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Das Heidekreis-Klinikum wurde 1997 durch den Zusammenschluss der beiden Kreiskrankenhäuser Soltau und Walsrode gegründet. Das Haus der Grund- und Regelversorgung hält 450 Betten vor und behandelt etwa 20.000 Patienten pro Jahr stationär.
PKMS als Initial für Digitalisierung der Pflege
Obwohl in vielen Bereichen des Klinikums bereits digitale Informationssysteme zum Einsatz kommen, wurde die Pflegedokumentation papierbasiert erbracht. Das hat sich über Jahre der Anwendung kontinuierlich bedarfsgerecht weiterentwickelt und war bei den Pflegekräften etabliert. Als dann die Einführung des Pflege-Komplex-Maßnahmen-Scores (PKMS) anstand, der den Mehraufwand für die hochaufwendige Pflege von Patienten im Krankenhaus auf Normalstationen abbildet, hatten wir Zweifel, den zusätzlichen Dokumentationsaufwand mit der Papierversion effektiv leisten zu können. Vor diesem Hintergrund haben wir uns dann für die Anschaffung einer digitalen Pflegeprozessplanung und -dokumentation entschieden. Von der haben wir uns versprochen, dass sie die PKMS-Ermittlung automatisch anhand der durchgeführten pflegerischen Interventionen vornimmt, erläutert Jörn Sandtvos, der als Projektleiter für die Systemeinführung im Heidekreis-Klinikum verantwortlich ist.
Ein Auswahlprozess im eigentlichen Sinne oder gar eine Ausschreibung waren nicht nötig. Bestandteil der Ausschreibung für des Krankenhaus-Informationssystems (KIS) im Jahr 2006 war bereits ein integriertes System für die Pflege. Das KIS der Wahl, fd-klinika von Fliegel Data, heute systema, bot dazu das Programm apenio des Bremer IT-Dienstleisters und Pflegespezialisten atacama | Software an. Uns war besonders die tiefe Integration in das führende System wichtig. Wir wollten keine Insellösung mit oberflächlicher Einbindung für die Pflege, sondern ein durchgängiges Gesamtsystem. Nachdem systema uns apenio vorgestellt hat, haben wir uns intensiv mit der Lösung und der Einführung beschäftigt, so Sandtvos. Dabei definierten Vertreter aus Ärzteschaft, Pflege und IT zum Beispiel die Pflegeprozesse und Abläufe in der mobilen Visite.
Seit Dezember 2010 ist apenio nun im Heidekreis-Klinikum im Einsatz. Bereits zur Zeit der Einführung konnte es als eines der ersten digitalen Systeme für die Pflegeplanung und -dokumentation den PKMS umsetzen. Die Einführung verlief problemlos. Gestartet wurde auf zwei großen internistischen Stationen am Standort Walsrode, der Rollout erfolgte dann schrittweise. Priorität hatten Stationen, auf denen die meisten PKMS-Fälle zu erwarten waren.
Um die reibungslose Umstellung auf die digitale Lösung zu gewährleisten, hat die pflegerische Projektleitung das Pflegepersonal der betreffenden Abteilung jeweils kurz zuvor geschult. Die Herausforderung bestand darin, sowohl die Funktionalitäten des Systems zu erläutern als auch den Pflegeprozess zu beleuchten. Pflegeprozessplanung findet ja in den meisten Akutkrankenhäusern auf Papier nicht statt. Mit der Einführung von apenio ändert sich das, was einem Paradigmenwechsel entspricht, erläutert Sandtvos. Mit hohem persönlichem Engagement hat er dann den Einsatz vor Ort begleitet.
Mobile Visite am Patientenbett
So war die digitale Pflegeplanung und -dokumentation schnell in der täglichen Routine etabliert. In ihrer Arbeit profitieren die Pflegekräfte wesentlich von der tiefen Integration in das KIS. Nach der stationären Aufnahme fließen die Stammdaten der Patienten automatisch über eine Schnittstelle in apenio. Danach findet in der Regel das pflegerische Aufnahmegespräch mit Anamnese statt. Es erfolgt mit mobilen Geräten direkt am Krankenbett. Sind die pflegerischen Probleme des Patienten und seine Ressourcen identifiziert, wird die Pflegeprozessplanung angelegt. Dabei werden die Pflegekräfte durch umfangreiche Standardpflegepläne unterstützt, die individuell auf die Bedürfnisse der Abteilungen zugeschnitten sind. Etwa 95 Prozent aller Pflegeprozessplanungen können anhand der Standardpflegepläne durchgeführt werden, beim Rest gibt es individuelle Anpassungen, weiß Sandtvos. Bei der ärztlichen Patientenaufnahme werden unter anderem Vitalzeichen ermittelt, Berichte geschrieben und erste Anordnungen vorgenommen. Dies alles können die Pflegekräfte auf den Stationen in apenio einsehen. Das System generiert daraus auch automatisch Handlungsanweisungen.
