Darmstadt. Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) veranstaltet im Rahmen der DMS EXPO vom 26. bis 28. September in Essen an allen Tagen mehrere Workshops zu aktuellen Trendthemen.
Eine Workshopreihe behandelt die Auswirkungen der veränderten Abgabenordnung durch den Bundesfinanzminister (BMF). Hierdurch werden steuerpflichtige Unternehmen ab 1.1.2002 zur digitalen Archivierung ihrer Belege verpflichtet. Dazu kommt die Forderung des Gesetzgebers, die Belege für die Dauer von 10 Jahren maschinell lesbar und digital auswertbar zu halten.
Weitere Workshops geben Einblicke zu neuen IT-Lösungen. Experten beantworten Fragen zum Einsatz digitaler Signaturen und dem Zusammenspiel unterschiedlicher Informationssysteme.
Das Bundesministerium für Finanzen sorgt mit dem (BMF)-Rundschreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" vor Veränderungen in Deutschlands Unternehmen. Was ändert sich und was bedeutet das für die Praxis?
Am Grundprinzip der Prüfung durch die Finanzbehörden ändert sich nichts. Voraussetzung dafür ist allerdings eine digitale Datenhaltung bzw. Archivierung. Die nach Meinung des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) wichtigsten Punkte:
· Zeitnahe Prüfungen ermöglichen eine höhere Transparenz der inhaltlichen Zusammenhänge. Aus Kosten- und Performancegründen ist die schnelle Auslagerung der Inhalte der ERP-Anwendungen auf elektronische Datenträger zu begrüßen. Jedoch müssen Daten auch weiterhin elektronisch aufbewahrt werden. VOI-Tipp: Ein Rückspielen von Reorganisationsdateien in ein Systemumfeld ist nach längeren Zeiträumen schwierig, daher ist die applikationsunabhängige Archivierung erfolgsversprechend.
· Die Prüfer dürfen auf Stammdaten zugreifen. Eine Fernabfrage (Online) wird jedoch ausgeschlossen. Damit ist klar, dass nur die Anwendung des Steuerpflichtigen vor Ort benutzt werden darf. Die steuerrelevanten Daten werden in der beispielhaften Aufzählung auf die Bereiche: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung reduziert. Namentlich herausgefallen sind Kostenrechnung, Warenwirtschaft und Archivsysteme. Da aber über Verknüpfungen verprobt wird, sind diese Bereiche letztendlich doch zur Prüfung enthalten.
· Beim Erzeugen von Auszügen aus dem System durch den Steuerpflichtigen wird auf Testdaten verzichtet.
· Im Rahmen der Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen wird ergänzend darauf hingewiesen, dass die Unternehmen durch Vergabe von Rechten dafür zu sorgen haben, dass Steuerprüfer nur auf steuerrelevante Daten zugreifen. Also ist Umsicht im Umgang mit personenbezogenen Daten oder im Umgang von Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, geboten.
· Bei der Datenträgerüberlassung (CD-ROM an Prüfer) müssen alle zur Auswertung der Information notwendigen Informationen (Dateistruktur, Datenfelder, interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stehen. Dieser Aspekt ist natürlich auch für Archivsysteme wichtig. Hier wird vom Gesetzgeber konkret gefordert: Archivsysteme müssen Daten bzw. Dokumente strukturiert ablegen. Die Nutzung eines Systems, das allein auf Volltextsuche (als Ansatz für die Suche in unstrukturierten Texten) oder allein auf Mikroverfilmung basiert, genügt diesen Anforderungen nicht.
· Bei den Grundsätzen zur Verhältnismäßigkeit wird erläutert, unter welchen Umständen Daten, die vor dem Januar 2002 archiviert wurden, wieder elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen. Es gelten die Regeln der AO, die Daten im Rahmen der Aufbewahrungsfrist lesbar zu machen. Ab dem Jahr 2002 muss die maschinelle Verfügbarkeit der Daten unter diesen Prämissen vorliegen. Sollte ab diesem Zeitraum beim Steuerpflichtigen ein Systemwechsel (z.B. anderes ERP-System bzw. Buchhaltungssystem) stattfinden, muss die alte Hard- und Software nicht aufbewahrt werden. Aber der Steuerpflichtige hat sich im Rahmen der Migration darum zu kümmern, dass die maschinelle Auswertbarkeit auch durch das neue System erhalten bleibt.
