Stéphane Etrillard, Management Institute SECS, Düsseldorf: Ob es nun ein Bewerber um eine Position, ein Politiker auf Stimmenfang oder auch ein Verhandlungspartner ist, der seine Ziele durchsetzen will in allen Fällen entscheiden gerade die jeweiligen rhetorischen Fähigkeiten darüber, inwieweit wir uns für bestimmte Botschaften öffnen oder verschließen. Nicht selten kommt es gar nicht mal so sehr darauf an, was genau eine Aussage beinhaltet am wichtigsten ist immer, wie der Zuhörer die Aussage wertet. Es gilt also, triftige Argumente zu finden, die beim Gegenüber wirklich ankommen und hier auf offene Ohren stoßen. Das Hauptargument ist dabei die eigene Person: Ein Mensch, der insgesamt einen guten Eindruck auf Sie macht und Ihnen sympathisch ist, wird viel eher Ihre Zustimmung erhalten, als ein anderer, der Ihnen unsympathisch ist dieser kann sich noch so sehr ins Zeug legen, seine Argumente werden kaum zu Ihnen durchdringen. Und genau dies macht die Rhetorik so bedeutend: Es bestehen unmittelbare Wechselwirkungen zwischen den rhetorischen Fähigkeiten eines Menschen und seiner persönlichen Ausstrahlung. Das eine bedingt zweifellos das andere.
Rhetorik ist ein Prozess der Überzeugung:
Eine Präsentation kann vor einigen wenigen oder auch vor Hunderten von Zuhörern stattfinden ein Auftritt in den Medien kann mitunter sogar ein Millionenpublikum ansprechen. In beiden Fällen handelt es sich um einen Auftritt vor einem Publikum, das dem Auftretenden und seinen Zielsetzungen gegenüber kritisch, neutral oder auch aufgeschlossen eingestellt ist. Immer geht es in letzter Konsequenz darum, das Publikum zu überzeugen und nicht nur von den jeweiligen Inhalten, sondern auch von der eigenen Persönlichkeit. An Führungskräfte werden hier hohe Erwartungen gestellt, sie selbst stehen im Zentrum der Aufmerksamkeit, auf dem sprichwörtlichen Präsentierteller, und haben dabei direkt eine dreifache Aufgabe zu erfüllen: Von ihnen wird erwartet, dass sie ihre Rolle als Repräsentant eines Unternehmens erfüllen; daneben gilt es, den eigenen Anforderungen gerecht zu werden und die Chancen eines gelungenen Auftritts auch für die eigene Karriere zu nutzen; und natürlich wird außerdem erwartet, dass auch ganz konkrete Zielsetzungen erreicht werden.
Die Architektur einer gelungenen Präsentation
Im Gegensatz zu einem Vortrag geht es bei einer Präsentation nicht alleine darum, gut aufbereitete Informationen zu vermitteln. Zwar wird auch hier mit Faktenwissen gearbeitet, die Zielsetzung einer Präsentation ist dabei jedoch umfassender und auch komplexer. Präsentationen, zumal aufwendig inszenierte, dienen dem Zweck, das Publikum zu überzeugen. Und genau dieser Aspekt einer Präsentation birgt einige Schwierigkeiten. In längst nicht allen Fällen sind die Teilnehmer dafür aufgeschlossen, sich von einer Sache, von Veränderung oder einem Vorhaben überzeugen zu lassen. Sehr häufig ist mit Vorurteilen, Ablehnung oder wenigstens Skepsis zu rechnen. Der Präsentator wird mit seinem Auftritt zu einem Verkäufer einer Sache, eines bestimmten Vorhabens oder einer Idee und will die eventuelle Voreingenommenheit seiner Zuhörer durchstoßen. Das Publikum ist also der Faktor, auf den alle Bemühungen ausgerichtet sind. Überzeugte Teilnehmer sind unerlässlich, damit die eigenen Zielsetzungen überhaupt erreicht werden können. Oft stehen Präsentationen im Zusammenhang mit wichtigen Entscheidungen, ob diese Entscheidungen nun im Sinne des Präsentators ausfallen, liegt allein in der Überzeugungskraft seiner Präsentation.
Die eigenen Wünsche, bestimmte Zielsetzungen zu erreichen oder Entscheidungen herbeizuführen, sind nur selten völlig identisch mit den Interessen des Publikums. Daher gilt es, den Zuhörern mit einer zielorientierten und anschaulichen Präsentation zu verdeutlichen, worin einerseits die allgemeinen Vorteile liegen und welches andererseits der ganz persönliche Nutzen für die Teilnehmer ist. Gerade der persönliche Nutzen der Teilnehmer ist hierbei ein elementarer Aspekt, mit dem Sie die Bereitschaft wecken können, dass Ihre Zielsetzungen vom Publikum nicht nur gebilligt, sondern auch bereitwillig oder sogar begeistert mitgetragen werden.
