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REWAG macht kurzen Prozess mit seinem Einkauf

Von Futura Solutions GmbH

Der Regensburger Energieversorger REWAG investiert nicht nur in Energieeffizienz. Auch seine Einkaufsprozesse wickelt das Versorgungsunter-nehmen nunmehr reibungslos, schnell und mit deutlich mehr Überblick ab.

Der Grund: Der Energieversorger in Regensburg hat die Futura AVA von Futura Solutions im Einsatz. Das Besondere der Lösung der Wiesbadener Softwareexperten für Planung, Einkauf und Abrechnung: Sie ist tief in das SAP-System der REWAG integriert. 'REWAG...

Wiesbaden, 06.02.2013 - Der Grund: Der Energieversorger in Regensburg hat die Futura AVA von Futura Solutions im Einsatz. Das Besondere der Lösung der Wiesbadener Softwareexperten für Planung, Einkauf und Abrechnung: Sie ist tief in das SAP-System der REWAG integriert.

'REWAG baut eine neue Fotovoltaikanlage', 'REWAG eröffnet Biogasanlage': Mit solchen Schlagzeilen macht der Regensburger Energieversorger immer wieder und gern von sich reden. Die Energiewende ist voll im Gang. Doch was die Öffentlichkeit mit Freuden erfährt, bedeutet für Thomas Brandl eine Menge Arbeit. Brandl ist Bereichsleiter Einkauf der REWAG und damit Chef von sechs Mitarbeitern. Seine Abteilung kümmert sich um den Einkauf von Liefer- und Bau-leistungen aller Art. Zwischen 150 und 200 Ausschreibungen wickelt sein Team alljährlich ab. Mal sind es klassische Baumaßnahmen (Wasser-, Strom- oder Gasleitungen erweitern und erneuern), ungeplante Maßnahmen (Störfälle, wenn beispielsweise Bagger Leitungen beschädigen) oder Sonderprojekte (Umbau von Wasserwerken, Hallen- und Erlebnisbädern). Denn der Energieversorger gehört - als konzernverbundenes Unternehmen - zu den Stadtwerken Regensburg, die zuständig sind für den Nahverkehr, Werkstätten, den Betrieb von Parkhäusern und einer multifunktionalen Veranstaltungshalle. Auch für sie organisiert Thomas Brandls Abteilung den Einkauf von Bau- und Dienstleistungen. Je nach Maßnahme beläuft sich der Umfang einer Ausschreibung auf 80.000 bis 1,8 Millionen Euro. Beschaffungsvolumen pro Jahr: zwischen 24 und 32 Millionen Euro.

Enorme Zeitersparnis

Seit gut einem dreiviertel Jahr macht Brandl und seinem Team die Arbeit noch mehr Spaß. Der Grund ist die Einführung der Futura AVA von Futura Solutions in Wiesbaden. Die Lösung der Wiesbadener Softwareexperten für Planung, Einkauf und Abrechnung ging im Mai 2012 produktiv. Seitdem hat die REWAG 2.000 Ab-rufbestellungen aus Rahmenverträgen, 2.500 Aufmaße und ebenso viele Gut-schriften mit der Futura Lösung elektronisch abgewickelt ? 'absolut fehlerfrei', sagt Thomas Brandl.

Aufwendiger Auswahlprozess

Die Wahl für Futura Solutions fiel am Ende leicht. Die Entscheidung hatte die REWAG allerdings gründlich vorbereitet: Sechs Monate lang verglichen die Re-gensburger die Lösungen von fünf Anbietern, erstellten Pflichtenhefte, luden die Anbieter nach Regensburg zu einem Real-Time-Test ein und verglichen die ver-schiedenen Funktionalitäten ? keine einfache Aufgabe: Denn die Futura Lösung konnte mit innovativen Funktionalitäten aufwarten, die andere Hersteller nicht bieten konnten. Nämlich: Die Kombination aus einer klassischen AVA, der elekt-ronischen Ausschreibung und die vollautomatische Integration der Anfrage-, Vergabe- und Abrechnungsprozesse in das SAP-System der REWAG.