· Die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen im Rahmen elektronischer Abrechnung im Sinne § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG erfordert weiterhin einen hohen Standard. Wer also im Rahmen der Vorsteuer-, Umsatzsteuer-Erklärung elektronisch abrechnet, benötigt: die digitale Signatur und - dies ist ausdrücklich anders als die bisherige Praxis der Grundsätze ordnungsgemäßer EDV-Buchhaltung tatsächlich eine Speicherung auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt.
· Originär digitale Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Digitale Unterlagen gehen entweder in elektronischer Form ein und/oder das DV-System erzeugt diese Daten. Ein maschinell verwertbarer Datenträger ist maschinell lesbar und auswertbar. Diese Daten dürfen nicht mehr ausschließlich auf Papier oder Mikrofilm aufbewahrt werden.
· Sollte man elektronisch archivieren, sind maschinell nicht auswertbare Formate nicht mehr ausreichend. Das BMF nennt als Beispiel das Format PDF (Acrobat Portable Document Format). Ein ebenso oft verwendetes Format, das nicht für maschinelle Auswertungen geeignet ist, ist TIFF. Damit nochmals der Hinweis vom VOI, dass manche heute eingesetzten COLD-Verfahren eine TIFF-Datei für die Ablage generieren und somit nicht konform zu den Anforderungen der geänderten Abgabenordnung (AO) sind. Es spricht natürlich nichts dagegen, eingehende Papierdokumente zu scannen und als TIFF aufzubewahren.
· Eine wichtige Ergänzung für viele Kleinunternehmen: Nutzt das Unternehmen eine Textverarbeitung, um z.B. damit Rechnungen zu erstellen, hat aber keine EDV-Buchführung, dann müssen diese Unterlagen nicht in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden. Hier ist der Papierausdruck ausreichend.
· Eine Regelung für Unternehmen mit abweichenden Wirtschaftsjahr beschreibt, dass erst zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres mit der Archivierung begonnen werden muss, wenn dies aus technischen Gründen ab dem 1.1.2002 noch nicht möglich war.
· Fazit: Es bleibt weiterhin die Herausforderung für die Unternehmen, Daten und Dokumente über einen Zeitraum von 10 Jahren verfügbar zu halten. Da ein Vorhalten in den Buchhaltungssystemen bei vielen Unternehmen nicht möglich und wirtschaftlich ist, besteht die dringende Notwendigkeit, Archivsysteme rechtzeitig bis zum 01.01.2002 einzuführen. Auch die Verwendung von COM-Verfahren hilft ab Januar 2002 nicht weiter, da auf jeden Fall eine Doppelablage in maschinenlesbarem Format notwendig wird.
Viele Unternehmen müssen mit der Einführung eines elektronischen Archivsystems, das auch die Anforderungen der AO erfüllt, Neuland betreten. Der VOI wird zu all diesen Änderungen auf der DMS EXPO an allen Messetagen Workshops anbieten.
Zum Thema Archivierung digitaler Signaturen, das noch in den Kinderschuhen steckt, gibt es mittlerweile verschiedene brauchbare Perspektiven für einen praktischen Einsatz. Fragen hierzu beantworten Referenten der Bundesnotarkammer und eines Trustcenters. Experten referieren über Das Zusammenspiel unterschiedlicher Informationssysteme; Schwerpunkt liegt auf der technologischen und organisatorischen Einbindung von Customer-Relationship-, Content-Management- und Dokumenten-Management-Systemen. Der Bereich Enterprise Application Integration Hoffnungsträger mit Zukunft? wird von einem Referenten abgedeckt.
Jede Workshopteilnahme kostet einschließlich ausführlicher Dokumentation und Erfrischungsgetränken 150 Euro pro Person; jeder weitere Teilnehmer eines Unternehmens zahlt 100 Euro. Anmeldungen unter VOI, Bismarckstraße 59, 64293 Darmstadt, (www.voi.de) oder mailto:voi@voi.de.
Informationen zur DMS EXPO unter www.dmsexpo.de
X