Welche rechtlichen Anforderungen müssen bei der E-Mail-Archivierung erfüllt werden?, haben sich die Teilnehmer der infoWAN-Roadshow gefragt, die sich diesem viel diskutierten Thema widmete. Schnell stand fest: Die Verunsicherung ist aufgrund der Informationsflut groß. Etwas Licht ins Dunkel konnte Dr. Sibylle Gierschmann, Spezialistin im Bereich Informations-Technologie bei der internationalen Rechtsanwaltskanzlei Taylor Wessing, bringen.
Ihre wichtigste Empfehlung: Klare Richtlinien schaffen. Private Mails sollten in der elektronischen Geschäftspost grundsätzlich tabu sein. Denn: Findet keine Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung statt, ist jede Kommunikation als privat anzusehen. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber Telekommunikations- und Telediensteanbieter ist und deshalb das Fernmeldegeheimnis zu wahren hat. Dieses besagt, dass jegliche Überwachung der Inhalte und Verbindungsdaten unzulässig ist. Folge: Es darf nicht archiviert werden. Wer seinen Mitarbeitern private Mails dennoch erlauben will, sollte ihnen über einen Webbrowser den Zugang zum privaten Webmail-Dienst ermöglichen.
Spezielle Bestimmungen für die Archivierung von E-Mails gibt es nicht, d.h. es gelten die allgemeinen Regeln: E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur muss man im Original aufbewahren. Unterlagen, die den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betreffen sowie Buchungsbelege und E-Mails, die zum Verständnis der Handelsbücher erforderlich sind, aber auch Geschäftsbriefe, also alle Mitteilungen des Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten nach au-ßen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, müssen archiviert werden. Buchungsbelege müssen zehn, Handels- und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Wirklich sicher ist: Mails in Papierform zu archivieren reicht nicht mehr.
Steuerlich relevante Daten sind für den Zugriff des Finanzamtes in geeigneter Weise vorzuhalten. Denn der Fiskus kann sich im Falle eines Falles einen Lesezugriff unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem verschaffen, eine maschinelle Auswertung vom Steuerpflichtigen für den mittelbaren Datenzugriff verlangen oder darauf bestehen, dass die Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung bereit gestellt werden.
Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in digitaler Form vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten sicherzustellen, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Für Hard- und Software gilt gleichermaßen, dass eine nachträgliche Veränderung nicht möglich sein darf. Nachträgliche Bearbeitungen müssen in jedem Fall protokolliert werden und mit dem Dokument zusammen gespeichert werden. Datensicherungsmaßnahmen helfen das Risiko von Unauffindbarkeit, Vernichtung oder Diebstahl zu vermeiden.
Was eine gute Archivierungssoftware bietet und wie man damit eine einfachere Administration von Microsoft Exchange erreicht, hat infoWAN Geschäftsführer Lars Riehn vorgestellt. Der IT Spezialist setzt bei diesem Thema auf ZANTAZ EAS. Die Software ermöglicht die Umsetzung von heutigen und zukünftigen rechtlichen Anforderungen, denn EAS ist auf die Einrichtung zentraler Policies und Überwachung von Aufbewahrungsfristen ausgelegt. Dabei kann ein mehrstufiges Konzept auf unterschiedlichen Medien verwendet werden.
EAS gestattet den gezielten und sehr granularen Export der geforderten Daten in PST-Dateien. Das bietet den Vorteil der Vermeidung von Zufallsfunden (Ringfencing). Sollten private E-Mails trotz aller Bedenken erlaubt sein, können diese durch Markierungen oder Ablage in bestimmten Ordnern von der Archivierung ausgenommen werden. EAS unterstützt die Journal-Archivierung. Auch bei Envelope Archiving bleibt Single Instance erhalten. Darüber hinaus ermöglicht die Software die redundante Aufbewahrung in mehreren Speichern. Ein Archiv ist nur dann rechtlich relevant, wenn es vor Veränderungen sicher ist, betonte Lars Riehn eindringlich. Die ideale Lösung ist die Speicherung der Daten auf EMC Centera, denn sie steht für Ausfallsicherheit, Schutz vor Manipulation, eine automatische Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Löschen der abgelaufenen Objekte.
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