Kommunen auf dem Weg zur modernen Verwaltung

Kommunen haben eine klare Vorstellung davon, in welchen Handlungs-feldern sie Kosten optimieren wollen und in welchen sie die Qualität verbessern möchten. Outsourcing- und E-Government-Strategien werden zur Erreichung dieser Ziele bereits erfolgreich eingesetzt. Das sind die wichtigsten Ergebnisse einer repräsentative Studie, die die Deutsche Post auf der Messe Moderner Staat 2005 präsentiert. Für die Studie wurden von August bis Oktober diesen Jahres 297 Städte und Landkreise befragt. Die grundlegende Fragestellung an die Kommunen lautete: Mit welchen Optimierungsstrategien reagieren Kommunen auf die derzeitigen Rahmenbedingungen und welche Handlungsfelder werden dabei vorrangig berücksichtigt? Gleichzeitig stehen die Themen Prozessopti-mierung, Outsourcing und E-Government im Fokus der Untersuchung. Bei einer Rücklaufquote von 35 Prozent geben die Ergebnisse einen guten Überblick über die derzeitige Situation in den befragten Verwaltungen. Die Deutsche Post als Spezialist für Geschäftsprozess-Outsourcing im Öffent-lichen Sektor unterstützte diese Untersuchung. Im weiteren zeigt die Studie: Trotz dem Einsatz von Outsourcing- und E-Government-Strategien findet eine standardisierte Aufnahme, Analyse und Optimierung der Leistungsprozesse nur sehr selten statt, hier fehlt es am geeigneten Instrumentarium. Kaum eine Kommune kennt die wahren Kosten ihrer Leistungserstellungsprozesse. Ähnlich das Ergebnis beim E-Govern-ment: Das Potenzial zur Innovationsbeschleunigung wird erkannt, aber kaum eine Kommune untersucht ihre E-Government-Projekte auf deren wirtschaft-lichen und strategischen Beitrag.. Wichtige Handlungsfelder Das größte Potenzial zur Kostensenkung oder Wirtschaftlichkeitssteigerung sehen Kommunen in internen, also die Verwaltung selbst betreffenden Handlungsfeldern. Im Bereich Druckerei streben beispielsweise 87,3 Prozent der befragten Kommunen eine Kostensenkung an. Ein weiteres wichtiges Feld ist die Immobilienbewirtschaftung. Leistungsreduzierungen werden zurückhaltend gesehen, hier ist bei Kulturangeboten mit 34,7 Prozent die Bereitschaft zu Einschränkungen am höchsten. Im Handlungsfeld Statistik und Wahlangelegenheiten sehen immerhin noch 12,4 Prozent die Möglichkeit der Leistungsreduzierung. Bei der Leistungssteigerung ist die Schwerpunktbildung nicht eindeutig feststellbar – im Bereich Wirtschaftsförderung und Tourismus liegt die Bereitschaft allerdings bei 44 Prozent, das Feld Organisations- und IT-Services möchten immerhin noch 30 Prozent leistungsfähiger gestalten. Qualitätssteigerung der vorhandenen Leistungen ist ein Hauptanliegen der Kommunen, vor allem im Personalservice mit 77 Prozent und im Handlungs-feld Organisations- und IT-Services mit 73 Prozent. Prozessoptimierung Fast drei Viertel (72 Prozent) der Kommunen haben in den letzten fünf Jahren bei Restrukturierungsprojekten Prozesse optimiert. Mit dem Thema Prozessoptimierung verbinden die Kommunen Einsparungen im Bereich der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, was zu einer Serviceverbesserung aus Sicht der Kunden führen soll. Am häufigsten wurden von den Kommunen die Prozesse im Bereich Bürgerservices verbessert, hier wird jedoch nach wie vor noch Handlungspotenzial gesehen. Auch bei Organisations- und IT-Services, Beschaffung und Immobilienverwaltung wird ein hohes Optimierungspotenzial vermutet. Eine wichtige Voraussetzung zur Prozessoptimierung, die Kenntnis der tatsächlichen Leistungserstellungskosten, ist nur bei 12 Prozent der befragten Verwaltungen gegeben. Fast ebenso viele (10 Prozent) geben an, keine oder fast keine Kenntnisse über die eigenen Prozesskosten zu besitzen, dieses Defizit aber zukünftig beheben zu wollen. Zur Erhebung dieser Daten setzen 58 Prozent Arbeitsgruppen und Task Forces ein, nur in 39 Prozent der Fälle werden Software-Tools zur Prozessdarstellung genutzt. Ein Viertel der Kommunen glaubt, auch ohne standardisierte Werkzeuge auszukommen. Prozesskostenrechnung findet in 22 Prozent Anwendung, weitere 30 Prozent der Kommunen planen zumindest die Einführung. Allerdings möchten 30 Prozent auch in Zukunft keine Prozesskosten-rechnung einführen. Bei denen Themen Zertifizierung, Prozesshandbuch und –landkarte liegt die Zahl der Kommunen, die sich mit diesen Fragestellungen noch nicht beschäftigt haben, sogar bei 37 Prozent. Outsourcing Ähnlich uneinheitlich präsentieren sich auch die Zahlen zum Thema Outsourcing. Zwar haben insgesamt 87 Prozent der Kommunen bereits Outsourcing-Projekte umgesetzt und nur eine Minderheit von 3 Prozent ist dem Thema gegenüber negativ eingestellt. Aber: Die Handlungsfelder, auf die sich die Aktivitäten der Kommunen konzentrieren, sind sehr eingeschränkt. Immobilienreinigung, Abfallentsorgung und Wirtschafts- und Tourismusförderung sind die einzigen Felder, bei denen 50 Prozent der Kommunen oder mehr angaben, bereits Outsourcing-Projekte durchgeführt zu haben. Selbst im Handlungsfeld