Digitale Personalakte bei Avanti Personalleasing

Die Avanti Personalleasing GmbH führt am Hamburger Hauptsitz sowie in den Niederlassungen in Berlin, Köln und Stuttgart die digitale Personalakte ein. Das Unternehmen beschäftigt bundesweit über 500 Mitarbeiter im Industrie- und Handelsgewerbe sowie im Gesundheitswesen. Jahr für Jahr kommen neue Kunden und neue Mitarbeiter hinzu – und mit ihnen eine Vielzahl an Unterlagen. Bewerbungsschreiben, Lohnabrechnungen, Verträge, Krankmeldungen, Schriftverkehr und Stundenzettel werden in Zukunft im digitalen revisionssicheren DocuWare-Archiv abgelegt. Für die Umsetzung des Projekts ist die tutum GmbH aus Nürnberg verantwortlich. Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare wird an die Bedürfnisse der Mitarbeiter individuell angepasst. Bis zum neuen Jahr sollen alle vorhandenen Unterlagen eingescannt und im zentralen Dokumentenpool archiviert sein, sodass ab Januar weitgehend auf das Papierarchiv verzichtet werden kann. In einem weiteren Schritt wird die Handschriftenerkennungssoftware smartFIX installiert. Damit werden gescannte Stundenzettel automatisiert ausgelesen und die extrahierten Arbeitszeiten in die Zeitarbeitssoftware AÜOffice importiert. Dabei verifiziert das Programm das Datum, den Einsatzort sowie die Arbeitsstunden.

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