Collaborative Work Management

Alzenau, 08.04.2014 - In einer zunehmend komplexen Welt, mit einer nicht enden wollenden Informationsflut, befinden sich auch die Arbeitsweisen in einem ständigen Wandel. Nicht nur die Art und Weise, in der wir heute sowohl tägliche Aufgaben als auch größere Projekte bewältigen, hat sich in den letzten Jahren radikal verändert.

Dem 'Information Worker' von heute stehen auch ganz andere Mittel zur Verfügung, als dies vor zehn Jahren der Fall war: Neben klassischen Werkzeugen für die Team- und Projektarbeit kommen immer häufiger Social-Media-Lösungen aller Art zum Einsatz. Hinzu kommt die Tatsache, dass sich nicht nur das früher gewohnte 'Nine-to-Five'-Zeitfenster überholt hat, sondern auch der gute alte Schreibtisch im Büro mit seinem Festnetztelefon

ausgedient hat: Arbeitnehmer sind fast überall und rund um die Uhr erreichbar und wollen deshalb auch rund um die Uhr auf alle notwendigen Informationen zugreifen können.

Die Verantwortlichen sehen sich deshalb Fragen gegenüber, wie etwa virtuelle Teamarbeit funktioniert oder wie Social-Media-Techniken sinnvoll mit traditionellen Office-Werkzeugen kombiniert werden können. Eine Möglichkeit diesen Herausforderungen zu begegnen ist das Collaborative Work Management. Damit wird die effektive Zusammenarbeit von Teams,

unabhängig von deren Standort und Zeitzone bezeichnet.

Herausforderungen der Teamarbeit

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens sollte heute wissen, dass viele Problemstellungen nur im Team zu lösen sind. So gesehen gilt dann auch die Teamfähigkeit nach wie vor als eine der Soft Skills, die Menschen heute bei der Arbeit brauchen. Trotzdem werden sich in jeder Firma Mitarbeiter finden, die lieber allein arbeiten, sich als 'Einzelkämpfer' bezeichnen und meinen, so auch schneller an das jeweilige Ziel zu gelangen. Es scheint so, als ob einige Menschen ein gewisses Unbehagen empfinden, wenn sie mit anderen im Team arbeiten sollen. Vielleicht haben sie ja schon leidlich erfahren, wie unproduktiv Meetings sein können.

Das ist nur eine der Herausforderungen, mit denen beispielsweise Abteilungsleiter oder Projektverantwortliche immer wieder zu kämpfen haben. Hinzu kommt der Anspruch, neue Techniken eben nicht nur zu assimilieren und zu nutzen, sondern dabei vor allen Dingen auch die Menschen mitzunehmen ? denn sie sind der wichtigste Teil dabei. Jeder Mitarbeiter soll problemlos in das Team integriert werden können und von den Vorteilen der modernen Form der Zusammenarbeit direkt profitieren können.

Neue Lösungswege

Durch die Nutzung neuer Collaboration-Werkzeuge, die über etablierte Social-Media-Funktionen verfügen, werden Anforderungen, Kommentare und Kritik nahezu in Echtzeit verbreitet, was grundsätzlich ein Vorteil ist ? aber auch den Druck auf den einzelnen Mitarbeiter erhöhen kann. So besteht die Herausforderung auch darin, die bekannten Arbeitsweisen mit den neuen Möglichkeiten und Medien so zu kombinieren, dass sie möglichst effizient und motivierend eingesetzt werden können, einen Vorteil für alle bedeuten und nicht zur Belastung werden.

Wer mit der Aufgabe betreut wird, ein Team zu bilden, oder von seinem Chef die Vorgabe bekommt, nun 'endlich mal sein Team so zusammenzuraufen, dass es Ergebnisse bringt', wird häufig einen bewährten Weg beschreiten: Es wird ein neues Projekt gestartet. Da befindet man sich auf bekanntem Terrain, kann ein Projektteam zusammenrufen, Pläne erstellen, Ziele definieren und so weiter. Besitzt das Unternehmen schon eine entsprechende Software für das Projektmanagement, so wird diese in der Regel Verwendung finden und in vielen Fällen auch zu den entsprechenden Erfolgen führen.

Projektarbeit und Collaboration

Projekte, Projektteams und spezielle Software-Lösungen sind sehr gut dazu geeignet, ein bestimmtes zielgerichtetes und genau umrissenes Projekt zu bewältigen. Aber sie sind in der Regel nicht dazu gedacht, verschiedene Szenarien flexibel durchzuspielen oder die tägliche Zusammenarbeit und sogar den spontanen Ideenaustausch im Team in einen Prozess einfließen zu lassen. Wer beispielsweise von dem kreativen Funken profitieren will, der ganz plötzlich überspringt, weil ein Mitarbeiter über Twitter die erlösende Idee gepostet hat, braucht nicht nur ein Projektmanagement, sondern ein Werkzeug, das umfassende Zusammenarbeit bietet und alle Nachrichtenkanäle einbindet: Das Zauberwort heißt Collaboration.

