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E-Mail Aufbewahrungspflicht erfüllen und gleichzeitig spürbare Mehrwerte realisieren

Von JOBRI GmbH

Rechtsanwalt Marcus Beckmann (Beckmann und Norda Rechtsanwälte) und das IT-Systemhaus JOBRI aus Bielefeld klären gemeinsam auf: E-Mail Archivierung ist verpflichtend und zugleich praktisch für die eigenen Geschäftsprozesse

Mittlerweile sind die geschäftliche Nutzung und die Akzeptanz der E-Mail als Kommunikationsmedium, gleichauf und in vielen Unternehmen sogar höher als herkömmlicher Briefverkehr. Das bedeutet für Unternehmen, sich nun einmal tiefgründiger mit dem Medium...

Bielefeld, 16.05.2011 - Mittlerweile sind die geschäftliche Nutzung und die Akzeptanz der E-Mail als Kommunikationsmedium, gleichauf und in vielen Unternehmen sogar höher als herkömmlicher Briefverkehr.

Das bedeutet für Unternehmen, sich nun einmal tiefgründiger mit dem Medium E-Mail zu beschäftigen.

Längst ist nicht nur der sichere und bequeme Versand mit benutzerfreundlicher Software ein relevantes Thema, jetzt gilt es auch längerfristig, über Jahre und über Jahrzehnte zu überlegen, wie der jahrelang gesammelte E-Mail-Verkehr denn überhaupt archiviert werden soll.

Denn auch für E-Mails gilt es, die handelsrechtlichen, steuerlichen und datenschutzkonformen Aufbewahrungsvorschriften permanent zu beachten. Darüber hinaus gibt es meist noch komplexe individuelle betriebsinterne Vereinbarungen, die abgebildet werden sollen, z.B. im Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz.

Wiederfinden und in eigenen Strukturen ablegen möchte man nur die relevanten E-Mails - Spam und Viren sollen außen vor bleiben. Dann werden gegebenenfalls auch noch Digitale Signatur und Verschlüsselung verwendet um Integrität und Vertraulichkeit der E-Mails zu gewährleisten. All dieses gilt es zudem unternehmensweit reibungslos, gesetzeskonform und einfach administrierbar zu ermöglichen.

Hier kommt die innovative Komplettlösung vom deutschen Hersteller REDDOXX ins Spiel. Alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung erfüllend, trägt das Reddoxx Archiv "MailDepot 2.0" das zugehörige TÜV-Prüfsiegel "Geprüfte Archivierung". Darüber hinaus bietet das zwischen Internet und Mail- Server positionierte System einen einzigartigen patentierten 100% Schutz vor Spam E-Mails, sowie integrierten Virenschutz. Auch Verschlüsselung und digitale Signaturen werden vom System ebenfalls zentral mit abgedeckt.

Das Bielefelder IT-Systemhaus JOBRI setzt auf genau dieses System, da "der End-Anwender hier nicht außen vor gelassen wird", so Peter Jong, Geschäftsführer der JOBRI GmbH. Benutzerfreundliche Bedienung durch MS Outlook Integration, Webbrowser Zugriff oder eine übersichtliche Desktopapplikation ermöglichen Anwendern die verstaubtesten E-Mails in Sekundenschnelle wiederzufinden.

Ganzheitliches E-Mail Management erfordert Fingerspitzengefühl: Die komplexe Gesetzeslage, die Wünsche des Anwenders, dafür bereitgestellte Zeit- und Kostenaufwendungen und flexible Nachhaltigkeit muss berücksichtigt werden. Hier empfiehlt es sich auf Theorie und Praxiserfahrung gleichermaßen zu hören.

Im Rahmen eines Informationsnachmittages bei der Firma JOBRI am Mittwoch, den 13. Juli 2011 wird Rechtsanwalt Marcus Beckmann einen Fachvortrag über die aktuelle IT-Rechtslage halten. Anschließend wird das Thema in seiner Bedeutung für Verantwortliche und Administratoren vertieft und die E-Mail Management Komplettlösung REDDOXX vorgestellt. Speziell Eingeladen sind branchenübergreifend die Entscheider zum Thema E-Mail Management sowie alle Themen-Interessierten.

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