Langenfeld 21. Februar 2013 Für die meisten Unternehmen hat Business Intelligence (BI) einen wichtigen strategischen Stellenwert. Mithilfe von BI werden Performancesteigerungen, Kostensenkungspotentiale und Prozessoptimierungen realisiert und die Planbarkeit zukünftiger Geschäftsaktivitäten verbessert. Dennoch verfehlen laut den Marktanalysten von Gartner rund 70 Prozent der Projekte die gesteckten Ziele. Obwohl erfolgreiche BI-Projekte laut den US-Analysten von Nucleus Research einen Ertrag von $10,66 für jeden eingesetzten Dollar bringen, ist Scheitern oft die Norm. Der internationale BI-Anbieter arcplan hat fünf Gründe ermittelt, warum Projekte fehlschlagen und wie Unternehmen und Softwarehersteller diese Probleme bei der Implementierung neuer Software oder der Optimierung bestehender BI-Infrastrukturen umgehen können.
Kein Augenmerk auf dem unternehmerischen Nutzen
Bevor Softwarenanbieter evaluiert werden, sollten Unternehmen den geschäftlichen Nutzen, den sie mit ihrer BI-Lösung umsetzen möchten, genau festlegen. Will man Daten an einem zentralen Ort aggregieren und dadurch Zeit und Kosten einsparen, die durch manuelle Zusammenstellung und Konsolidierung verursacht werden? Will man einen besseren Einblick in Kundendaten, um mittels Aktionen die Erträge durch Zusatzverkäufe zu steigern? Die zentrale Frage lautet: Mit welchem Ziel wird die Lösung implementiert? Was auch immer der Grund ist, er muss vor dem Kick-Off definiert sein, während der Implementierung überprüft und am Ende gemessen werden. Im Grunde ist jedes Projekt als gescheitert anzusehen, dessen Erfolgskriterien nicht schon vorher festgelegt wurden. Das Management muss diese Kriterien auf Basis des Inputs der Nutzer festlegen und Anbieter und Projektverantwortliche haben sicherzustellen, dass der Erfolg nach der Implementierung auch gemessen wird. Ansonsten riskieren sie mangelnde Nutzerakzeptanz. arcplan, laut The BI Survey 12 von BARC die Nummer 1 bei den Großprojekt-Anbietern im Hinblick auf erzielten unternehmerischen Nutzen, fordert von seinen Kunden während der Projektphase immer wieder Feedback ein. Nur so werden die vorhandenen Erwartungen umgesetzt und die BI-Lösung bringt die gewünschten Erfolge.
Unklarer Projektumfang
Alle Projektmanager bestätigen, dass die Festlegung des Projektumfangs der wichtigste Schritt ist. Ohne klare Definition oder vereinbarte Projektgrenzen und Leistungen kann es keinen Erfolg geben. BI-Projekte sind oft umfangreich, komplex und abteilungsübergreifend. Sie können sehr schnell unüberschaubar werden und daher ist es erfolgskritisch, den Umfang korrekt zu definieren. Oft wird dabei verwechselt, was unbedingt notwendig ist und was zunächst verzichtbar. Lösungsanbieter unterstützen ihre Kunden bei der Priorisierung, damit zunächst die wichtigen und dann die weniger wichtigen Anforderungen abgearbeitet werden, entsprechend der festgelegten Prioritätenliste. Üblicherweise ist es aus Zeit- und Kostensicht effizienter ein Projekt in Phasen einzuteilen und diese nach einem flexiblen Ansatz zum Einsatz zu bringen. Auf diese Weise kommen die Anwender schneller in den Genuss der Lösung, man gewinnt Zeit für Anpassungen und kann sicherstellen, dass die Erwartungen erfüllt wurden und der Umfang, wenn nötig, im Projektverlauf angepasst werden kann.
Ungenaue Verantwortlichkeiten
BI-Projekte bestehen in der Regel aus mehreren Teilprojekten und so verliert man schnell den Überblick, wer wofür verantwortlich ist. Da sowohl das Projektteam als auch der Softwareanbieter eine Vielzahl von Leistungen erbringen müssen, sollten in jedem Falle entsprechende Verantwortlichkeiten zugeordnet werden, um im Projektverlauf nicht in der Luft zu hängen. Diese Aufgabe im Vorfeld zu erbringen, verhindert später mögliche Konflikte und Verwirrung. arcplan sieht in der frühen Durchführung regelmäßiger Meetings mit allen Beteiligten einen empfehlenswerten Weg zum Projekterfolg. In diesen Gesprächsrunden sollten Verantwortlichkeiten und Termine festgelegt sowie Freigabekriterien definiert werden. Hier werden die Grundsteine für Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten gelegt.
Falsche Teamkonstellation
Zu viele Köche verderben den Brei, deshalb ist unbedingt darauf zu achten, dass von Anfang an die richtigen Leute in Projekte eingebunden werden. Ansonsten riskiert man, ein bereits komplexes Projekt durch Sonderwünsche weiter zu verkomplizieren. Ein eng vernetztes Projektteam gewährleistet eine bessere Kontrolle über Anforderungen, Arbeitsumfang und Verantwortlichkeiten. Erst wenn es an das stufenweise Rollout der Lösung für die entsprechenden Anwendergruppen geht, ist es sinnvoll, weitere Personen einzubeziehen. Dabei lässt sich feststellen, inwieweit Erwartungen erfüllt wurden und wie die Nutzer die Anwenderfreundlichkeit der Lösung und andere Kriterien bewerten. Ein anderer Aspekt ist die Einbindung externer Berater. arcplan verfügt über ein eigenes Beraterteam und ein internationales Partnernetzwerk, das bei Kunden weltweit sehr effiziente BI-Lösungen implementiert. Gleichzeitig können Kunden mithilfe von eLearning sehr schnell selbstständig mit arcplan-Software arbeiten. Es ist wichtig, dass sich ein oder mehrere Mitarbeiter des Unternehmens so weit mit der Software vertraut machen, dass sie selbst die Verantwortung für Verbesserungen, Änderungen oder neue Anwendungen übernehmen können und die Lösung so zukunftsfähig erhalten.
Abnahmen nicht erzwingen
So wichtig wie Verantwortlichkeiten und die Einhaltung von Terminen ist die beiderseitige Abnahme von Projektleistungen. Nicht nur der Projektmanager des Anbieters muss bestätigen, dass Leistungen vollumfänglich und pünktlich erbracht wurden, auch seitens des Kunden müssen die Ergebnisse bestätigt oder ein Feedback gegeben werden, warum Arbeiten nicht akzeptiert werden. Abnahmen während des laufenden Prozesses gewährleisten, dass die Lösung im Rahmen des fortschreitenden Projektes abgenommen ist. Dadurch wird eine umfangreiche Überprüfung am Ende, wenn Budget und Zeit ausgeschöpft sind, vermieden.
Business Intelligence bringt Unternehmen einen beträchtlichen ROI, wenn die Projekte ordentlich vorbereitet und durchgeführt werden, erklärt Achim Röhe, VP Professional Services bei arcplan. Wenn Kunden und Anbieter vernünftig kommunizieren und die unternehmerischen Ziele im Auge behalten, dann wiegen die erfolgreichen BI-Projekte die Fehlschläge auf. Unternehmen können die saubersten Daten, die präzisesten Kennzahlen und die besten Ideen für Berichte haben, wenn sie ihr Projektmanagement nicht im Griff haben, ist das alles Makulatur.
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