Cedar reagiert umgehend auf neue Maßgaben des Bundesfinanzministeriums in der Abgabenordnung: Paketlösung zur elektronischen Archivierung kommt auf den Markt

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Die Cedar GmbH reagiert umgehend auf die neuen Maßgaben des Bundesfinanzministeriums in der Abgabenordnung (AO), die seit 16. Juli 2001 feststehen. Mit FinancialArchive bringt das Management-Consulting- und IT-Diensteistungsunternehmen jetzt eine standardisierte Paketlösung zur elektronischen Archivierung auf den Markt und nimmt Unternehmen damit eine gewaltige EDV-technische und organisatorische Aufgabe ab. Die Archivierungslösung von Cedar erfüllt die schwierigen Anforderungen der jetzt geänderten AO vollständig. Durch den hohen Standardisierungsgrad garantiert FinancialArchive zudem Kostenersparnisse und einen zügigen Einführungsprozess.

Viele Unternehmen archivieren heute noch auf Papier und Mikrofilm. Schon ab 1. Januar 2002 aber schreibt das Finanzministerium vor: Sowohl eingehende als auch ausgehende Daten und Dokumente sind elektronisch aufzubewahren und strukturiert auswertbar vorzuhalten, wenn sie im Rahmen der AO relevant sind. Ausgenommen sind nur auf dem Postweg in das Unternehmen eingehende Dokumente. Diese dürfen nach wie vor einfach abgeheftet werden. Ziel der neuen AO ist die schnelle Einführung der Online-Prüfung von Unternehmen durch die Finanzbehörden.

FinancialArchive umfasst Beratung inklusive Analyse und Konzeption, Hard- und Software, Integration der Lösung in die bestehende IT-Architektur und Training der Mitarbeiter. Das ausgefeilte Projekt- und Qualitätsmanagement sichert dabei die termingerechte und qualitativ optimale Umsetzung. Grundlage der Lösung ist ein fest definiertes Vorgehensmodell sowie die Vorabdefinition der von der Umstellung betroffenen Dokumente. Um Unternehmen eine größtmögliche Sicherheit bei der Umsetzung zu garantieren sowie auftretende Fragen im Bereich Recht, Finanzen und technischer Realisierung kompetent zu beantworten, bietet Cedar optional ein interdisziplinäres Team aus Wirtschaftsprüfern, IT-Beratern und Archivierungs-Experten.

„Zuerst die Jahrtausendumstellung, dann der Euro und jetzt beschert das Bundesfinanzministerium den Unternehmen ein Riesen-Herausforderung, die in kürzester Zeit gemeistert werden muss. Cedar ist schon heute mit den Änderungen der AO bestens vertraut. Mit der Paketlösung FinancialArchive kommen Unternehmen sicher ins Jahr 2002, ohne böse Überraschungen vom Finanzamt erleben zu müssen. Der Clou der Cedar-Lösung ist aber das interdisziplinäre Team aus Archivexperten, IT-Beratern und Wirtschaftsprüfern, das für alle auftretenden Fragen und Probleme bestens gewappnet ist“, erklärt Jörg K. Kottenbrink, Leiter des Geschäftsbereiches Information Management Systems (IMS) der Cedar GmbH. Darüber hinaus ist Kottenbrink für das Thema AO zuständiges Vorstandsmitglied im Verband Organisation und Information e.V. (VOI), der Hersteller und Berater im Bereich von Archivierungs-Lösungen organisiert.

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Die Abgabenordnung stellt Unternehmen vor große Herausforderungen
Das entscheidende Dokument zur Änderung der AO ist das vom Bundesministerium der Finanzen herausgegebene Rundschreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Dieses liegt jetzt in der endgültigen Version vom 16. Juli 2001 vor. Unternehmen haben demnach bis zum 1. Januar 2002 eine Reihe von komplizierten Aufgaben zu meistern:

Elektronisch archivierte Daten müssen maschinell auszuwerten sein. Die GDPdU nennt als Beispiel für ein nicht auswertbares Format das weitverbreitete PDF (Acrobat Portable Document Format). Ungeeignet ist auch das oft verwendete Bildformat TIFF (Tagged Image File Format). Mit COM (Computer Output on Microfilm) ist die Ablage ab Januar 2002 nur noch möglich, wenn die COM-Daten auch zusätzlich elektronisch auswertbar vorgehalten werden.

