Moderne Controlling-Lösung bei den Gelben Engeln in Nordbayern

Seitdem bleiben im Controlling bei den Auswertungsmöglichkeiten keine Wünsche mehr unerfüllt. Schnittstellen zu den Kassensystemen der Servicecenter und zur ADAC-Zentrale in München beliefern das System mit Daten. Alle Bereichs- und Abteilungsleiter können ihren Kostenstellenverlauf bis auf Buchungsebene verfolgen und bei Bedarf tiefgehend analysieren. Das IT-Systemhaus amball business-software aus Nürnberg führte das Controlling-Werkzeug mit Rekordgeschwindigkeit, innerhalb von nur acht Wochen, beim ADAC Nordbayern ein. Als führender Mobilitäts-Dienstleister hat der ADAC eine Struktur geschaffen, die den damit verbundenen, vielfältigen Aufgaben gerecht wird. In zahlreichen Tochtergesellschaften und Beteiligungen arbeiten hochqualifizierte Spezialisten, die wesentlich dazu beitragen, individuelle Mobilität in allen Teilbereichen sicherzustellen. Für umfassenden Service für die 17,3 Millionen Mitglieder sorgen 18 Regionalclubs mit ihren 177 Geschäftsstellen und 172 ADAC-Vertretungen in ganz Deutschland. Einer dieser Regionalclubs ist der ADAC Nordbayern, der 14 ServiceCenter in seiner Region betreibt. Jedes der Servicecenter erbringt kostenfreie Leistungen für die Mitglieder und bietet die hauseigenen Produkte und Dienstleistungen, wie beispielsweise Reisen, Versicherungen, Fahrsicherheitstrainings und Bücher, rund um das Thema Mobilität an. Jedes Servicecenter haushaltet mit einem eigenen Budget und ist daher auf zeitnahe und detaillierte Informationen angewiesen, um ablesen zu können, wie sich die einzelnen Leistungsbereiche entwickeln. Starres System machte zusätzliche manuelle Auswertungen notwendig Der ADAC Nordbayern hatte bis 2009 eine bei vielen ADAC-Regionalclubs verbreitete Controllinglösung im Einsatz. Hauptnachteil dieser Lösung waren die eingeschränkten Möglichkeiten im Berichtswesen, was zu manuellen Nacharbeiten in großem Umfang führte. Daten für die 15 Servicecenter wurden regelmäßig nach Microsoft Office Excel übertragen, dort zeitaufwändig weiterverarbeitet und später den Kostenstellen-Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. Eine genauere, eigenständige Analyse der Auswertungen war unmöglich, da die Rückverfolgung von Auswertungsergebnissen in einzelne Buchungen oder Vorgänge nicht mehr ohne weiteres möglich war. Daher beschlossen die Geschäftsführung und der Leiter des Rechnungswesens, ein modernes Controlling-Werkzeug für den ADAC Nordbayern einzuführen. Das System sollte zusätzlich über eine Warenwirtschaft verfügen, um später auch die Warenbewegungen der Servicecenter abbilden zu können. Empfehlung eines anderen Regionalclubs half bei der Entscheidung Der Regionalclub ADAC Mittelrhein hatte aus identischen Beweggründen bereits das gleiche bisherige System abgelöst, durch Microsoft Dynamics NAV ersetzt und gute Erfahrungen beim Einsatz gesammelt. „Auf Basis dieser hilfreichen Empfehlung unserer Kollegen haben wir die Anforderungen verglichen, die Einsatzmöglichkeiten geprüft und uns dann ebenfalls für die Einführung von Microsoft Dynamics NAV entschieden“, entsinnt sich Karl Pickelmann, der Leiter des Rechnungswesens, das beim ADAC Nordbayern die Bereiche Buchhaltung, Controlling, Immobilien und Finanzen beinhaltet. Die EDV-Abteilung bereitete daraufhin die Auswahl eines geeigneten Implementierungspartners vor: „Drei Anbieter standen zur Auswahl. Wir haben uns schließlich für amball business-software entschieden, weil sowohl die Chemie, das Konzept und auch der Kostenrahmen gestimmt haben“, so Karl Pickelmann weiter. Rasante Einführung durch professionelles Zusammenspiel aller Beteiligten Eine gute Chemie und ein gemeinsames Verständnis waren dann auch entscheidend für den Projekterfolg, denn zur Konzeption, Feinspezifikation, Implementierung und Schulung blieben nur acht Wochen Zeit. Am 27. Oktober 2009 fiel die Entscheidung und bereits am 1. Januar 2010 wurde das neue System in Betrieb genommen. Ausgangsbasis war die Lösung des ADAC Mittelrhein, deren Artikelgruppen und Grundstruktur übernommen wurde. Individuelle Anforderungen des ADAC Nordbayern passte amball im Nachgang intensiver Spezifikationsgespräche an. „Eine Umsetzung in einem so kurzen Zeitfenster hätten wir ohne amball nicht geschafft. Die Zusammenarbeit war sehr, sehr angenehm“, fasst Karl Pickelmann die Erfolgsfaktoren zusammen. „Entscheidend war auch die hohe übergreifende Kompetenz von amball, fachliche und technische Anforderungen gleichermaßen zu berücksichtigen.