doctima-Sprachexperte Johannes Dreikorn gibt Tipps für den Einsatz von Diagrammen in Präsentationen

Erlangen, 02. Mai 2011 Die Projektion an der Wand hinter dem Referenten zeigt eine Kreisfläche, die sich rasch in sechs verschieden große Segmente aufteilt. Sofort erkennen die Zuschauer die Zusammensetzung des Quartalsgewinns und haben einen komplexen Sachverhalt auf den ersten Blick verstanden. Nicht zuletzt, weil der Referent die nackten Zahlen in ein Diagramm verpackt hat. Diagramme helfen, Zahlen und Daten schnell zu verstehen und machen komplexe Zahlenverhältnisse transparent. Statt die Zuhörer mühsam durch die Zahlenwüste einer Tabelle zu führen, kann der Referent sie mit einem Diagramm auf Anhieb überzeugen. "Diagramme können aber auch verwirren und im schlimmsten Fall Aussagen verdrehen", warnt Johannes Dreikorn, Sprachexperte beim Beratungsunternehmen doctima. "Doch wenn sie gut durchdacht sind, haben Sie mit Diagrammen ein ideales Kommunikationsmittel an der Hand." Er verrät seine Tipps für eine gelungene Diagramm-Gestaltung. 1. Verwandeln Sie wichtige Zahlen in Diagramme Wenn Sie in Ihrer Präsentation Zahlen darstellen wollen, greifen Sie zum Diagramm. Diagramme stellen Informationen visuell dar. Ihr Inhalt ist deswegen auf einen Blick erfassbar und bleibt durch die anschauliche Aufbereitung besser im Gedächtnis Ihrer Zuhörer. Dieser Effekt verfliegt aber, wenn Sie ein Diagramm nach dem anderen liefern. Setzen Sie das Mittel sparsam ein, um die wichtigsten Daten hervorzuheben. 2. Finden Sie die Kernaussage Bevor Sie starten: Klären Sie, was Sie mit dem Diagramm erreichen wollen. Eine Entwicklung aufzeigen? Werte vergleichen? Anteile aufzeigen? Im Hinblick auf Ihre Kernaussage reduzieren Sie Ihre Datenmenge. Tragen Sie nicht alle Zahlenwerte von 1971 bis 2011 ein, sondern nur die, die wichtig sind für Ihre Kernaussage. 3. Wählen Sie den optimalen Diagrammtyp für Ihre Daten Mit Balken- und Säulendiagrammen können Sie Zahlenwerte vergleichen, auch über einen Zeitraum hinweg. Werden es mehr als fünf Säulengruppen, wählen Sie besser ein Liniendiagramm. Das eignet sich für große Datenmengen und macht Prozesse und Entwicklungen deutlich. Geht es um eine Zusammensetzung oder um die Anteile eines Ganzen, bietet sich das Tortendiagramm an. Bezüge und Entwicklungen stellen Sie in einem Flussdiagramm dar. 4. Machen Sie es Ihrem Publikum einfach Blasen, Netze, verzerrte dreidimensionale Oberflächen,... Ihr Tabellenkalkulationsprogramm bietet Ihnen noch viele weitere Diagrammtypen zur Auswahl an. Lassen Sie die Finger davon. Diese Typen verpacken Ihre Daten unnötig kompliziert. 5. Räumen Sie wichtigen Details genügend Platz ein Sehr kleine Anteilsmengen sind in einem Tortendiagramm kaum zu unterscheiden. Fassen Sie sie unter dem Komplex "Sonstiges" zusammen. Sind Ihnen diese Werte dennoch wichtig, schlüsseln Sie sie in einem Extra-Diagramm auf. 6. Finden Sie die richtige Skalengröße für Ihre Daten Was Sie als entscheidenden Entwicklungssprung zeigen möchten, macht im Balkendiagramm plötzlich nur einen millimetergroßen Unterschied aus? Skalieren Sie Ihre Grafik: Eine Wertachse muss zum Beispiel nicht immer bei Null beginnen. Grundsätzlich gilt: Bei einem Diagramm muss die Kernaussage sichtbar sein. Sonst können Sie gleich zum Text oder zur Tabelle greifen. 7. Lagern Sie Text aus, statt ihn zu verkleinern Passt Ihre Beschriftung nicht mehr unter die Balken oder in die Tortenstücke, legen Sie eine Legende an der Seite an, statt den Schriftgrad zu weit herunterzuschrauben und Text in die Grafik zu quetschen. 8. Machen Sie Ihr Diagramm übersetzbar Soll Ihre Präsentation auch übersetzt werden, achten Sie darauf, dass die Beschriftung nicht mit der Grafik in einer Bilddatei verschmolzen ist. Nur dann kann der deutsche Text leicht ausgetauscht werden. 9. Überzeugen Sie mit einer Überschrift Geben Sie Ihrem Diagramm eine prägnante Überschrift. So helfen Sie Ihren Lesern, Ihre Daten schneller zu verstehen und besser einzuordnen. Sie kennen die Daten. Ihre Leser oder Zuhörer sehen sie zum allerersten Mal. 10. Denken Sie an die Farbe - und an Schwarz-Weiß-Drucker Mit dezenten Farben können Sie unterschiedliche Datensätze kennzeichnen und Ihr Diagramm auflockern. Wenn Sie einen Farbmix gefunden haben, der am Bildschirm gut aussieht, testen Sie ihn auch am Schwarz-Weiß-Drucker. So laufen Sie nicht Gefahr, dass Ihr Diagramm im Ausdruck überall gleich grau ist. 11. Setzen Sie Animationen gezielt ein Sie können ein oder zwei Diagramme besonders hervorheben, indem Sie sie animieren. Dieser Effekt ist aber nur für die ganz wichtigen Daten reserviert. Die Bewegungsrichtung sollte dabei immer der Datenentwicklung folgen: Eine Gewinnsäule wächst von unten nach oben, nicht umgekehrt. doctima GmbH Dr. Markus Nickl Gerberei 19 91054 Erlangen 09131 977928-0 http://www.doctima.de markus.nickl@doctima.de Pressekontakt: H zwo B Kommunikations GmbH Michal Vitkovsky Am Anger 2 91052 Erlangen info@h-zwo-b.de 09131 81281-25 http://www.h-zwo-b.de