Prozessorientierte Dokumentenverwaltung mit roXtra bei der Baerlocher GmbH

Göppingen, 27.08.2013 - Für die Dokumentenverwaltung der bestehenden und zukünftigen Managementsysteme der Baerlocher GmbH wird seit 2013 die Software roXtra eingesetzt. In dem webbasierten System werden seither die Dokumente zu verschiedensten Managementsystemen, Regelwerken und Normen gelenkt. Zusätzlich wurde eine prozessorientierte Darstellung umgesetzt, die einen übersichtlichen und schnellen Zugang zu den jeweils relevanten Dokumenten ermöglicht.

Die Benutzerfreundlichkeit von roXtra überzeugt

Die internen Anforderungen an eine Lösung für die Dokumentenverwaltung sind umfangreich. 'Die Kriterien für ein DMS haben wir vorab klar definiert. Wichtige Punkte sind: kinderleichte Anwendbarkeit, eine hohe Transparenz durch Visualisierungsmöglichkeiten, logische Suchfunktionen, ein sicheres Anlagesystem, sowie ein umfassendes Workflowmanagement zur Dokumentenlenkung.', so Wilfried Gecks, Qualitäts- und Umweltmanager der Baerlocher GmbH, Werk Lingen. roXtra erfüllt diese Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Funktionalitäten und wurde im Februar 2013 auf den Servern der Baerlocher GmbH eingerichtet. Die bisherige Dokumentation wurde in roXtra übernommen, zusätzlich wurden unternehmensspezifische Metadatenfelder und Dokumententypen in das System integriert.

Die prozessorientierte Struktur sorgt für Übersichtlichkeit und einen schnellen Zugang zu relevanten Dokumenten

In roXtra kann jedes Unternehmen flexibel wählen, wie Dokumente strukturiert werden sollen. Ohne Mehraufwand können auch mehrere Darstellungen parallel gepflegt werden. Mit nur einem Klick ist es dem Benutzer möglich, zwischen verschiedenen Strukturansichten zu wechseln. Baerlocher entschied sich für eine zusätzliche prozessorientierte Struktur der Dokumentenverwaltung in roXtra. 'Für eine prozessorientierte Struktur der Dokumentenverwaltung spricht, dass wir die technischen und wirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen übersichtlich darstellen und dem Benutzer über den visuellen Weg und Verlinkungen sehr schnell Zugang zu den relevanten Dokumenten verschaffen können. Darüber hinaus verlangt die ISO 9001:2008 eine prozessorientierte Darstellung.', erklärt Wilfried Gecks. 'Dabei sollte bei dieser Art der Darstellung ein Top-Down-Ansatz gewählt werden, d.h. die Informationsdichte nimmt in Form einer Pyramide zu.'

Von der ISO 9001 bis hin zum Notfallmanagement werden alle Dokumentationen in roXtra gepflegt

Im ersten Schritt wurden sämtliche QM-Dokumente des Unternehmens in roXtra eingepflegt. Dazu wurden die bestehenden Dateien per Datentransfer übernommen. In diesem Schritt wurde auch das komplette integrierte Managementsystem der Baerlocher GmbH übertragen und anschließend anhand der grafischen Möglichkeiten in roXtra neu strukturiert. Dazu gehören die Dokumente nach der ISO 9001, ISO 14001 und ISO 50001, das HACCP Management und insbesondere auch das Notfallmanagement mit einem schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Darüber hinaus soll zukünftig auch das Arbeitsschutzmanagement 'Sicher mit System' der BGRCI integriert werden. In den folgenden Schritten wurden dann unter anderem die Prozesslandschaft, Verlinkungen von mitgeltenden Dokumenten sowie das umfangreiche Benutzermanagement angepasst.

'Die Unterstützung der Rossmanith GmbH war zu jeder Zeit ausgezeichnet. Auch dieser Umstand führte dazu, dass roXtra binnen weniger Wochen vollständig und zu unserer vollsten Zufriedenheit integriert werden konnte.', erklärt Wilfried Gecks zur Zusammenarbeit mit der Rossmanith GmbH.

Über die Baerlocher GmbH

Die Baerlocher GmbH ist einer der weltweit führenden Anbieter von Kunststoff-Additiven für die Weiterverarbeitung von PVC-Produkten. Bei der Firmengruppe mit Hauptsitz in Unterschleißheim arbeiten über 1200 Mitarbeitern an Standorten im In- und Ausland. Baerlocher bietet innovative Lösungen für verschiedenste Anwendungsbereiche wie beispielsweise Fensterprofile, Bodenbeläge oder Folien. Dabei wird besonderen Wert auf die Qualität und Nachhaltigkeit der Produkte gelegt.

Das Qualitäts- und Umweltmanagementsystem der Baerlocher GmbH ist seit langen Jahren nach DIN ISO 9001 und DIN ISO 14001 zertifiziert. Im August 2013 wurde auch die Zertifizierung eines Energiemanagementsystems nach DIN EN ISO 50001 erfolgreich abgeschlossen.

Über roXtra

roXtra ist eine Lösung für die Dokumentation und die Dokumentenlenkung in verschiedenen Managementbereichen wie beispielsweise dem Qualitätsmanagement. Das System erlaubt eine nachvollziehbare und übersichtliche Dokumentation, von der Bearbeitung über die Prüfung, Freigabe und Revisionierung bis hin zur Archivierung. roXtra ist ohne großen Schulungsaufwand implementierbar, alle Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Microsoft-Office-Umgebung. Die Software ist ein webbasiertes, frei skalierbares System und kann an bestehende Intranet-Lösungen angebunden werden.

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