Waldbronn/Stuttgart. Einen Großauftrag hat das Scanpoint-Franchise-Netz der Mikromatic GmbH von der HALLESCHE Krankenversicherung erhalten: Gleich sechs Scanpoint-Standorte digitalisieren für den namhaften Privaten Krankenversicherer ca. 360.000 Akten. Diese sind über die sieben Service-Center der HALLESCHE in ganz Deutschland sowie der Direktion in Stuttgart verteilt. Der jeweils nächstgelegene Scanpoint holt die Akten ab und reicht sie nach der Digitalisierung kompakt auf selbsttragenden CDs per Kurier wieder zurück. Das ganze Projekt soll innerhalb von circa zehn Monaten abgewickelt sein.
Scanpoints sind selbstständige Unternehmen, die ihre Kunden dabei unterstützen, vorhandene Papierberge in digitale Daten zu verwandeln. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art auch großformatige Zeichnungen ein und stellen diese dann digital also in Form von elektronischen Dateien auf CD, DVD oder Mikrofilm zur Verfügung. So auch seit kurzem für die HALLESCHE. Der Versicherer stellt derzeit von seiner bisherigen klassischen, papiergestützten Bearbeitung auf eine digitale Sachbearbeitung, direkt vom Posteingang ab, um. Zentraler Posteingang wird die Direktion Stuttgart sein, die die Weiterverteilung an die zuständigen Service-Center sowie innerhalb der Direktion via VPN (Virtual Private Network) veranlasst. Davon gibt es sieben, nämlich in München, Hamburg, Düsseldorf, Berlin, Frankfurt, Stuttgart und Mannheim. Die verteilten Standorte waren auch ein Grund, weshalb sich die HALLESCHE für Scanpoint entschieden hat:
Die Scanpoints sind flächendeckend in Deutschland vertreten, so dass wir für jedes unserer Servicezentren auch einen passenden Scanpoint in der Nähe haben, erklärt Kerstin Thanner von der HALLESCHE, verantwortlich für die Umsetzung des Teilprojekts Aktenscan, die Entscheidung für den IT-Dienstleister; Wichtig war uns auch, dass wir durch das Franchise-Konzept standortunabhängig einen gleichbleibenden Qualitätsstandard haben.
So übernehmen die Scanpoint -Standorte Itzehoe, Steinkirchen, Berlin, Stuttgart, Düsseldorf und Wiesbaden jetzt die Digitalisierung der Versicherungsakten. Dabei handelt es sich um aktive Vertragsunterlagen aus dem Bereich der privaten Krankenversicherung.
Full-Service-Dienstleistung
Die Versicherungsakten werden von den hauseigenen Kurierdiensten der Scanpoints beim jeweiligen Service-Center der HALLESCHE Versicherung abgeholt. Dies geschieht täglich, gleiches gilt für die Abholung und Rückgabe der bereits digitalisierten Dokumente. Die Akten werden mit einem Patchblatt (das einen Barcode mit der Versicherungsnummer und das Datum des ersten Antrages enthält) aufbereitet. Dann werden die Akteninhalte gescannt, auf Qualität und Vollständigkeit geprüft und mit der Elektronischen Signatur des Scanpersonals versehen zur Beglaubigung der Übereinstimmung des Papierdokumentes mit der Elektronischen Kopie. Indiziert wird nach der Versicherungsnummer sowie nach Vorgangstyp (z.B. Anträge, Besondere Bedingungen, sonstige Vertragspost). Der Scanpoint liefert die digitalisierten Akten in dem Dateiformat XML (beschreibt den Inhalt der Mappe) auf einer selbsttragenden CD, inklusive Rückgriffsmaske der HALLESCHE, per Kurierdienst zurück. Die Steuerung des gesamten Projekts geschieht zentral von Stuttgart aus. Ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit ist durch eine dreifache Kontrolle gewährleistet: Die Versicherungsakten werden beim Ausdrucken der Patchblätter und beim Aus- und Einpacken der Akten überprüft.
Sind die Akten von einem der Service-Center komplett digitalisiert, erfolgt dort umgehend die Umstellung auf eine komplett digitale Vorgangsbearbeitung, so dass nach Abschluss des Projektes alle ServiceCenter ihr Papierarchiv voraussichtlich nur noch für einen kurzen Zeitraum vorhalten müssen.
Über Scanpoint:
Scanpoint-Partner sind Franchise-Nehmer der Mikromatic GmbH und Ansprechpartner für die moderne elektronische Archivierung, Daten- und Dokumentenverwaltung. Der Scanpoint-Archivierungsservice unterstützt Kunden von der Indizierung und Digitalisierung aller, auch großformatiger, Papierbelege bis zur revisionssicheren Archivierung auf Mikrofilm, CD oder DVD. Anhand einer intelligenten Rückgriffsmaske wird ein schnelles und einfaches Auffinden der zuvor digitalisierten und nach Kundenwünschen indizierten Unterlagen möglich. Bearbeitungszeiten werden verkürzt, Dokumente schneller gefunden und elektronisch bearbeitet. Mit den Scandienstleistungen werden nicht nur Engpässe bei Auftraggebern überbrückt, sondern es können auch ganze Archive zur Digitalisierung übergeben und ausgelagert werden.
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Über die Mikromatic GmbH:
Die Mikromatic GmbH gilt seit Unternehmensgründung im Jahr 1979 als zuverlässiger Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management. Neben der Eigenentwicklung der TIFFCapture Scanner-Erfassungssoftware und dem Produktionssteuerungssystem WORKCapture für Dienstleister und inhouse - Installationen hat sich die Mikromatic GmbH auf Komplettlösungen im Bereich des Digitalen Dokumenten-Management und des Digitalen Publishing spezialisiert. Systemintegration, Softwareentwicklungen, das Auslesen und automatische Indexieren per ICR/OCR, Outsourcing-Projekte und das Facility-Management (inhouse - Archivierung) zählen neben Consulting und der Installation von Soft- und Hardware zum Leistungsangebot der Mikromatic GmbH. Dazu integriert Mikromatic Produkte verschiedener Hersteller zu einer funktionierenden Gesamtlösung.
Die Mikromatic GmbH beschäftigt zur Zeit 56 Mitarbeiter und gehört seit 2003 zu der U-plus Umweltservice AG (eine 100%ige Tochter der Energie Baden Württemberg AG). Die U-plus Umweltservice AG bündelt als Holding im EnBW-Konzernverbund die Aktivitäten und Leistungen einer Gruppe dezentral geführter Unternehmen mit dem Schwerpunkt Entsorgungs- und Recyclingdienstleistungen für Kommunen, Gewerbe und Industrie.
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