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Vorlagenmanagement bei den Stadtwerken Forchheim mit DOCUNIZE optimiert

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Bisherige Erstellung und Pflege von Dokumentvorlagen gestaltete sich zu arbeitsintensiv


Die COC AG hat bei den Stadtwerken Forchheim ihre Lösung DOCUNIZE für das Management von Dokumentvorlagen eingeführt. Die Vorlagenentwürfe bei dem regionalen Rundumversorger kommen im Regelfall aus den verschiedenen Fachabteilungen und werden anschließend...

Burghausen, 18.06.2013 - Die COC AG hat bei den Stadtwerken Forchheim ihre Lösung DOCUNIZE für das Management von Dokumentvorlagen eingeführt. Die Vorlagenentwürfe bei dem regionalen Rundumversorger kommen im Regelfall aus den verschiedenen Fachabteilungen und werden anschließend dem Corporate Design des Unternehmens angepasst und administriert. Angesichts der rund 150 Vorlagen, die in den Stadtwerke Forchheim regelmäßig verwendet werden, gestaltete sich deren Erstellung und Pflege sehr zeitintensiv.

Eine zusätzliche Erschwernis mit weiterem Aufwand stellte die manuelle Eingabe von Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummer, Mailadresse usw. in Kombinationsfeldern dar. "Problematisch wurde es, sobald Kombinationsfelder mit über 25 Elementen hinterlegt werden sollten", erläutert Projektleiter Tobias Schlund von den Stadtwerken. "Das hieß natürlich auch, dass zig Vorlagen aktualisiert werden mussten, sobald es einen neuen User gab", erklärt er die Situation. Aus diesem Grund fiel die Entscheidung für ein professionelles Vorlagenmanagement-System. Es sollte die Administration und das Vorlagen-Handling vereinfachen und damit auch die Effizienz im Vorlagenmanagement erhöhen.

Nach der Marktevaluierung wurde die COC-Lösung DOCUNIZE zu Testzwecken zunächst bei verschiedenen Mitarbeitern installiert. Alle Vorlagen im Intranet wurden weiterhin beibehalten. Nach erfolgreicher Testphase wurde das System bei allen 65 Usern installiert, ebenso konnte der damalige Intranet-Bereich deaktiviert werden. Jeder einzelne Anwender wurde anschließend individuell an seinem Arbeitsplatz in DOCUNIZE eingeführt.

Die ursprünglichen Ziele, nämlich das Vorlagenmanagement bei den Stadtwerken Forchheim effizienter zu gestalten, ist nach den Worten von Schlund vollständig erreicht worden: "Nach erfolgreicher Testphase muss ich sagen, dass ich mit DOCUNIZE wirklich zufrieden bin. Änderungen werden leichter als je zuvor durchgeführt, neue Vorlagen werden einfacher erstellt - und das wichtigste: Unsere User sind zufrieden. Das Arbeiten mit den Vorlagen ist einfacher und effizienter, auch das CI kann ohne weiteres eingehalten werden." Und welchen konkreten Nutzen die neue COC-Lösung bietet, lässt sich auch an einem konkreten Beispiel darstellen: Die User-Profile, die vorher manuell eingepflegt und geändert werden mussten, werden jetzt automatisch über Active Directory synchronisiert.


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, PresseBox.de, verantwortlich.

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Unternehmensprofil: COC AG

Die COC AG ist ein erfahrener Lösungsanbieter mit einem umfassenden Leistungsspektrum im Bereich der Informationstechnologie. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Optimierung der IT. Durch Verbesserung bestehender Technologien, Prozesse und Verfahren bahnt die COC AG ihren Kunden den Weg zu Kosteneinsparung und Wettbewerbsvorteilen.
Zu den fachlichen Kernkompetenzen der COC AG gehören IT Infrastructure Management, IT Service Management, Support & Operations, Intranet Solutions, Office-Training, die Applikationsentwicklung sowie die Entwicklung von Lösungen im Bereich Cloud, IoT, VR und AR.Flexibilität, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit sind bei allen Kundenprojekten die Basis der Zusammenarbeit. Mit Referenzen aus einer Vielzahl von nationalen und internationalen Projekten, kontinuierlicher Mitarbeiterqualifizierung und Zertifizierungen von namhaften Herstellern positioniert sich die COC AG als starker und zuverlässiger Partner für den gesamten IT Lifecycle. Die COC AG beschäftigt derzeit ca. 180 Mitarbeiter an den Standorten Burghausen, München, Hannover und Wien


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