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Mobilität bringt Bewegung in die Zeiterfassung

Von FLINTEC Informations-Technologien GmbH

GPS-Ortung vermittelt das Örtliche in der Zeiterfassung

Mobilität in der Zeiterfassung fordert oft die Erfassung des Ortes - und der kann beliebig sein. Diese Beliebigkeit ist allerdings zweckgebunden und muss kontrollierbar sein. Der Datenschutz läßt grüßen. Daher werden unterschiedliche Verfahren appliziert: Geo-Tracking: Eine...

Mannheim, 21.01.2014 - Mobilität in der Zeiterfassung fordert oft die Erfassung des Ortes - und der kann beliebig sein. Diese Beliebigkeit ist allerdings zweckgebunden und muss kontrollierbar sein. Der Datenschutz läßt grüßen.

Daher werden unterschiedliche Verfahren appliziert:

Geo-Tracking:

Eine kontinuierliche, lückenlose Verfolgung des Smartphone-Trägers mag beim Finden eines "Point of Interest" (Auto suchen, Adresse suchen) hilfreich sein, aber in Zusammenhang mit Arbeitseinsätzen datenschutzrechtlich bedenklich und im Normalfall auszuschließen.

Geo-Capturing:

Erfassung der aktuellen Ortskoordinaten nur beim Stempeln, d.h. punktuell, ist schon eher bei Außendiensteinsätzen akzeptabel. Hier werden die erfassten Geodaten als Element des Erfassungs-Tupel (Mitarbeiter, Zeit, Ort und Funktion) zwischen Smartphone und Erfas-sungs-Server übertragen. Wenn nur dienstlich gestempelt, dann werden auch nur die dienst-lichen Orte erfasst.

Geo-Checking:

Auf dem Smartphone wird eine Liste mit Footprints (geografische Gebiete, definiert durch GPS-Koordinaten plus Umkreis, ) vorgehalten. Die Einstellungen der Footprints (z.B. Betrieb, zu Hause, Baustelle, ...) auf das Smartphone erfolgt im Voraus per Intranet. Beim Stempeln wird lediglich geprüft, welcher der vorgehaltenen Footprints zutrifft. Vorteil: Bei der Datenübertragung zwischen Smartphone und Erfassungs-Server wird nur ein definierter Index als Bestätigung übertragen.

Geo-Fencing

Ähnlich wie Geo-Checking, jedoch: Der Mitarbeiter stempelt nicht aktiv, sondern beim Betreten oder Verlassen eines gespeicherten Footsprints wird automatisch gestempelt. Dieser Vorgang setzt ein nicht-protokollierendes Geo-Tracking voraus. Vorteil: kein Vergessen, kein Aufwand,

Je nach Erfordernis an Komfort, Notwendigkeit und Datenschutz werden unterschiedliche Geo-Ort-ungs-Methoden genutzt. Flintec geht gerne auf die Kundenbelange ein. Geodaten werden bis dato von den gängigen Zeitwirtschaften nicht berücksichtigt. Die stetig steigende Nachfrage wird das ändern.

Aus Datenschutzsicht sind höchstens dienstliche Geodaten zu erfassen bzw. zu prüfen. Alles Private bleibt außen vor. Zudem muss jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben jederzeit einzusehen, welche Geodaten erfasst bzw. welche Geodaten gegen welches Geomodell geprüft werden. Flintec liefert im Rahmen der Flintec Zeiterfassung (per Telefon und mobil) das entsprechende Dateninspektions-Tool: Flintec T-Inspect

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