der Unternehmensfarben und -schriften, erfordert sowohl von den Autoren als auch den Lektoren ein hohes Maß an Zeit und Umsicht. Wird nicht bereits beim Erstellen der Dokumentation, der Präsentation oder des Handouts darauf geachtet, dass das Unternehmens-CI eingehalten wird, muss später viel Arbeit in die Anpassung des Layouts investiert werden. Die Autoren können sich nicht ausschließlich auf ihre Kernkompetenz, das Formulieren des Inhalts, konzentrieren. Im Bereich der Pflege von Webseiten gibt es bereits zahlreiche Systeme, die es dem Autor ermöglichen, Inhalt und Layout getrennt voneinander zu pflegen. Bei dem Erstellen von Unterlagen jedoch hat sich diese Arbeitsweise bisher nicht durchgesetzt. Ein Grund dafür besteht darin, dass die Autoren nicht auf ihre bekannten Editoren verzichten möchten. Komplexe Unterlagen, egal ob Handbücher oder Schulungsunterlagen, lassen sich mit den gewohnten Office Programmen Microsoft Word und Microsoft PowerPoint vielfach komfortabler erstellen als mit den Editoren der Content Management Systeme. Das Softwareprodukt der community4you comm.editsweb erfüllt alle Anforderungen eines innovativen, sicheren, wissensbasierten und dokumentgestützten Authoring und Publishing Systems. Es vereint die Vorteile von Dokumenten Management und Content Management Systemen durch weiterführende Funktionalitäten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenmanagement Systemen liegt der Fokus von comm.editsweb nicht in der Digitalisierung und strukturierten Speicherung aller Schriftstücke, sondern in der Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung komplexer Unterlagen. Dabei werden die unternehmensweiten Unterlagen als Teil des gesamten Wissensschatzes des Unternehmens verstanden. Die Qualität der Unterlagen und somit des Unternehmenswissens wird durch die Integration aller Prozesse in einem System erreicht. Die Vorteile liegen auf der Hand. Das ganzheitliche Konzept bei der Unterlagenerstellung, -verwaltung und -verteilung mit comm.editsweb schafft Transparenz und Zeitersparnis - und damit einen Wettbewerbsvorsprung. Dezentrale Personalarbeit mit uneinheitlicher Wissensbasis ist mit comm.editsweb Vergangenheit. Die unternehmensweiten Unterlagen werden nicht auf einem File-Server, sondern strukturiert, kategorisiert und zentral in einer verschlüsselten Datenbank abgelegt. Alle Unterlagen, die auf diese Art verwaltet werden, können nach individuellen Kriterien verschiedenen -auch mehreren- Kategorien zugeordnet werden. Dabei entstehen keine Kopien der Dateien. So kann beispielsweise ein Handbuch im Entwicklungsbereich und gleichzeitig in der Kategorie der Marketing- oder Supportabteilung hinterlegt werden. Diese Zuordnung sorgt, erweitert durch verschiedene Suchmechanismen wie integrierte Volltextsuche und strukturierte Suche sowie Schlagwortvergabe, für Transparenz und garantiert, dass jeder Mitarbeiter oder Partner die Informationen findet, die er benötigt. Der Zugriff auf die Unterlagen erfolgt, entsprechend der individuell verwalteten Zugriffsrechte des Mitarbeiters (zum Beispiel als Autor oder Leser), zentral über das Internet oder das lokale Netzwerk. Auch die Möglichkeit der Zusammenarbeit in verteilten Teams ist vorhanden. Ferner zeichnet sich comm.editsweb, abhängig von der gewählten Variante, durch eine transparente einstufige oder mehrstufige Versionsverwaltung aus. Alle älteren Versionen der erstellten Unterlagen werden übersichtlich vorgehalten und sind jederzeit abrufbar. Sie werden nicht überschrieben. Änderungen sind dadurch leicht nachvollziehbar. Bei der mehrstufigen Versionierung durchlaufen neue und geänderte Inhalte zunächst verschiedene Qualitätssicherungsstufen. Der in comm.editsweb integrierte Prüf- und Freigabeworkflow stellt