Software kann helfen

Ohne die entsprechende Software, können die modernen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Social Web kaum genutzt werden. Dabei ist es ganz gleich, ob die Mitarbeiter die sogenannten Smart Devices wie Mobiltelefone und Tablets, ein Notebook oder stationären PC nutzen oder vielleicht sogar 'in der Wolke' über ihren Browsern arbeiten: Die richtige Software ist notwendig.

Dabei hilft es auf keinen Fall, möglichst viele unterschiedliche Software-Tools und Lösungen einzusetzen. Das ist aber leider in vielen Firmen heute die Realität: Ein Blick auf den Desktop oder den Startbildschirm des mobilen Geräts zeigt schnell ein ganzes Konglomerat von unterschiedlichen Softwarelösungen, die von den Anwendern eingesetzt werden, um mit ihren Kollegen im Kontakt zu bleiben sowie teilweise auch Daten und Dokumente auszutauschen.

Als Gipfel der Kommunikationsdiversifizierung werden dann immer noch Dokumente, Anmerkungen und Berichte als E-Mail-Attachment verschickt. Nicht nur für den Teamleiter sondern für alle Mitarbeiter wird es so unmöglich, den Überblick zu behalten; von einer Versionskontrolle oder nur einer Übersicht über wichtige Änderungen kann keine Rede sein und viele gute und wichtige Idee verschwinden im 'Rauschen' der vielfältigen Kommunikation. Software-Tools sind nötig ? aber die Realität zeigt, dass die vorherrschende Vielfalt und Heterogenität dieser Werkzeuge sich eher negativ auf den Erfolg der Arbeit auswirken.

Die zuvor aufgeführten Probleme und Überlegungen zeigen es ganz deutlich: Nur eine Kombination der vorhandenen Ressourcen ? sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Software-Tools und anderen Arbeitsmitteln ? kann in einer derart diversifizierten Arbeitswelt den Erfolg bringen. Das ist auch der Anspruch, dem sich die Softwarefirma Mindjet stellt. Schon das 'Ursprungsprodukt' ? das Mindmapping-Werkzeug MindManager' ? konnte es den Menschen erleichtern, ihre Gedanken, Planungen und Geschäftsideen schnell und einfach grafisch darzustellen. Bei diesen Anfängen ging es hauptsächlich darum, den Anwendern erstmals ein Tool an die Hand zu geben, das die Technik des Mindmappings in einfacher und stringenter Weise auf einen Windows-PC umsetzte und so nicht unerheblich zur weiteren Verbreitung dieser Arbeitsweise beigetragen hat.

Von diesen Anfängen ausgehend hat sich Mindjet enorm weiterentwickelt und präsentiert sich heute als eine Lösung, der nur der Begriff Collabrative Work Management wirklich gerecht wird. Keine andere Software auf dem Markt kann eine derartige Kombination von Features und Möglichkeiten bieten, die es ermöglichen, wirklich nahezu alle Informationskanäle zu bündeln.

Mindjet ? eine umfassende Allzwecklösung

Durch die Verknüpfung von Mindmapping mit den neuen Techniken aus dem Social Web bei gleichzeitiger Verbindung der Informationen zu den gängigen Office-Tools bietet Mindjet seinen Nutzern eine große Bandbreite an Möglichkeiten. Dazu gehören unter anderem Ideen sammeln und Brainstorming im klassischem Sinn, das Strukturieren von Ideen, Verwalten von Aufgaben, Projekten, Budgets und anderer Ressourcen sowieso die Durchführung von Aufgaben und Projekten.

Neben den Möglichkeiten, die das Mindmapping bietet, um Ideen zu visualisieren, diese nachzufolgen und es so zu ermöglichen, Zusammenhänge zu erkennen, sind es die Verknüpfungsfunktionen, durch die diese Lösung zum umfassenden Ansatz wird: Daten aus Excel-Tabellen, Aufgaben aus Outlook oder auch die vielfältigen Informationen, die vielfach unauffindbar auf einem SharePoint-Server 'begraben liegen' ? all dies wird miteinander verknüpft, so dass die wichtigen Auswertungen entsprechend zur Verfügung stehen und weiterverarbeitet werden.