Zur Visite stehen den Ärzten und Pflegern im Heidekreis-Klinikum Visitenwagen mit Hängeregistraturen zur Verfügung. Wir haben uns für diesen Weg entschieden, da wir nicht umgehend papierfrei arbeiten können. In einer Übergangszeit werden uns noch Fremdbefunde, Konsiliarscheine oder EKG-Aufzeichnungen begleiten, so Sandtvos.
Die Visite auf den Stationen wird mit insgesamt fünf mobilen Geräten vorgenommen, die Ärzte und Pfleger an das Patientenbett mitnehmen. Dank der tiefen Integration von apenio in das KIS können in derselben Ansicht die digitale Fieberkurve und alle Registerkarten des Patienten angezeigt werden. So hat der Arzt mit einem Mausklick Zugriff auf alle Untersuchungen, Dokumente, Befunde, OP-Berichte, Labordaten und dergleichen. Dazu kann er am Patientenbett Leistungsanforderungen an die Funktionsbereiche schreiben. Ihm stehen also eine Vielzahl an Informationen und Möglichkeiten integriert in einer Ansicht zur Verfügung, zeigt sich der Projektleiter begeistert von den Vorzügen der mobilen Visite.
Vollständige und effiziente Dokumentation gesichert
So sind die Mitarbeiter aller Bereiche auch sehr zufrieden mit der elektronischen Pflegeplanung und -dokumentation. In vordigitalen Zeiten hat sich die Pflege immer eine strukturierte Pflegeprozessplanung gewünscht. Heute macht sie sie einfach, was sich als großer Gewinn erweist. Und das nicht nur in punkto Effektivität, sondern durch die Standardpflegepläne auch bei der Qualität. Jede Intervention ist transparent und lässt sich übertragen, so Sandtvos.
Mit apenio ist zudem eine vollständige Dokumentation gewährleistet. Das beginnt damit, dass papierbasiert die Interventionen in der Regel nur einmal pro Schicht erfasst wurden. Damit fielen beispielsweise bei einer aufwändigen Inkontinenzversorgung häufig viele erbrachte Leistungen unter den Tisch. Da das System die Aufgaben verbindlich vorgibt, können sie auch schnell und einfach quittiert und somit dokumentiert werden, erläutert der Projektleiter. Da alle manuellen Tätigkeiten wie Notizen und Übertragungen in die Patientenakte entfallen, können sich die Pflegekräfte wieder vermehrt auf die Versorgung der Patienten konzentrieren. Dazu sind jederzeit alle Informationen verfügbar, mehrere Mitarbeiter können parallel an einer Patientenakte arbeiten.
Auch bei einem anderen Aspekt hat die Lösung die Erwartungen voll erfüllt: Mit dem Einsatz von apenio entsteht für die Pflegekräfte bei der PKMS-Erfassung kein zusätzlicher Aufwand. Die Identifizierung von PKMS-Patienten wird automatisch durch das System vorgenommen, und sie werden ebenfalls automatisch in der PPR-Einstufung als A4 ausgewiesen. So sind die hochaufwendigen Patienten mit einem Blick auf den Stationsmanager zu erkennen. Für das Controlling und die Kodierfachkräfte wird sofort die entsprechende OPS ausgelöst. Durch die übersichtliche Darstellung der erreichten Punkte nach Tagen können mögliche Anfragen des MDK und der Kostenträger problemlos und schnell beantwortet werden
Wir sind in der Pflege auf einem guten Weg und konnten die Effektivität und Zufriedenheit unserer Mitarbeiter steigern. Das digitale System wurde sehr gut angenommen und ist wegen seiner offensichtlichen Vorteile und der einfachen Bedienung schnell akzeptiert worden, zeigt sich Projektleiter Jörn Sandtvos nach einem Jahr mit apenio im Heidekreis- Klinikum sehr zufrieden.
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