“ Pragmatischer Neustart mit Übernahme ausgewählter Altdaten Der ADAC Nordbayern hatte genaue Vorstellungen, wie das neue System aussehen sollte, was die schnelle Umsetzung entscheidend erleichterte. Auch bei der Datenübernahme aus dem bisherigen System wollte man zielgerichtet vorgehen, denn nur die Daten der Anlagenbuchhaltung wurden automatisch übernommen. Offene Posten der Debitoren und Kreditoren wurden soweit wie möglich reduziert und dann von Hand übernommen. Zum Start des neuen Geschäftsjahres wurden die Bilanzwerte manuell vorgetragen und gleichzeitig eine neue Konten- und Kostenstellenstruktur eingerichtet. Aus diesem Grund verzichtete man auf die automatische Übernahme von Vorjahreszahlen, da die Vergleichbarkeit nicht vollständig gegeben wäre. Stattdessen half man sich für eine Übergangsphase mit dem Vergleich zusammengefasster Zahlen in Excel, bis genügend Vergleichzahlen im System waren. Über eine Schnittstelle kommen die Bewegungsdaten ins Controllingsystem Mehr als eine Million Datensätze wandern beim ADAC Nordbayern innerhalb eines Jahres in die EDV: Haupterzeuger der Daten sind die ADAC-Zentrale in München und die 15 Servicecenter in Nordbayern. Die Mitgliedbeiträge der Regionalgruppe und alle Kassenbewegungen der Servicecenter werden in München zusammengefasst und einmal täglich an die Regionalclubs verteilt. Für den ADAC Nordbayern wurde dazu eine verbesserte EDV-Schnittstelle eingerichtet, die viel mehr Informationen übertragen kann, als das im früheren System möglich war. Heute können neben Umsätzen und Kassenbeständen auch die Kundennummern übermittelt werden, mit denen die Umsätze getätigt wurden. Das ermöglicht viel aussagekräftigere Auswertungsmöglichkeiten, da man nach Kundengruppen, Postleitzahlgebieten oder anderen Kriterien selektieren kann. Produkte und Dienstleistungen aus 17 Leistungsbereichen Die Produkt- und Dienstleistungspalette des ADAC zum Thema Mobilität ist breit befächert, und die Servicecenter bieten Leistungen aus 17 Tochtergesellschaften und Leistungsbereichen an. Diese reichen von Reisen, Reiseversicherungen, Auslandskrankenversicherungen, Schutzbriefen, Fahrsicherheitstrainings, Verkehrssicherheitsausbildungen für Schulen und Sportveranstaltungen bis hin zu Navigationssystemen und Verbandkästen. Wird eines der Produkte oder eine Dienstleistung gekauft, erfolgt die Rechnungsstellung über das Kassensystem und alle Kassenkunden werden als Debitoren erfasst. Nach dem täglichen Datenabgleich kann der Vorgang buchhalterisch in Microsoft Dynamics NAV verbucht werden. Durch die Nutzung elektronischer Kontoauszüge werden auch die Zahlungseingänge der Kunden automatisch registriert. Erbringen die Servicecenter kostenfreie Beratungsleistungen, erfolgt ebenfalls eine Erfassung und Verbuchung über die Kassensysteme, damit Art und Umfang der Leistungen später ausgewertet werden können. Auswertungen nachverfolgen bis in den Buchungsdatensatz Alle Kostenstellenverantwortlichen haben heute sofort sämtliche Informationen im Zugriff und können vortagesaktuelle Auswertungen starten. Dazu hat amball beim ADAC Nordbayern die Excel Erweiterung Jet Reports konfiguriert. Diese ermöglicht die Nutzung der gewohnten Oberflächen und Funktionen von Microsoft Office Excel, bei gleichzeitigem Online-Zugriff auf die Microsoft Dynamics NAV-Datenbank. Interessiert eine Führungskraft, wie sich ein aufsummiertes Ergebnis zusammen setzt, kann sie heute – im Gegensatz zu früher – auf den Wert klicken, sich die zugehörigen Posten in der Unternehmenssoftware anschauen und sich bei Bedarf bis auf den Buchungsdatensatz über einen Vorgang informieren. Für wiederkehrende Auswertungen auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis nutzt der ADAC Nordbayern zeitgesteuerte Reports: diese werden zum vorgegeben Zeitpunkt erzeugt und per Mail an die vordefinierten Empfänger versendet. „Unsere Auswertungsmöglichkeiten sind heute unbegrenzt“, schwärmt Karl Pickelmann zufrieden. Warenwirtschaft soll zukünftig Servicecenter unterstützen Neben den Funktionen des Rechnungswesens und Controllings, soll auch die integrierte Warenwirtschaft genutzt und beispielsweise das Bestellwesen und die Lagerverwaltung für die Servicecenter vereinfachen. Heute erledigen Schnittstellen zum Kassensystem diese Aufgaben. In einer nächsten Ausbaustufe kann dann ermittelt werden, welche Abverkäufe stattgefunden, welcher Bestand in den Servicecentern vorhanden ist und wann Nachbestellungen durchgeführt werden müssen. Auch die Nutzung des RTC (Role Tailored Client) ist zukünftig möglich. Diese rollenbasierten Benutzeroberflächen stellen Mitarbeitern genau die Funktionen, Ansichten und Daten bereit, die sie für ihre Rolle und zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Weitere ADAC Regionalclubs nutzen individualisierbare Standardsoftware amball business-software betreut neben dem ADAC Nordbayern mittlerweile auch den ADAC Mittelrhein, bei dem ein anderer Microsoft Partner die Einführung durchgeführt hatte. Ein weiterer ADAC Regionalclub hat sich bereits für die Nutzung der Microsoft Dynamics NAV und die Betreuung durch amball entschieden. Vorteil für die eigenständigen Regionalclubs: Sie müssen nicht erst ihr Geschäftsmodell, die Besonderheiten und die Herausforderungen erklären, sondern erhalten umgehend kompetente Hilfestellungen und schnell einsetzbare Lösungen - genau so, wie es die Gelben Engel des ADAC täglich für ihre Mitglieder tun.