Düsseldorf, 05. November 2012 Der ECM-Branche geht es gut: 67 Prozent der Anbieter konnten im dritten Quartal 2012 ein Umsatzwachstum verzeichnen, so eine aktuelle BITKOM-Studie. Und auch die Zukunftsaussichten sind positiv: Enterprise Content Management wird für die Bearbeitung der stetig wachsenden und unstrukturierten Informationsmenge immer wichtiger. Unternehmen, die einen Einsatz von ECM in Betracht ziehen, sollten die verschiedenen Systeme genau unter die Lupe nehmen, rät jetzt VDD IQware. Der Anbieter und Entwickler des ECM-Systems Hyarchis.Net nennt fünf Kriterien, die ein gutes Enterprise Content Management-System unbedingt erfüllen muss, um den Return on Investment (ROI) zu maximieren und nachhaltige Optimierungen zu ermöglichen.
1. Skalierbarkeit Leistungsstarke ECM-Lösungen bieten horizontale Skalierbarkeit. Durch das Hinzufügen zusätzlicher Rechner wird die Leistung des Systems enorm gesteigert. In einem Archiv haben unterschiedliche Abteilungen wie die Finanzbuchhaltung und der Vertrieb als auch Anwender Zugriff auf die Lösung. Die Benutzer sind in der Lage, sowohl primäre als auch sekundäre Prozesse- von Kredit-bis Urlaubsanfragen, innerhalb eines Systems zu bearbeiten und können hierdurch effizienter und flexibler agieren.
2. Compliance Die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in Unternehmen stellt oftmals eine große Herausforderung dar. Der Compliance-Vorgaben sind vielerorts kompliziert und eng mit dem Sicherheitsgedanken verbunden. Dieses Unterfangen lässt sich mit der richtigen ECM-Lösung um ein Vielfaches vereinfachen. Eine durchdachte Planung, regelmäßige Kommunikation und ein System, das firmeninterne Gesetze und Regularien durchsetzt, sind das A und O. Die Angst, möglicherweise nicht regelkonform zu agieren, kann beispielsweise durch verschiedene Autorisierungsmöglichkeiten genommen werden der Fall, dass Dokumente somit in falsche Hände geraten, ist mit einer ECM-Lösung daher unmöglich.
3. Flexibilität Innovative ECM-Systeme müssen in der Lage sein, sich stetig verändernde Geschäftsprozesse aufzufangen. Bei der Auswahl einer ECM-Lösung ist es daher essentiell, Aspekte wie Investitionssicherheit und Langfristigkeit nicht außer Acht zu lassen. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen ihre Prozesse aus Kosten-und Zeitgründen in erster Linie eigenständig an verändernde Umstände anpassen möchten. Systeme, die sich flexibel an verschiedene Unternehmen, deren individuelle Vorstellungen und an sich verändernde Geschäftsprozesse anpassen lassen, sind daher eine gute Wahl.
4. Integrationsmöglichkeit Um Insellösungen zu vermeiden, bedarf es innovativer ECM-Systeme, die sich in die IT-Struktur des Unternehmens integrieren lassen. Die Vernetzung unterschiedlichster Informationen aus verschiedenen Abteilungen ist essentiell, um die stetig wachsenden Datenmengen zu strukturieren und optimal bei Entscheidungsfragen nutzen zu können. ECM-Lösungen sollten daher unbedingt über verschiedene Schnittstellen verfügen, um auf die unterschiedlichsten Dokumente und Informationen ad-hoc zugreifen zu können.
5. Web-Einbindung Online-Self-Service, eine integrierte Kommunikation über mobile Endgeräte und die Einbindung von Social Media-Kanälen werden auch im Bereich des Enterprise Content Managements immer wichtiger. Durch die Web-Einbindung können Unternehmen eine persönliche Kommunikation pflegen und diese für jeden Kunden individuell anpassen. Dazu gehören beispielsweise ein zugeschnittenes Dokumentenarchiv, ein Kundenportal für fallorientiertes Arbeiten und die Möglichkeit, elektronische Akten auch online individuell herzustellen.
Sybrand Jongejans, Managing Director bei VDD IQware, erklärt: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bei der Beherzigung der angeführten Kriterien ein schnellerer und positiver ROI zu erkennen ist. Bei der Auswahl eines ECM-Systems sollten die individuellen Anforderungen und Herausforderungen der Unternehmen im Mittelpunkt stehen. Ein one-size-fits-all-Ansatz ist hier nicht realisierbar. Lösungen, die eine Baustein-Struktur ermöglichen und sich je nach Bedarf erweitern lassen, sind die bessere Basis.
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