Regus-Studie: Besprechungen und Konferenzen werden immer häufiger in Business Centern geführt
Düsseldorf Weil Firmen immer globaler agieren, nimmt auch die Anzahl an Besprechungen, Konferenzen und sonstigen Firmenveranstaltungen stetig zu. Die aktuelle Deutschland-Studie des Business Center-Anbieters Regus zeigt, dass stundenweise Verfügbarkeit und flexible Nutzung zu den entscheidenden Kriterien für Firmen bei der Wahl ihrer Konferenzräumlichkeiten zählen. Regus hatte dazu ca. 4.000 Firmen in Deutschland über das renommierte Institut Interrogare (Bielefeld) befragt, von denen 411 den Fragebogen beantworteten. Die Studie zeigt, dass Business Center neben den klassischen Tagungs-Locations wie Hotels zunehmend als bevorzugte Alternative oder Ergänzung genutzt werden, weil sie flexiblere Konditionen und ein professionelles Business-Umfeld für Firmen bieten. Sie können stundenweise gebucht und kurzfristig storniert werden und sind nicht an sonstige Konditionen wie Catering oder Übernachtungen gebunden. Zudem bieten sie einen professionellen Sekretariats-Support und eine komplette Büroinfrastruktur mit Fax-, Kopier- und Übersetzungs-Services, Internetanschluss und Videokonferenzen.
Dynamische Branchen nutzen Business Center
Die befragten Firmen, die sich aus den unterschiedlichsten Branchen rekrutieren, wurden gebeten, zu ihrer Nutzung und Bewertung von Konferenzräumen Auskunft zu geben. Vor allem Firmen aus sehr dynamischen Branchen wie der IT- und Service-Industrie sowie Unternehmensberatungen bevorzugen Konferenzräume in Business Centern für Besprechungen und Veranstaltungen. 13% der Befragten nutzen Konferenzräume in Business Centern mehrfach im Monat, über 60% nehmen diese Dienstleistung bis zu 12-mal pro Jahr in Anspruch. Im Gegensatz dazu nutzen nur 4,6% der Befragten Konferenzräume in Hotels mehrmals pro Monat. Knapp 36% tun dies bis zu 12-mal pro Jahr. Ein Viertel der befragten Unternehmen nutzt Hotels gar nicht für Konferenzen und Veranstaltungen.
Vor allem Berater oder Vertriebsmitarbeiter von Firmen, die eine feste Adresse in Business Centern haben, nutzen überdurchschnittlich häufig auch die dortigen Räumlichkeiten für Kunden-Meetings. Auffallend ist auch, dass vor allem Firmen mit Hauptsitz in den USA und Großbritannien bevorzugt Konferenzräume in deutschen Business Centern in Anspruch nehmen. Die Verfügbarkeit von Konferenzräumen ist für viele Unternehmen offenbar ein entscheidendes Argument, in Business Centern zu arbeiten.
Flexibilität und Diskretion bevorzugt
Ein Viertel der befragten Unternehmen buchen Konferenzräume nur stundenweise und knapp ein Drittel nutzen diese halbtageweise. Hier zeigt sich also eine deutliche Nachfrage nach Räumlichkeiten für recht kurze Meetings und Veranstaltungen.
Untermauert wird diese Tendenz durch das Ergebnis, dass 27% der Befragten die flexible Nutzung, 20% der Befragten die stundenweise Verfügbarkeit und 11% die kurzfristige Buchung und Stornierung als größten Pluspunkt von Konferenzräumen in Business Centern einstufen.
Bei der Frage, zu welchen Zwecken die Räumlichkeiten am häufigsten gebucht werden, kristallisierten sich die drei folgenden Anlässe heraus: Zum einen klassische Besprechungen und Konferenzen (34%), des Weiteren Geschäftsverhandlungen (17%) sowie Interviews und Personalgespräche (15%) als dritter Nutzungsgrund. Aber auch Veranstaltungen wie Tagungen, Seminare und Schulungen werden von den Befragten regelmäßig in Konferenzräumen von Business Centern abgehalten.
Insgesamt zeigte sich, dass der Aspekt der höheren Diskretion in Business Centern von den Teilnehmern der Studie sehr geschätzt wird 31% der Befragten sehen den Vertraulichkeitsfaktor als Vorteil von Business Centern. Übernahmegespräche, Fusionen, Firmenrevisionen aber auch Personalgespräche werden deshalb von Firmen bevorzugt in Business Centern durchgeführt, da hier im Gegensatz zu Hotels eine fast 100%ige Diskretion garantiert werden kann.
Business Center für das kurzfristige Meeting-Geschäft
22% der Befragten sehen die Sekretariatsunterstützung durch das Business Center Personal und 56% die professionelle Büroumgebung mit Highspeed-Internetzugang, TK- und Videokonferenzanlage, Druckern und Kopierern als Vorteil in Business Centern gegenüber dem Angebot von Hotels an. Auch die Tatsache, dass Konferenzräume in Business Centern an keinerlei Konditionen wie Catering und Übernachtungen gebunden sind, wird von 20% der Befragten als Vorteil angesehen. Genau dieses Kriterium sehen allerdings über ein Drittel der Befragten als Vorteil des Konferenzangebots von Hotels an. Insgesamt zeigt sich also, dass Konferenzräume in Business Center von Firmen vor allem dann gerne genutzt werden, wenn Veranstaltungen kurzfristig und für bis zu acht Stunden in einer professionellen Büroatmosphäre stattfinden sollen. Hotels werden bevorzugt, wenn Abendveranstaltungen und größere Events wie mehrtägige Tagungen mit Catering und Übernachtung geplant sind.
Über Regus
Das Unternehmen Regus wurde 1989 gegründet und ist heute der weltweit größte Betreiber von Business Centern. Die Idee von Mark Dixon, Inhaber und Chairman der weltweiten Regus-Gruppe, ist einfach: Wir funktionieren so simpel wie eine Autovermietung. Ein Anruf genügt, und das komplett eingerichtete Büro mit dem passenden Service steht kurzfristig, auch stundenweise, zur Verfügung. Aus dem ursprünglichen Konzept, möblierte Service-Büros anzubieten, ist heute eine breite Palette von Dienstleistungen erwachsen: Die virtuelle Geschäftsadresse, das Tagesbüro, das Großraumbüro, die Konferenzräume, der Videokonferenzservice sowie das Outsourcing von ganzen Bürostrukturen an Regus (Corporate Outsourcing). Zum Serviceangebot von Regus gehören modernste Telekommunikationssysteme, Videokonferenzstudios, Bürogeräte etc. Nutzbar ist auch der mehrsprachige Sekretariats-, Übersetzungs- und Telefonservice. Die Regus Services werden mittlerweile von über 100.000 Kunden weltweit in Anspruch genommen. Zu den Großkunden zählen Firmen wie IBM, Fujitsu Siemens, Starbucks, Unilever oder Nokia. Mit der Übernahme von HQ Global Workplaces ist Regus mittlerweile an 750 Standorten in 60 Ländern und 350 Städten mit rund 4.000 Mitarbeitern präsent. In Deutschland betreibt Regus 26 Business Center in 12 Städten. Der weltweite Umsatz der Regus-Gruppe lag in 2004 bei 312 Millionen GBP (der UK-Umsatz ist dabei nicht mit eingerechnet).
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