Nachdem "ZeitErfassung für Projekte" (ZEP) sich in den bisherigen Versionen auf die Optimierung der Arbeitszeiterfassung kleiner und mittelständischer Unternehmen konzentrierte, geht es nun erste Schritte in Richtung Controlling-Werkzeug und Projektportal. Erweiterte Auswertungsmöglichkeiten, komfortable Berichterzeugung, automatisierte Rechnungstellung und grundlegende Funktionen für Dokumentenmanagement sind Merkmale einer engagierten, kundenorientierten Produktentwicklungsstrategie der provantis IT Solutions OHG.
Auftraggeber fordern immer mehr auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) projektorientiertes Arbeiten und die dafür üblichen Berichte und Aufwandsnachweise. Aber die Investition in ein mächtiges Projektmanagement-Tool ist für KMU nicht nur wegen der Lizenzkosten, sondern vor allem wegen des hohen Einführungs- und Pflegeaufwands unsinnig. Einfache Projektmanagementsoftware hat hingegen nicht die für vollständige Arbeitszeiterfassung und abrechnungsfähigen Aufwandsnachweis benötigten Möglichkeiten.
Vollständige Zeiterfassung mit minimalem Aufwand
Der größte Nutzen von ZEP besteht darin, die mit der Aufwandserfassung verbundenen Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen: Die Mitarbeiter geben ihre Arbeitszeiten, Reisedaten und Belege nur ein einziges Mal ein und ordnen sie der entsprechenden Aufgabe und Tätigkeitsart zu. Alles andere erledigt ZEP, vom individuellen Stundenzettel über die Auswertungen bis zur Rechnungstellung.
Praktische Benutzung durch das Internet
Mit dem webbasierenden Zeiterfassungssystem für Projekte ZEP erhalten kleine und mittlere Unternehmen ein sofort einsatzfähiges Tool zur vollständigen Aufwandserfassung und zur projektorientierten Auftragsabwicklung. Arbeitszeiten und Reisekosten stehen nach ihrer Eingabe sowohl für linien- als auch projektbezogene Auswertungen zur Verfügung.
Aufwandsnachweise und Rechnungen mit Mausklick erstellen
Wo sonst die Rechnerei beginnt, genügen bei ZEP wenige Mausklicks. Die als fakturierbare Leistungen gekennzeichneten Arbeitszeiten werden gemäß der Abrechnungsart und der gewünschten Struktur (alle Projekte des Kunden oder nur ein einzelnes Projekt, mit oder ohne Vorgangsaufschlüsselung) als Tabelle, bzw. mit dem Dokumentengenerator als fertige Rechnung ausgegeben.
Urlaubsanträge, Fehlzeiten, Stundenzettel effizient verwalten
Für angestellte Mitarbeiter geht es bei der Zeiterfassung nicht nur um die Projektabwicklung und abrechnung, sondern auch um Arbeitszeitplanung und -nachweis im dienstrechtlichen Sinn. Für genehmigungspflichtige Abwesenheiten wie Urlaub unterscheidet ZEP sogar zwischen beantragten und genehmigten Zeiträumen. Mit zahlreichen Servicefunktionen wie der Verwaltung von Resturlaubszeiten, Erstellung von Stundenzetteln oder Fehlzeitenanalysen berücksichtigt ZEP auch die Bedürfnisse der Linienorganisation umfassend.
Rentabilität von Projekten bestimmen
Womit machen wir Gewinn wo zahlen wir drauf? Stimmen unsere Kostensätze? Auch diese Fragen beantwortet ZEP mit den Ertragsauswertungen z.B. über die Abteilungen. Neben den Preistabellen für fakturierbare Leistungen hat ZEP auch die internen Kostensätze gespeichert und gestattet somit Leistungsanalysen und liefert objektive Grundlagen für unternehmerische Entscheidungen, wie z.B. das Outsourcing bestimmter Leistungen.
Dokumentenmanagement für die Projektakte
Einen qualitativ neuen Schritt geht provantis mit der Integration einfacher Dokumentenmanagementfunktionen in ZEP, das damit schon als kleines Projektportal bezeichnet werden kann. Mit dieser Dokumentenverwaltung lassen sich projektbezogene Dokumente und Dateien aller Art strukturiert ablegen, online bereitstellen und zielgerichtet downloaden.
Mobile Zeiterfassung mit PalmPilot®, PocketPC® oder BlackBerry®
Besonders deutlich wird dies bei Vor-Ort-Einsätzen beim Kunden. Wenn der Mitarbeiter wieder von der Dienstreise zurückkommt, stehen meist viele andere dringende Aufgaben an, so dass die Zeiterfassung noch länger warten muss und dann oft fehleranfällig aus der Erinnerung erfolgt.
Mit ZEP können die Mitarbeiter bereits vom Einsatzort über Internet ihre Zeiterfassung wie gewohnt erledigen, sie benötigen lediglich einen PC mit Internetzugang und Browser. Auch für die neu auf den Markt drängenden mobilen Endgeräte für Internet wie die sog. "Smartphones" ist ZEP bereits mit dem ersten Modul (für das Modell "BlackBerry" von RIM) gerüstet.
Fazit: Schneller Nutzen mit niedrigem Aufwand
Mit dem webbasierenden Zeiterfassungssystem für Projekte ZEP erhalten kleine und mittlere Unternehmen ein sofort einsatzfähiges Tool zur vollständigen Aufwandserfassung und zur projektorientierten Auftragsabwicklung.
Über provantis IT Solutions OHG:
Die im April 2000 gegründete provantis IT Solutions OHG mit Sitz in Ditzingen bei Stuttgart erzielt mit ihrer webbasierenden Software für projektbezogene Zeiterfassung ZEP solide Erfolge. Ursprünglich für den Eigenbedarf eines Softwareunternehmens konzipiert, benutzen mittlerweile etwa 1.000 Projektmitarbeiter in über 50 Unternehmen ZEP für ihre Aufwandserfassung. Vom Freiberufler bis zum unternehmensweiten Einsatz, von Ingenieurbüros bis Werbeagenturen reicht das Anwendungsspektrum.
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