Organisations- und IT-Services, der häufig mit dem Thema Outsourcing verbunden wird, haben lediglich 28 Prozent Outsourcing-Projekte umgesetzt. Wenn ein Outsourcing-Partner gewählt wird, zählen die Branchenexpertise, Projekterfahrung und Flexibilität am meisten. Der Preis der Leistung ist ebenfalls wichtig, aber nicht entscheidend. Das Thema Outsourcing als Innovationstreiber wird nach Meinung der Studienautoren noch unterbewertet. Gerade in den Haupthandlungsfeldern, in denen sowohl Leistungsausbau als auch Kostensenkung gleichermaßen betrieben werden sollen, könne die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner der Schlüssel zum Erfolg sein. E-Government Bei allen Bestrebungen zur Verwaltungsmodernisierung spielt E-Government nach Angaben der befragten Kommunen eine große Rolle. Mit Hilfe von Verwaltungs- und Kommunikationstechniken sollen Verwaltungs- und Regierungsprozesse effizienter und effektiver gestaltet werden. Im Fokus sind dabei interne Prozesse (G2G) genauso wie die Beziehungen zur Wirtschaft (G2B) und zur Bevölkerung (G2C). Wer ist für die Umsetzung von E-Government-Strategien zuständig? Dieses Thema wird innerhalb der Kommunen sehr uneinheitlich gehandhabt. In 30 Prozent der Verwaltungen gibt es einen internen E-Government-Beauftragten, bei weiteren 37 Prozent hat der Dezernent für Organisation/IT die Verantwortung. Es zeigt sich aber auch, dass bei einem Viertel der Kommunen die Zuständigkeiten nicht explizit geklärt sind. Am weitesten verbreitet sind E-Government-Lösungen zur Zeit im Handlungsfeld Bürgerservices, denkbar sind solche Lösungen für die Kommunen aber in allen Bereichen. Das erklärte Ziel: Kostensenkungspotenziale auszuschöpfen sowie Qualität und Service zu optimieren. Im Gegensatz zum Outsourcing wird E-Government auch als Instrument zur Entwicklung innovativer Verwaltungsprozesse gesehen, auch neue Einnahmequellen sollen durch E-Government erschlossen werden. Trotz der hohen Erwartungen, die mit dem Thema E-Government verknüpft werden, ermitteln 39 Prozent der Kommunen die Wirtschaftlichkeit ihrer Projekte nicht, weitere 48 Prozent verwenden zur Prüfung der Wirtschaftlich-keit keine standardisierten Instrumente. Für alle Befragten steht fest, dass interkommunale Kooperationen im Bereich E-Government immer wichtiger werden. Besonders bei Querschnittfunktionalitäten gibt es bereits erfolg-reiche Kooperationsmuster, bereits 46 Prozent der Kommunen kooperieren innerhalb ihrer E-Government-Vorhaben. Potenziale nutzen Kommunen haben eine klare Vorstellung davon, in welchen Handlungs-feldern sie Kosten optimieren und in welchen sie Qualität verbessern wollen – diese Linie gilt es nach Meinung der Autoren fortzuführen. Gleiches gilt für den Bereich Outsourcing, der verstärkt für innovative Projekte genutzt werden könnte. Auch klassische Handlungsfelder können auf ihr Outsourcing-Potenzial hin überprüft werden. Die Autoren der Studie nennen als Beispiel die Stadt München, die seit 1997 erfolgreich die Poststelle von der Deutschen Post betreiben lässt. Bei allen Projekten, ob Outsourcing oder E-Government gilt, dass der strategische Erfolgsbeitrag unter Berücksichtigung von quantitativen und qualitativen Faktoren gut geprüft sein muss – und zwar von qualifizierten Mitarbeitern mit einem geeigneten Instrumentarium. Wenn die strategische Richtung stimmt, können zukünftig in Kommunen noch größere Erfolge in Bezug auf Kostenreduzierung und Qualitätsverbesserung geschaffen werden. Infos: Die Studie wurde gemeinsam von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement KGSt und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation mit Unterstützung der Deutschen Post erstellt. Für Rückfragen zu den einzelnen Ergebnissen stehen folgende Autoren gerne zur Verfügung: Dipl.-Kfm. Achim Gölz Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation MT Collaborative Business Nobelstraße 12 70569 Stuttgart Tel. 0711-9702147 E-Mail: achim.goelz@iao.fhg.de Dr. Patrick Lehmann Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement KGSt Programmbereich „Organisationsmanagement“ Lindenallee 13-17 50968 Köln Tel. 0221-37689-48 E-Mail: Patrick.Lehmann@kgst.de Pressekontakt: Deutsche Post World Net Konzerkommunikation Pressestelle Uwe Bensien Tel.: 0228 – 182-9944 E-Mail: pressestelle@deutschepost.de Deutsche Post World Net ist die weltweit führende Logistik-Gruppe. Mit der gebündelten Logistik-Kompetenz ihrer Marken Deutsche Post, DHL und Postbank bietet die Gruppe integrierte Dienstleistungen und maßgeschneiderte, kundenbezogene Lösungen für das Management und den Transport von Waren, Informationen und Zahlungsströmen durch ihr multinationales und multilokales Know-how und Netzwerk. Deutsche Post World Net ist zugleich führender Anbieter für Dialog Marketing sowie effiziente Outsourcing- und Systemlösungen für das Briefgeschäft. In 2004 erwirtschafteten 380.00 Mitarbeiter in über 220 Ländern und Territorien einen Umsatz von rund 43 Mrd. Euro.