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Digitale Signatur eingestellt - Mehraufkommen geschäftsrelevanter E-Mails erfordert Archivierung

Von REDDOXX GmbH

Rechnungen werden in Unternehmen nun vermehrt per E-Mail zugestellt / Diese gilt es gesetzeskonform zu archivieren / E-Mail Management Spezialist REDDOXX als Hersteller und das IT-Systemhaus JOBRI aus Bielefeld zeigen das neue MailDepot

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 entlarvt die Anwendung der Digitalen Signatur zur Sicherstellung der Rechnungsherkunft als fragwürdig und umständlich. Rückwirkend zum 1. Juli 2011 werden Rechnungen, die ohne elektronische Signatur als PDF per E-Mail...

Rottweil, 08.11.2011 - Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 entlarvt die Anwendung der Digitalen Signatur zur Sicherstellung der Rechnungsherkunft als fragwürdig und umständlich. Rückwirkend zum 1. Juli 2011 werden Rechnungen, die ohne elektronische Signatur als PDF per E-Mail verschickt worden sind, von Finanzämtern anerkannt.

Abgesehen von den Überlegungen die jede Unternehmung jetzt anstellen kann, wie die Ausgangsrechnungen das Haus verlassen sollen, sind es die eingehenden Rechnungen, für die schon gilt: Revisionssichere Archivierung. Viele Unternehmen, und es werden mehr, setzen nämlich schon auf die kosten- und zeiteffizientere Maßnahme, ihre Rechnungen an Kunden einfach via E-Mail zu verschicken.

Weit verbreitet ist der Irrglaube, die entsprechenden Dokumente auszudrucken und einfach wie gehabt zu archivieren. Dieses ist deswegen nicht zulässig, da hier eine Veränderung stattfinden könnte. E-Mails mit zugehörigem Anhang müssen so archiviert werden, wie sie ins E-Mail Postfach hereinkommen.

Hier gilt es, den Unterschied zu beachten, zwischen, einfach im Postfeingang liegen lassen, und revisionssicher zu archivieren. Über Jahre und über Jahrzehnte gilt es die handelsrechtlichen, steuerlichen und datenschutzkonformen Aufbewahrungsvorschriften zu beachten.

Meist kommen dazu komplexe interne Vereinbarungen, die abgebildet werden sollen, z.B. im Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz. Wiederfinden und in die eigenen Strukturen ablegen möchte man auch nur relevante E-Mails - Spam und Viren natürlich nicht. All dieses gilt es zudem unternehmensweit reibungslos, gesetzeskonform und einfach administrierbar zu ermöglichen.

Die Lösung dafür ist die innovative Komplettlösung vom deutschen Hersteller REDDOXX. Alle gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung erfüllend, trägt das Reddoxx Archiv 'MailDepot 2.0' das zugehörige TÜV-Prüfsiegel 'Geprüfte Archivierung'. Darüber hinaus bietet das zwischen Internet und Mail-Server positionierte System einen einzigartigen patentierten 100% Schutz vor Spam E-Mails, sowie integrierten Virenschutz. Auch Verschlüsselung und (die weiterhin freiwillig verwendbare) digitale Signatur kann vom System ebenfalls zentral mit abgedeckt werden.

Das Bielefelder IT-Systemhaus JOBRI setzt zum einen selber auf genau dieses System, und implementiert es zum anderen in Unternehmen jeglicher Branche und Größe.

Gemeinsam informieren Hersteller REDDOXX und JOBRI am Dienstag, den 22. November 2011 ab 13:30 Uhr im Hause der Firma JOBRI. Bei der kostenlosen Informationsveranstaltung wird die Anwender- und die Administrationssicht gleichermaßen vorgestellt.

Bedienung durch MS Outlook Integration, Webbrowser Zugriff oder eine übersichtliche Desktopapplikation ermöglichen Anwendern die verstaubtesten E-Mails in Sekundenschnelle wiederzufinden.

Anlegen eigener Ablage Container, etablieren von umfangreichen Policies und Vorgänge im Vier-Augen-Prinzip ermöglichen ebenso umfangreiche Administrationsmöglichkeiten.

Ganzheitliches E-Mail Management erfordert Fingerspitzengefühl: Die komplexe Gesetzeslage, die Wünsche des Anwenders, dafür bereitgestellte Zeit- und Kostenaufwendungen und flexible Nachhaltigkeit muss berücksichtigt werden. Hier empfiehlt es sich auf Theorie und Praxiserfahrung gleichermaßen zu hören.

Hersteller REDDOXX und die Spezialisten des IT-Dienstleisters JOBRI informieren Sie praxisnah. Speziell eingeladen sind branchenübergreifend die Entscheider zum Thema E-Mail Management sowie alle Themen-Interessierten.

Informationen und Anmeldung unter:

www.jobri.de/reddoxx

08. Nov 2011

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