Eine Studie von McKinsey zum Thema 'Social Media' sagt, es vergehen normalerweise bis zu 25 Prozent der Arbeitszeit damit, dass die Mitarbeiter nach Informationen suchen. Erschwerend kommt hinzu, dass in allen Firmen und Firmennetzwerken sehr viele Informationen mehrfach redundant abgelegt werden. Dies geschieht aber nicht aus Sicherheitserwägung heraus, sondern weil die Mitarbeiter vielfach nicht wissen, dass eine Information bereits vorhanden ist oder sie wissen nicht, wo diese Information zu finden, beziehungsweise welcher Teamkollege beispielsweise im Besitz der benötigten Information ist.

Direkter Datenzugriff

Hier kann Mindjet helfen, da alle verfügbaren Informationen einheitlich und sehr übersichtlich in den Mindmaps dargestellt werden. So werden selbst hochkomplexe Tabellen mit vielen ansonsten nicht zu überschauenden Daten zu visuell ansprechenden Objekten, die sich in den gesamten Kontext der Mindjet-Lösung nahtlos einfügen.

Und wo liegen all die Daten? Kommt Mindjet zum Einsatz, so ist es für die Nutzer ganz gleich, wo sich die Daten befinden: Über die Oberfläche der Software, die sich ihnen sowohl als Desktopanwendung als auch über den Browser darstellt, haben sieZugriff auf alle Daten ? die für sie relevant sind. Zudem sind die Informationen miteinander verlinkt oder werden durch Anhänge direkt verfügbar. Die Vorteile liegen auf der Hand: alle Informationenstehen allen Mitarbeitern auf diese Weise sofort zur Verfügung:

? Alle Dokumente ? ganz gleich ob sie bereits existieren oder neu erstellt werden ? können völlig unabhängig von ihrem Format direkt integriert werden.

? Zu diesen Unterlagen kann zudem beliebig hin navigiert werden ? auch das geschieht unabhängig vom Format: So werden auch die Informationen präzise und zuverlässig gefunden, die redundant in unterschiedlichen Formaten und/oder an unterschiedlichen Orten abgelegt wurden.

Auf diese Weise besitzt jeder Mitarbeiter nicht nur im Kontext eines Projekts sondern auch direkt in seiner täglichen Arbeit einen schnellen und direkt Zugriff auf die verfügbaren und benötigten Informationen. Mittels der unkompliziert zu verwaltenden Nutzerrechte kann präzise festgelegt werden, wer beispielsweise bestimmte Aspekte oder auch Informationen nur sehen oder auch bearbeiten kann. So ist es dann auch möglich, entsprechend der Zielgruppe verschiedene Ansichten des Projekts oder der Aufgabe einzurichten und zu präsentieren. Kann es da noch verwundern, dass 83 Prozent der Fortune-100-Unternehmen Mindjet einsetzen?

Alles im Griff

Ergebnisse können sofort in Mindmaps betrachtet werden und die Mitarbeiter werden über die entsprechenden Kommunikations-Funktionen ebenfalls direkt eingebunden: Die Anwender können hier in den Mindmaps direkt die Mechanismen einsetzen, die sie von den Social-Media-Anwendungen bereits kennen und vielfach zu nutzen gelernt haben: So wird auch unmittelbar ersichtlich, wer noch welche Aufgaben zu erledigen hat oder welche Teilaspekte eines Auftrags oder Projekts noch nicht vollständig bearbeitet wurden.

Diese Art der Einbindung von Mitarbeitern wird möglich, da hier ganz besondere Funktionen von MindManager zum Einsatz kommen: Die Lösung bietet eine direkte Einbindung des Task Managements in die Mindmaps! So besitzen die Nutzer die Möglichkeit, Informationen zu anstehenden, laufenden oder bereits abgeschlossenen Aufgaben direkt in ihre Mindmaps zu integrieren und dort auch 'Live' zu bearbeiten: Aktivitäten werden in Echtzeit angezeigt. Durch entsprechende Benachrichtigungen oder Kommentare sowie eigene Beiträge sind immer alle Mitarbeiter direkt involviert ? so arbeiten sie beispielsweise auch bei einem Business-Projekt auf eine Art und Weise zusammen, wie sie es von Social-Media-Anwendungen wie Facebook her kennen und bereits nutzen.

Bis 2017 soll die Mehrheit danwenderfreundlicher Applikationen auch noch spielerisch, social und mobil sein. Aber warum sollten Sie deshalb noch warten müssen? Mit Hilfe von Mindjet ist eine Koppelung der innovativen Mindmapping-Technik mit den traditionellen Business-Prozessen möglich. Dabei stehen den Mitarbeitern alle Informationen direkt in Mindmaps zur Verfügung, sie sind mittels des integrierten Task Management immer auf dem aktuellen Stand und werden zudem aktiv mittels Social-Media-Techniken direkt eingebunden.

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