Elektronische Abwicklung aller Einkaufsprozesse

Die Begeisterung für die neue Lösung wird noch verständlicher, wenn man sich die Schwierigkeiten vergegenwärtigt, mit denen die Einkäufer bis dahin zu kämpfen hatten. Bislang arbeitete die REWAG parallel in zwei Anwendungen, dem SAP-System und der AVA. Das bedeutete viele Nachteile: Das Anlegen der Leis-tungsverzeichnisse war für die Bauabteilung umständlich und zeitraubend. Die Lieferanten gaben ihre Angebote auf Papier ab, danach mussten sie manuell er-fasst werden, um sie im Preisspiegel vergleichen zu können. Ebenso reichten die Lieferanten die erbrachten Leistungen (Aufmaße) auf Papier ein. Die Folge: Zah-len zur Auswertung im SAP-System lagen nicht oder erst sehr spät vor. Damit blieben wichtige Fragen offen: Wie hoch sind die noch ausstehenden Forderungen der Lieferanten? Was gibt das Budget noch her, etwa für weitere Projekte? 'Diese zeitraubenden Prozesse sind zum Glück Vergangenheit', sagt Thomas Brandl.

So wenig Papierdokumente wie möglich

Das Ziel, so wenig wie möglich mit Papierdokumenten zu arbeiten, hat der Ener-gieversorger erreicht. Dank der Futura AVA legt die Bauabteilung Leistungsver-zeichnisse nur noch elektronisch an. Die anschließende Ausschreibung erledigt der Bereich Einkauf natürlich ebenso elektronisch wie die Vergabe der Aufträge. Zugleich kann der Einkauf von Futura AVA aus direkt per Knopfdruck die Bestel-lung im SAP-System anlegen. Die Angebote der Lieferanten kommen papierlos, nämlich online zurück zur REWAG, genau so wie die Aufmaße der bereits er-brachten Leistungen. Ein weiterer Vorteil der tiefen Integration der Futura AVA in SAP: Sobald die Bauabteilung ein Aufmaß geprüft und freigegeben hat, werden automatisch in SAP die entsprechenden LERF-Blätter (Leistungserfassung) an-gelegt. Mit anderen Worten: Egal, ob die Einkaufs- und Bauabteilung mit der Fu-tura AVA arbeiten und die Buchhaltung mit SAP, jeden Schritt in einer der beiden Anwendungen vollzieht die andere automatisch mit. 'Das ist genau die tiefe In-tegration, die wir wollen', sagt Thomas Brandl.

Hohe Einsatzbereitschaft beim Lösungsanbieter

Doch die Wiesbadener Experten für Beschaffungslösungen überzeugten nicht nur mit dem Funktionsumfang ihrer Lösung, sondern auch mit ihrer Einsatzbe-reitschaft. Denn die Lösung sollte binnen sechs Monaten einsatzbereit sein. Und den 'sportlichen Zeitplan', so Thomas Brandl, hielten die Wiesbadener ein. Sechs Monate nach dem Kick-Off konnte die Lösung im Mai 2012, wie geplant, produktiv geschaltet werden. Sein spezieller Dank geht hier an das Projektteam der REWAG und der Futura Solutions.

'Für unsere Prozesse ist die Futura AVA mit der hervorragenden Integration in unser SAP-System die perfekte Lösung. Wir sparen nicht nur Zeit im Einkaufsprozess, wir haben jetzt einen viel besseren Überblick, was uns in Preisverhandlungen sehr zugute kommt.' Thomas Brandl, Ein-kaufsleiter der Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG (REWAG)

Die Fakten

Unternehmen

Die Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG (REWAG) ver-sorgt mehr als 200.000 Kunden mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: 400 bei einem Umsatz in Höhe von 318,8 Milli-onen Euro (2011)

Aufgabe

Bereitstellen von durchgängigen Prozessen zur SAP integrierten Planung, Aus-schreibung, Vergabe und Abrechnung von Bau- und Dienstleistungen.

Lösung

Einführung der Futura AVA mit der elektronischen Anbindung der Lieferanten über das Futura Lieferantenportal und der Integration der Anfrage-, Bestell- und Abrechnungsprozesse in das SAP-System.

Nutzen

? Enorme Zeitersparnis durch standardisierte und automatisierte Prozesse

? Erhöhung der Transparenz der einzelnen Vorgänge

? Ortsunabhängige Prüferrolle für die Leistungserfassungen (Aufmaße)

? Automatische Anlage der LERF-Blätter in SAP

? Entfall der Rechnungsprüfung, Möglichkeit des Gutschriftverfahrens

? Unmittelbarer Obligo Abbau zur besseren Mittelplanung und -freigabe

? Revisionssicherer Abrechnungs- und Prüfungsprozess

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