bpi solutions implementiert Vertragsmanagement bei Staatlich Bad Meinberger

Die Staatlich Bad Meinberger Mineralbrunnen GmbH & Co. KG ist ein unabhängiges Privatunternehmen in Familienbesitz. Staatlich Bad Meinberger ist eine Premium-Marke unter den natürlichen Mineralwässern und Erfrischungsgetränken. Der Absatz erfolgt ausschließlich über den ausgewählten Getränke-Fachgroßhandel. Das Familienunternehmen vermarktet seine Produkte in einem Umkreis von 250 Kilometern und versorgen damit ganz Nordrhein-Westfalen sowie Teile von Niedersachen und Hessen. Vertragsmanagement wird bei Staatlich Bad Meinberger als wichtiger Baustein für geschäftlichen Erfolg angesehen und stellt eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. OPTIMAL SYSTEMS überzeugte das Unternehmen mit der ECM Best Practice-Lösung OS|"Contract". ECM Best Practice Lösungen sind Komplettpakete, die auf die Herausforderungen des Mittelstands zugeschnitten sind und sämtliche notwendigen Bestandteile enthalten, um schnell eine produktive Nutzung zu ermöglichen. Zukünftig unterstützt die neue Vertragsmanagement-Lösung alle Prozesse rund um das Vertragswesen durch eine strukturierte Erfassung und Verwaltung aller wesentlichen Vertragsdaten. Im ersten Schritt wurde die Lösung von bpi solutions implementiert. Sowohl neue als auch bestehende Verträge mit den Geschäftspartnern wie z.B. Lieferanten, Spediteuren und anderen Dienstleistern werden nach und nach in das zentral organisierte digitale Vertragsmanagement OS|"Contract" transferiert um eine vollständige Sicht auf alle Verträge zu gewährleisten. Für die Übernahme der Stammdaten aus der Warenwirtschaft INTEGRA hat bpi solutions den automatischen Import realisiert. Die neue Vertragsmanagement-Lösung unterstützt die Mitarbeiter bei Staatlich Bad Meinberger in allen Phasen der Vertragserstellung und -verwaltung. Die strukturierte Darstellung aller relevanten Informationen zum Vertrag innerhalb einer digitalen Vertragsakte – dazu gehören sowohl der Vertrag und s eine Anhänge als auch die gesamte Korrespondenz, Termine und Daten zum Geschäftspartner, erleichtert die Arbeit, spart Zeit und erhöht die Auskunftsfähigkeit. Neben einem besseren Überblick über Kontingente, Konditionen, Skonti sowie Liefer-, Kündigungs- und Zahlungsfristen liefert OS|"Contract" Transparenz über alle Vertragsprozesse. Automatisierte Workflows übernehmen die Aufgabe von Wiedervorlagen, so dass Fristversäumnisse der Vergangenheit angehören. Ein- und ausgehende Leistungen können zu jedem Zeitpunkt eingesehen und damit eine aktive Risikobewertung existierender Vertragsverhältnisse vorgenommen werden. In der nächsten Ausbaustufe werden bei Staatlich Bad Meinberger die Verträge im Personalbereich in OS|"Contract". übernommen. Damit werden weitere Mehrfacharbeiten im Unternehmen vermieden und Zugriffzeiten weiter verkürzt.