Projektmanagement-Protokolle mit System

Wettenberg, 22.07.2013 - Der Erfolg von Meetings hängt häufig davon ab, was mit den Protokollen passiert, die dazu erstellt werden. Wenn Protokolle in irgendwelchen Schubladen abgelegt werden, gehen die getroffenen Vereinbarungen und die verteilten Aufgaben im Arbeitsalltag häufig verschüttet. Dass das nicht so sein muss, zeigt die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject. Hier sind die Meeting-Protokolle in die Programmfunktionalitäten integriert.

Vor dem Projekt-Meeting wird in ibo netProject die Tagesordnung aufgestellt. Im nächsten Schritt werden dann die Teilnehmer zugeordnet. Während des Meetings können dann die Informationen in zuvor definierten Kategorien erfasst und die Aufgaben angelegt und zugeordnet werden. Da die Projektmanagement-Software der ibo Software GmbH webbasiert funktioniert, genügen schon ein Laptop und ein einfacher Internetanschluss, um das Protokoll direkt während des Meetings »online« zu erfassen. Neue Aufgaben werden den Projektmitgliedern direkt zugeordnet und automatisch in den Projektplan und die To-do-Listen der Projektbeteiligten eingebunden. Die weitere Bearbeitung der Aufgaben erfolgt aus den persönlichen To-do-Listen der Personen. Ein mühseliges Übertragen per Hand oder Kopieren zwischen den Systemen ist nicht mehr erforderlich. Auch das Protokoll selbst verschwindet danach nicht in irgendwelchen Schubladen oder Netzlaufwerken, sondern ist für die Projektbeteiligten, die sich im Projekt befinden, nur zwei Mausklicks entfernt.

Die nicht erledigten Tagesordnungspunkte können direkt auf die Agenda des Folge-Meetings übernommen werden. So wird sichergestellt, dass keine Themen und Aufgaben verloren gehen. Wenn im Meeting mit weiteren Dokumenten gearbeitet wird, können diese in den verschiedensten Dateiformaten direkt zum Protokoll gespeichert werden. Das automatische Buchen der Meetingzeiten als Projektaufwand für alle Projektteilnehmer und die Möglichkeit, das Protokoll beim Abschluss direkt zu versenden, runden die Protokollfunktion ab und zeigen, wie wichtig dem Hersteller die Praxistauglichkeit der Software ist.

Damit passt die Protokollfunktion zur Produktstrategie der webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject. Erklärtes Ziel des Herstellers ist es, den Anwendern alle im Projektalltag benötigten Funktionen übersichtlich, leicht zugänglich und einfach bedienbar zur Verfügung zu stellen. 'ibo netProject will das Projektteam in jeder Phase des Projekts effektiv und effizient unterstützen', fasst der Produktverantwortliche Kai Steinbrecher diese Zielsetzung noch einmal zusammen.

Weitere Informationen zur webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject finden Sie auf der Produkthomepage: www.netProject.de.

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