sicher, dass die Unterlagen erst nach Überprüfung durch eine verantwortliche Stelle freigegeben und versioniert werden. Abgelehnte Dokumente werden an den Autor zur erneuten Bearbeitung zurückgewiesen. comm.editsweb schafft nicht nur transparentes Unternehmenswissen, sondern setzt auch auf modulare Unterlagenerstellung. So werden Layout, Struktur und Inhalt getrennt voneinander gepflegt. Das Design wird einmalig CI-konform angelegt, Strukturen werden entsprechend der Unternehmensstandards erstellt und Inhalte in kleinstmöglichen sinnvollen Einheiten verwaltet, modular in einer Datenbank abgelegt und bei Bedarf zu kompletten Unterlagen zusammengeführt. Dabei kann jede Einheit (Kapitel, PPT-Folie) auf einfache Weise in verschiedenen Unterlagen integriert und somit wiederverwendet werden. Müssen Dateien aktualisiert werden, zum Beispiel weil sich die Telefonnummer geändert hat oder eine neue Schriftart verwendet werden soll, geschieht dies in allen Dokumenten und Präsentationen automatisch. comm.editsweb pflegt auch alle Änderungen zentral. Eine Besonderheit von comm.editsweb ist, dass sowohl Layouter als auch Autoren mit den gewohnten Office-Programmen (Word, PowerPoint) arbeiten. Dadurch wird der Einarbeitungsaufwand stark minimiert. Die Autoren können sich komplett auf den Inhalt konzentrieren und müssen sich keine Gedanken über Formatierungen machen. comm.editsweb sorgt für Unterlagen, die dem Unternehmensstandard entsprechen. Auf Wunsch können die verfügbaren Formatierungsoptionen in Word oder PowerPoint für den Autor einfach ausgeblendet oder um spezifische Unternehmensfunktionen (Tabellen, Aufzählungszeichen) erweitert werden. Dies stellt ein einheitliches Erscheinungsbild aller Unterlagen sicher. Versionierte und somit freigegebene Unterlagen können direkt aus comm.editsweb heraus veröffentlicht werden. So können Schulungsunterlagen oder Handbücher zum Beispiel auf einer Webseite publiziert oder mit nur einem Mausklick ein Druckauftrag an einen externen Dienstleister gesendet werden. Besonders wissensintensive Unternehmen, die komplexe Unterlagen erstellen, verwalten und publizieren profitieren von comm.editsweb. Das Authoring und Publishing System unterstützt den kompletten Workflow der Unterlagenerstellung bis hin zur Veröffentlichung und verfügt über Schnittstellen, die die Integration anderer Anwendungen ermöglichen. Die open-EIS Plattform, eine starke Enterprise-Technologie als Integrationsplattform, bildet die Grundlage des hochperformanten, flexiblen Authoring und Publishing Systems comm.editsweb, das alle Vorteile moderner Wissens Management Systeme vereint und Unternehmen auch in der Zukunft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichert. Info: Community4you GmbH Die community4you GmbH (www.community4you.de) ist ein innovatives IT Unternehmen, das sich auf die Softwareentwicklung in den Bereichen Dokumenten- und Contentmanagement, Fuhrparkmanagement, Messemanagement, Collaboration und Wissensmanagement sowie Bildung & eLearning spezialisiert hat. Die community4you GmbH entwickelt sowohl Standardprodukte als auch Speziallösungen auf Basis des eigenen Software-Frameworks open-EIS (www.open-eis.com). Als Produkthaus zählt die community4you GmbH die Software-Entwicklung und Implementierung von IT-Applikationen und Enterprise Portalen zu ihren Kernkompetenzen. Die community4you GmbH wurde am 1. Januar 2001 gegründet und betreut heute Kunden wie Messe Frankfurt, OTTO GmbH & Co KG, VW, BGW, Deutsche Telekom, Deutsche Messe AG, Commerzbank und Deutsche Bahn sowie Ministerien und Institutionen der öffentlichen Verwaltung. Pressekontakt für weitere Informationen/Bildmaterial: community4you GmbH Siegrid Rau Händelstraße 9 09120 Chemnitz Fon: +49(0)371 909411-0 Fax: +49(0)371 909411-111