Die ungeteilte Aufmerksamkeit Ihres Publikums (als Basis für Ihre Überzeugungsarbeit) lässt sich nicht zufällig herbeiführen. Sie benötigen immer eine stringente und gut durchdachte Architektur Ihrer Präsentation. Für den Erfolg einer Präsentation ist ein systematischer Aufbau unerlässlich. Nur mit einer guten Architektur werden Sie das Publikum für Ihre Absichten öffnen und schließlich von Ihren Zielen überzeugen können.
Die Problematik einer unzureichend vorbereiteten Präsentation liegt vor allem darin, dass es nach einem eventuell verpatzten Auftritt häufig keine zweite Chance mehr gibt, um doch noch zum Erfolg zu kommen. Und selbst wenn, so verschlechtert sich in allen Fällen Ihre Ausgangsposition doch erheblich. Ein Misserfolg bringt immer verhärtete Fronten mit sich und reduziert die Bereitschaft der Teilnehmer, sich von einer Sache überzeugen zu lassen. Daher gilt es, eine Präsentationsstruktur zu schaffen, die durchweg überzeugend ist und damit die Erfolgschancen maximiert.
Erwartungshaltung und Zielsetzungen
Ein Präsentator will sein Publikum zu Taten (meist zu Entscheidungen) veranlassen, von seiner Meinung überzeugen und die Teilnehmer zu neuen Einsichten führen, aus denen dann wiederum die beabsichtigten Entscheidungen resultieren kurz: Sie wollen das Publikum für die Unterstützung Ihrer Ziele gewinnen. Diese grundsätzliche Intention ist dabei immer mit einer sehr klaren Definitionen Ihrer spezifischen Zielsetzungen verbunden. Die Vorbereitung einer Präsentation beginnt daher immer mit einer präzisen Zielbestimmung.
Diese umfasst zwei Ebenen: die persönlichen und die sachbezogenen Zielsetzungen. Weil jeder Präsentator sich immer auch selbst präsentiert, geht es jeder Person, die vor einem Publikum auftritt noch ganz unabhängig von den eigentlichen Inhalten immer auch darum, als souveräner und kompetenter Experte wahrgenommen zu werden. Eine Präsentation beinhaltet also grundsätzlich auch einen Selbstmarketing-Aspekt. Das Präsentationsgeschehen ist dabei zugleich Bühne und Plattform für das Selbstmarketing. Nicht selten hängt der persönliche Erfolg und das eigene Vorwärtskommen mit der gelungenen Durchführung einer überzeugenden Präsentation zusammen. Hier steht der Präsentator für sich, für seine Idee und verkörpert zudem sein Unternehmen. Erfolg oder Misserfolg sind demnach eng mit der Zukunft der eigenen Person verbunden. Diese persönliche Ebene ist eher grundsätzlicher Art und gilt für alle Präsentationen, sie gewinnt mit der Wichtigkeit einer Präsentation weiter an Relevanz. Eine Präsentation ist demnach immer auch damit verbunden, der eigenen Erwartungshaltung zu entsprechen. Dadurch entsteht ein gewisser Erfolgsdruck, der zugleich eine positive Seite birgt: Denn der Präsentierende bezieht hieraus eine große Motivation, die Präsentation erfolgreich zu meistern.
Hinsichtlich der sachbezogenen Zielsetzungen ist zunächst klar, dass es darum geht, Informationen zu vermitteln, dabei den Nutzen einer Idee für die Teilnehmer überzeugend zu vermitteln, um somit die Meinung des Kollektivs (oder wenigstens der überwiegenden Mehrheit) günstig zu beeinflussen. Für eine konkrete Zieldefinition reichen diese Aspekte allein jedoch nicht aus, sind sie doch allen Teilnehmern ohnehin schon bekannt. Eine erfolgreiche Präsentation verlangt nach präzisen Zielen, die maßgeblich sind für die spätere Architektur des Auftritts. Grundsätzlich gehen mit einer Präsentation zunächst reine Informationsziele einher. Vergegenwärtigen Sie sich, welche Fakten und sachbezogenen Informationen es zu vermitteln und welche Tatbestände es zu analysieren gilt. Denken Sie hierbei daran, nur tatsächlich relevante Aspekte heranzuziehen. Die Informationsziele sind die Basis für Ihre Überzeugungsziele, mit denen Sie nicht nur das Wissen des Publikums erweitern, sondern insbesondere den Weg für eine neue Sichtweise frei machen wollen, damit Sie die gewünschten Taten oder Entscheidungen herbeiführen können.
Gerade hinsichtlich der Überzeugungsziele ist Realismus (jedoch auch keine falsche Bescheidenheit) gefragt. Pläne, die über das Ziel hinaus schießen und weitab des real Erreichbaren liegen, sind wenig hilfreich. Sinnvoll ist daher, eine Unterteilung in Minimal- und Maximalziele vorzunehmen, womit einhergeht, dass Sie neben einem Hauptziel auch noch auf Alternativziele ausweichen können. Wenn Sie sich lediglich ein einziges Ziel setzen, dieses schließlich jedoch nicht erreichen können, wird die Präsentation zum Misserfolg. Mithilfe von Alternativ- und Ausweichzielen lässt sich zumeist wenigstens noch ein Teilerfolg verbuchen.
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