Einsatz von Rechnungseingangslösung AnyDoc®INVOICE™ sichert KLN Family Brands zweiten Platz bei Branchenaward

AnyDoc Software, ein führender Anbieter von automatisierten Dokumenten-, Datenerfassungs- und Klassifizierungslösungen, freut sich über den zweiten Platz seines Kunden, KLN Family Brands, beim Huntington Bank Innovation Award 2012. KLN, ein beliebter Snack-Hersteller aus Minnesota (USA), wurde in der Kategorie Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) für den erfolgreichen Einsatz der Lösung AnyDoc®INVOICE™ ausgezeichnet. Der vom Institute of Financial Operations (IFO) überreichte Huntington Bank Innovation Award wird Unternehmen für den kreativen Einsatz fortschrittlicher Technologien, Tools und Prozesse im Bereich Finanzen verliehen. KLN unterhält vier getrennte Unternehmenszweige für Snacks und Tiernahrung. Die Verwaltung der Eingangsrechnungen dieser Einzelunternehmen sollte jeweils separat erfolgen. Um dies zu gewährleisten, entschied sich KLN für eine gemischte Lösung aus der Applikation AnyDoc®INVOICE™, einer Anwendung von AnyDoc Software für die regelbasierte Erfassung unstrukturierter Daten, sowie den Anwendungen ScerIS/DMS (Document Management System) und ScerIS/ERM (Enterprise Report Management) des Softwareentwicklers und Systemintegrators ScerIS, Inc. „Wir sind stolz über die Auszeichnung des IFO für unseren effizienteren Kreditorenbuchhaltungsprozess, dessen Implementierungskosten sich innerhalb von nur 14,5 Monaten amortisiert haben“, so Ron Galbrecht, Chief Information Officer bei KLN Family Brands. „Dank der neuen Software sparen wir jährlich 82.500 US-Dollar ein, machen deutlich weniger Überstunden und haben die Bearbeitungszeit für Rechnungen um 50 % beschleunigt, obwohl gleichzeitig die Anzahl der Rechnungen gestiegen ist.“ Mithilfe des Lösungssystems scannt KLN pro Jahr in seinen vier Unternehmen insgesamt 30.000 Rechnungen. Die Rechnungen kommen dabei sowohl aus dem Bestellwesen (Purchase Orders) als auch aus anderen Bereichen. Die wichtigsten Daten der Rechnungsimages – bei Rechnungen aus dem Bestellwesen bestehen diese aus Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag und Details zu Einzelposten – werden automatisch erfasst. Anschließend werden die Angaben anhand der KLN-Geschäftsregeln überprüft und in präziser, geprüfter Form an das Folgesystem ScerIS/DMS weitergeleitet. Dabei werden die Bilder automatisch indexiert und archiviert. Unter Verwendung der AnyApp®-Technologie zur Verarbeitung unstrukturierter Dokumente erfasst AnyDoc®INVOICE™ automatisch die Rechnungsdaten (einschließlich Details zu Einzelposten), ohne dass separate Dokumentvorlagen erforderlich sind. Bei der Datenerfassung nach dieser sogenannten Freiformsuche spielt es keine Rolle, wo auf der Rechnungsseite die jeweiligen Daten beim entsprechenden Anbieter zu finden sind. Für künftige Rechnungen des Anbieters „merkt“ sich AnyApp die Position der Daten auf der Seite. Bei Rechnungen aus dem Bestellwesen gleicht AnyDoc®INVOICE™ die Rechnung, die Bestellung und die empfangenen Daten miteinander ab. Wenn die Einzelposten und Gesamtbeträge übereinstimmen, werden die Daten automatisch zur Zahlung an das ERP-System übermittelt. Eine persönliche Bearbeitung oder manuelle Prüfung ist hierfür nicht erforderlich. Rechnungen ohne Bezug zum Bestellwesen werden inklusive der von AnyDoc®INVOICE™ extrahierten Daten mithilfe von ScerIS/DMS über einen Workflow-Prozess versandt. So können die Rechnungen zusammen mit etwaigen Anhängen zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet werden. Nach der Genehmigung und Codierung werden die extrahierten Daten an das ERP-System gesendet, die Zahlung wird veranlasst, und die Rechnung wird nahtlos in ScerIS/DMS archiviert. Dank der exakt indexierten Rechnungen muss KLN bei Rückfragen der Anbieter nicht lange suchen, sondern wird über die intuitive Benutzeroberfläche von ScerIS/DMS schnell fündig. Nach nur sechs Monaten erweiterte KLN das System, um auch in seiner Debitorenbuchhaltung von den Vorteilen der Automatisierung zu profitieren. Mittlerweile automatisiert das Unternehmen ebenfalls die Verarbeitung seiner Bestell- und Versanddokumente wie beispielsweise Verkaufsaufträge, Kundenbestellungen und einzelne Versandbestätigungen. Der Huntington Bank Innovation Award wurde am 14. Mai auf der FUSION Conference der IFO in Nashville, Tennessee (USA) im Rahmen eines festlichen Mittagessens verliehen. Über KLN Family Brands KLN Family Brands ist ein Familienbetrieb mit Sitz in Perham, Minnesota (USA). Das Unternehmen ist seit 1964 mit Tuffy's Pet Foods am US-Markt vertreten, vertreibt inzwischen jedoch auch zahlreiche weitere Marken und Produkte. In den USA sind beispielsweise die Marken NutriSource für Tiernahrung, Wiley Wallaby für Lakritz und Vic’s für Popcorn bekannt. Aktuell stellt KLN unter verschiedenen Marken Tiernahrung, Snacks, Süßigkeiten und organische Lebensmittel her. Über ScerIS ScerIS entwickelt, implementiert und unterstützt seit 1993 innovative Lösungen zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. Mit der ScerIS-Suite aus Anwendungen für Imaging, Workflow und eForms können Kunden mehr Arbeit mit weniger Aufwand und zu geringeren Kosten bewältigen. In seiner Rolle als Kundenressource stattet ScerIS personen- und papierzentrierte Arbeitsprozesse in 15 größeren Märkten und 150 Branchen mit neuen Tools aus, damit die jeweiligen Unternehmen ihren Gewinn vergrößern und den Return on Investment optimieren können. Weitere Informationen finden Sie unter www.sceris.com. Über AnyDoc Software AnyDoc Software GmbH mit Hauptsitz in den USA und Niederlassungen in der Schweiz, Deutschland und UK bietet intelligente Lösungen für die automatische Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art. Sie setzt dabei maßgeblich auf Eigenentwicklungen. Durch die Lösungen von AnyDoc Software konnten bereits Millionen von Arbeitsstunden für die manuelle Klassifikation und Datenerfassung eingespart und gleichzeitig die Datenqualität erhöht werden. AnyDoc Software ist finanziell unabhängig, finanziert sich seit Beginn zu 100 Prozent selbst und arbeitet seit 1990 ununterbrochen profitabel. Trotz starken Wachstums in den letzten Jahren ist die Firma ihrem Grundsatz „Qualität vor Masse" treu geblieben, was besonders ihre Kunden sehr schätzen. Ihre Produkte und Lösungen werden weltweit von über 3.500 Firmen aller Branchen und unabhängig von der Firmengröße erfolgreich eingesetzt. Zu den Kunden von AnyDoc Software gehören u.a. Air Liquide Deutschland, Arvato Media, Concordia, COOP, Williams Lea (Tochter der Deutschen Post), LeasePlan, Lufthansa, Novartis, PrimaCom, Sixt, U.S. Airways, U.S. Census, Volkswagen, uvm. Weitere Informationen finden Sie unter: www.anydocsoftware.de