Intelligent archivieren mit Create!archive

Mainaschaff, 19. August 2004 - Der Messeauftritt der Pyxis Consulting Group GmbH in der Output-Management-Area (Halle 1, Stand 1655) der DMS Expo in Essen steht ganz im Zeichen des Layouts von Dokumenten. Das Outputmanagement-System Create!form für das kostengünstige Erstellen elektronischer Formulare und das Modul Create!archive zum Archivieren der fertigen Dokumente als PDF-Dateien gibt es jetzt mit neuen Funktionen. Das Archiv-Tool ersetzt die manuellen Prozesse Drucken, Sortieren, Ablegen und Wiederfinden der im gewünschten Layout erstellten Geschäftsdokumente. Die erweiterte Create!archive-Version 3.0 ist mit komfortablen Such- und Ablagefunktionen ausgestattet. Mit der Software können Anwender nach mehreren Stichwörtern gleichzeitig sowie nach bestimmten Feldern oder Datumsbereichen im Formular suchen. Wenn der Benutzer den Namen des Dokuments nicht kennt, kann er auch durch Anklicken der gewünschten Spalte die Dateien umsortieren. So findet er beispielsweise nach Kunde, Datum oder Transaktionsnummer sortierte Unterlagen schneller wieder. Eine weitere Neuheit weist das Produkt in der Berechtigungsstruktur auf. Um den ungewollten Zugriff auf einzelne Dokumente zu verhindern, kann der Administrator Passwörter nicht nur auf Archivebene, sondern für jedes Formular vergeben. Nach erfolgreicher Suche können mehrere Dateien ausgewählt und an Drucker, Faxgerät oder E-Mailserver weitergeleitet werden. Bei Bedarf übergibt die Lösung die Geschäftsunterlagen direkt an gängige Content- oder Dokumentenmanagement-Systeme, die beim Unternehmen im Einsatz sind. Create!archive legt die Dokumente im PDF-Format als fertige Druckausgaben ab. Somit ist bei Druckbedarf keine weitere Anpassung des Outputs nötig. "Mit der neuen Version 3.0 von Create!form und den ergänzenden Modulen bieten wir eine Outputmanagement-Lösung an, die besonders komfortabel zu bedienen ist", sagt Frank Röttcher, Geschäftsführer bei Pyxis. "Wir freuen uns darauf, einem interessierten Publikum auf der DMS Expo die Einsparungspotenziale aufzuzeigen, die das Produkt freisetzt ." Beim Erstellen fügt Create!form Daten aus betriebswirtschaftlichen Anwendungen in die professionellen Formulare ein. Die mit dem Formular-Designer gestalteten Dokumente speichert und indiziert Create!archive automatisch. An unterschiedlichen Unternehmensstandorten erstellte Unterlagen legt das System an einem zentralen Speicherplatz ab. Für Dokumente verschiedener Geschäftsbereiche kann der Anwender je nach Sachgebiet ein Archiv anlegen. So gibt es beispielsweise eine Ablage für Lieferscheine, eine andere für Rechnungen und eine dritte für Angebote. Der berechtigte Mitarbeiter hat jederzeit die Möglichkeit, die Datenbank neu zu strukturieren und zu indizieren. Um Mehrfachablage zu vermeiden, legt das System Duplikate nach zuvor definierten Konfigurationsregeln in einem separaten Verzeichnis ab. Der Administrator behält dadurch immer den Überblick über solche Dateien und entscheidet, ob er diese ersetzt, löscht oder in dem Verzeichnis stehen lässt. Der Zugriff auf das Archiv erfolgt über einen Webbrowser oder über das Netzwerk, je nachdem ob die Datenbank auf dem Inter-, Intranet oder auf dem Server liegt. Jeder Server des im Unternehmen vorhandenen Netzwerkes kann die PDF-Dateien speichern. Dabei ist das Archivierungsvolumen nur durch die Infrastruktur des Unternehmens begrenzt. Über Pyxis Consulting Group GmbH: Die Pyxis Consulting Group GmbH wurde 1999 von Frank Röttcher und Bernhard Becker gegründet. Die beiden Geschäftsführer und deren 18 Mitarbeiter verfügen über langjährige Praxiserfahrung bei der Umsetzung von IT-Projekten rund um Enterprise Ressource Planning, Supply-Chain- und Output-Management. Als Vertragspartner von J.D.Edwards/PeopleSoft bietet das Unternehmen Anwendungs- und Technologieberatung für die ERP-Systeme PeopleSoft EnterpriseOne und PeopleSoft World an. Mit dem von Pyxis angebotenen ‚GDPdU-Start-Paket' können PeopleSoft-Anwender ihre Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen an die offizielle Software zur Steuerprüfung IDEA übergeben. Mit Create!form implementiert der Lösungsintegrator leistungsfähige Software für das Gestalten, Archivieren und den bedarfsgerechten Versand elektronischer Formulare. Pyxis übernimmt den Vertrieb des Produktes des amerikanischen Unternehmens Create!form International im deutschsprachigen Raum. Zu den Kunden von Pyxis zählen unter anderem Leifheit, Rotkäppchen-Mumm Sektkellerei, Canton Elektronik und Erbe Elektromedizin GmbH.