Sollte ab Januar 2002 beim Steuerpflichtigen ein Systemwechsel stattfinden, beispielsweise die Einführung eines neuen Buchhaltungssystems, muss zwar die alte Hard- und Software nicht aufbewahrt werden. Aber der Steuerpflichtige hat im Rahmen von Migrationen sicherzustellen, dass die maschinelle Auswertbarkeit durch das neue System oder zum Beispiel ein Archivsystem über den gesamten Aufbewahrungszeitraum erhalten bleibt.

Für viele Unternehmen bleibt selbst eine zeitnahe Betriebsprüfung eine Herausforderung. Aus Kosten- und Performance-Gründen müssen die Inhalte der EDV-Systeme reorganisiert, das heißt auf elektronische Datenträger ausgelagert werden. Das Rückspielen der Reorganisationsdateien nach einigen Jahren in ein verändertes IT-Systemumfeld ist für die Prüfung sehr schwierig. Archivsysteme sind eine elegante Alternative.

Im Rahmen der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen müssen Unternehmen durch die Vergabe von Rechten dafür sorgen, dass Steuerprüfer nur auf für sie relevante Daten zugreifen können. Gerade hoch integrierte EDV-Systeme machen aber eine genaue Abgrenzung zu einer anspruchsvollen Aufgabe. Umsicht im Umgang mit personenbezogenen Daten oder mit Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, ist also geboten.

Die steuerlich relevanten Daten sind in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung zugänglich zu machen. Allerdings liegt es in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, selbst zu qualifizieren, wo sich noch relevante Daten befinden und diese auch vorzuhalten. Sollte er dies nicht tun, ist es dem Prüfer möglich, einen nachträglichen Zugriff zu verlangen. Dies kann einen extremen Aufwand bedeuten, wenn nicht vorab die „richtigen“ Daten und Dokumente archiviert wurden.

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Cedar ist ein internationales Management-Consulting-, IT-Dienstleistungs- und Software-Unternehmen mit Hauptsitz in Großbritannien und weltweit über 1.500 Mitarbeitern. Das Leistungsportfolio von Cedar reicht von maßgeschneiderten Business-Anwendungen für Behörden bis zu globalem Consulting im Bereich Change Management für einige der größten Unternehmen der Welt. Cedars Geschäftsmodell schafft Werte durch die Verbindung der eigenen Business- und Technologiekompetenzen mit denen seiner Partner sowie mit den existierenden IT-Lösungen der Kunden. Wo es angebracht ist, organisiert Cedar auch die Umsetzung. Cedar entwickelt und liefert darüber hinaus eigene Unternehmensanwendungen. Aufgrund seiner Partnerschaften mit einer Reihe von Software-Unternehmen stellt Cedar die kontinuierliche Lieferung von state-of-the-art-Lösungen sicher.

Die Cedar GmbH & Co. KG mit Sitz in München und Niederlassungen in Frankfurt und Zürich entstand im Oktober 2000 durch Akquisition der Enterprise Solutions Group von Renaissance Worldwide, einer der weltweit 20 größten Unternehmens- und Technologieberatungen. Das Portfolio von Cedar Germany deckt alle Bereiche der Geschäftsprozessoptimierung ab – angefangen von der Strategieberatung und Prozessentwicklung über Lösungskonzepte, Implementierung und Systemintegration bis hin zum Projekt-, Qualitäts- und Change Management. Dabei liegen die Stärken von Cedar in den Bereichen Human Resources Management, e-Business-Architekturen, Dokumenten- und Workflow-Management sowie e-Integration, das heißt: der Integration von e-Business-Lösungen in die bestehende IT-Architektur und dem Aufbau von B2B-Portalen und Marktplätzen. Cedars Unternehmenssysteme der neuesten Generation bieten modernste Wissensmanagementlösungen durch Beratung, Implementierung, wichtige Businessanwendungen und Business Services. Zu den Kunden der 100 Mitarbeiter starken Cedar GmbH & Co. KG zählen große Banken wie die Deutsche Bank AG und Union Investment, Konzerne wie die Siemens AG sowie internationale Kanzleien, Bundes- und Landesbehörden.

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